Nota fiscal para e-commerce: guia de NF-e, NFC-e e impostos

Toda venda do e-commerce termina num documento fiscal. Sem ele, a etiqueta do marketplace não é liberada, o pacote não deveria circular e a empresa fica exposta à fiscalização. E é justamente na nota que aparecem as dúvidas mais caras: qual CFOP usar, por que a SEFAZ rejeitou, se ainda dá para cancelar, como fica o imposto na venda para outro estado.

Este guia reúne o que você precisa saber sobre nota fiscal para e-commerce: os tipos de nota, o que é preciso antes de emitir, como a autorização funciona, o que fazer quando algo dá errado e os impostos que mais aparecem na operação, em linguagem simples. Ele não substitui o contador, que é quem enquadra a sua empresa, mas ajuda você a entender o que está sendo decidido.

Em resumo: quem vende mercadoria pela internet com CNPJ emite uma NF-e (modelo 55) para cada venda, autorizada pela SEFAZ antes de a mercadoria sair. Para emitir, a empresa precisa de certificado digital, inscrição estadual, cadastro fiscal dos produtos (NCM e origem, entre outros) e naturezas de operação com o CFOP certo. Cancelamento, carta de correção, inutilização e devolução têm regras próprias, e os impostos dependem do regime, do produto e do estado de destino.

NF-e ou NFC-e: qual nota o e-commerce emite

NF-e (modelo 55)

A nota fiscal eletrônica é o documento das vendas de mercadoria para outros estados, para empresas e para consumidores a distância. É a nota padrão do e-commerce e dos marketplaces. Ela existe só em formato digital, o XML assinado e autorizado pela SEFAZ.

O que acompanha o pacote é o DANFE, a representação impressa da nota. O DANFE não é a nota: é um resumo com a chave de acesso, que permite consultar o documento verdadeiro. Por isso o arquivo que você guarda, envia ao cliente e recebe dos fornecedores é sempre o XML.

NFC-e (modelo 65)

A nota fiscal de consumidor eletrônica é a nota do varejo, emitida no caixa para o consumidor final, em operação dentro do estado. Ela traz um QR Code para o cliente consultar e sai num cupom impresso na bobina do caixa. Venda para outro estado e venda para empresa que vai revender pedem NF-e.

As condições de uso da NFC-e fora do balcão, como na entrega em domicílio, variam por estado e mudam com frequência: confirme na SEFAZ do seu estado antes de usar. O artigo sobre o que é NFC-e e quem deve emitir aprofunda o tema, e o de sistema PDV com NFC-e mostra como fica a loja física que também vende online.

O que é preciso antes da primeira nota

Certificado digital

A NF-e é assinada digitalmente com o certificado da empresa (e-CNPJ). Há dois tipos: o A1, um arquivo instalado no sistema, que costuma valer um ano, e o A3, guardado num token ou cartão. Para um sistema na nuvem, que emite notas a qualquer hora, o A1 é o mais prático. Certificado vencido trava a emissão, então anote o vencimento e renove antes. O artigo sobre certificado digital A1 para NF-e mostra como escolher, instalar e renovar.

Cadastro fiscal do produto

Cada item da nota precisa de dados fiscais: o NCM (o código de 8 dígitos da mercadoria), a origem (nacional ou importada), o CEST quando o produto está na substituição tributária, a unidade e, se houver, o código de barras (GTIN). O NCM é a chave de vários impostos, e um código errado muda o tributo e pode rejeitar a nota. Veja como o NCM correto muda os impostos do produto e como funciona a classificação de NCM com IA, sempre com a sua conferência no fim.

Regime tributário e inscrição estadual

O regime da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) muda os códigos e os impostos da nota. No Simples, o ICMS de cada item é informado pelo CSOSN; no regime normal, pelo CST. Para vender mercadoria com NF-e, a empresa também precisa de inscrição estadual. Se o regime ainda é uma dúvida, leia Simples, Presumido ou Real: qual regime para e-commerce.

Natureza de operação e CFOP

A natureza de operação diz que tipo de nota é aquela: venda, devolução, transferência, remessa para conserto, bonificação. Cada natureza leva a um CFOP, o código de 4 dígitos da operação.

O primeiro dígito mostra o destino:

• 5: saída dentro do estado.
• 6: saída para outro estado.
• 7: saída para o exterior.
• 1, 2 e 3: as entradas equivalentes (dentro do estado, de outro estado e do exterior).

Alguns CFOPs que aparecem todos os dias no e-commerce:

• 5102 e 6102: venda de mercadoria comprada de terceiros.
• 6108: venda de mercadoria comprada de terceiros para não contribuinte de outro estado, como a pessoa física do marketplace.
• 5405 e 6404: venda de mercadoria cujo ICMS já foi recolhido antes por substituição tributária.
• 5152 e 6152: transferência de mercadoria entre estabelecimentos da mesma empresa.
• 1202 e 2202: entrada de devolução de venda.
• 5202 e 6202: devolução de compra ao fornecedor.

A transferência entre filiais tem cuidados próprios, explicados no artigo sobre CFOP de transferência entre filiais. Para operações menos comuns, como remessa para demonstração ou bonificação, o CFOP e o tratamento do ICMS mudam de estado para estado: defina com o contador.

Como a nota é autorizada pela SEFAZ

Entre o clique em "emitir" e a nota autorizada, acontece isto:

1. O sistema monta o XML com os dados do pedido, do cliente e do cadastro do produto.
2. Valida o arquivo contra o leiaute oficial, para pegar campos faltando ou fora do formato.
3. Assina o XML com o certificado digital da empresa.
4. Transmite à SEFAZ autorizadora do estado do emitente. Alguns estados usam uma SEFAZ Virtual para isso.
5. A SEFAZ confere e responde: autorizada (com o número de protocolo), rejeitada (com o código e o motivo) ou denegada.
6. Com a nota autorizada, o DANFE acompanha a mercadoria e o XML vai para o cliente e, nos marketplaces, para o envio.

Quando a SEFAZ do estado fica fora do ar, a nota pode ser autorizada em contingência, pela SEFAZ Virtual de Contingência indicada para o seu estado (SVC-AN ou SVC-RS). Guarde os XMLs emitidos e recebidos pelo prazo que a legislação exige: eles são o documento fiscal válido.

Rejeição e denegação: quando a SEFAZ diz não

Nota rejeitada

Rejeição é a SEFAZ recusando a nota por um erro de dado ou de regra. Nada foi autorizado e o número não foi usado: você corrige o dado e transmite de novo, com o mesmo número. As causas mais comuns são:

• NCM inexistente ou fora da tabela vigente.
• GTIN (código de barras) inválido.
• CPF, CNPJ, endereço ou CEP do destinatário errados.
• Inscrição estadual do cliente preenchida sem que ele seja contribuinte, ou com número errado.
• Dados da própria empresa desatualizados.
• Número da nota já usado por outro sistema.

A mensagem da SEFAZ traz o código e o motivo. Leia, corrija na origem (cadastro do produto, do cliente ou da empresa) e só então refaça a nota, para não repetir o erro no próximo pedido.

Nota denegada e nota em processamento

Denegação é diferente: a SEFAZ nega o uso da nota por irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário. A nota fica registrada como denegada e o número não volta. Antes de emitir de novo para o mesmo cliente, fale com o contador.

Já a nota "em processamento" é aquela que ficou sem resposta, por exemplo por queda de comunicação. Consulte a situação na SEFAZ antes de transmitir de novo, para não gerar duplicidade.

Depois de autorizada: cancelamento, carta de correção e inutilização

Cancelamento

A NF-e autorizada pode ser cancelada por um evento enviado à SEFAZ, com justificativa. Em regra, o prazo é de 24 horas depois da autorização e a mercadoria não pode ter circulado. Fora disso, cada estado tem procedimento próprio. Na NFC-e, o prazo de cancelamento costuma ser bem menor e também varia por estado. O passo a passo está em como cancelar nota fiscal eletrônica.

Carta de correção

A carta de correção eletrônica (CC-e) corrige erros que não mudam o imposto nem as partes da operação, como dados do transporte ou informações complementares. Ela não serve para corrigir:

• valores que entram no cálculo do imposto, como base de cálculo, alíquota, preço, quantidade e valor da operação;
• dados que mudem o remetente ou o destinatário;
• a data de emissão ou de saída.

Cada carta nova substitui a anterior, então ela precisa repetir todas as correções já feitas. Os detalhes estão no artigo sobre carta de correção eletrônica.

Inutilização

Quando um número da sequência é pulado e nunca vai ser usado, por falha do sistema ou erro na numeração, ele precisa ser inutilizado na SEFAZ. A inutilização vale só para números nunca autorizados: nota autorizada se cancela, não se inutiliza. Muitos estados pedem que a inutilização seja feita até o dia 10 do mês seguinte ao da falha: confira o prazo na SEFAZ do seu estado.

Devolução e nota de entrada

Nota de devolução de venda

Quando o cliente devolve um produto, a mercadoria volta com uma nota de devolução. Se o comprador é pessoa física ou outro não contribuinte, em geral é a própria loja que emite uma nota de entrada, referenciando a nota de venda. Se o comprador é uma empresa com inscrição estadual, normalmente ele emite a nota de devolução para você. Há detalhes que mudam por estado, então combine o procedimento com o contador.

Devolução ao fornecedor

O caminho inverso também existe: produto com defeito ou comprado a mais volta ao fornecedor com uma NF-e de devolução de compra, que referencia a nota de entrada.

Nota de entrada: o XML de compra

A nota que o fornecedor emite para você é a sua entrada. Importar o XML dela registra fornecedor, itens, impostos, frete e duplicatas exatamente como foram autorizados, completa o cadastro fiscal dos produtos e atualiza o custo. Pelo Ambiente Nacional, a empresa também pode consultar as notas emitidas contra o seu CNPJ e manifestar cada uma (ciência, confirmação, desconhecimento ou operação não realizada). Veja por que importar o XML da nota de entrada e como a IA ajuda na nota de entrada.

Os impostos da nota em linguagem simples

ICMS e alíquota interestadual

O ICMS é o imposto estadual sobre a circulação de mercadorias. Dentro do estado vale a alíquota interna; na venda para outro estado, a interestadual, que é de 4% na maior parte das vendas de produtos importados e de 7% ou 12% nas demais, conforme a origem e o destino. No Simples Nacional, o ICMS em regra é pago dentro do DAS, e a nota pode informar o crédito que o comprador contribuinte pode aproveitar, como explica o artigo sobre crédito de ICMS no Simples Nacional.

DIFAL

Na venda para consumidor final de outro estado que não é contribuinte do ICMS, a diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a interestadual vai para o estado do cliente, e quem recolhe é a loja. A base está na EC 87/2015 e na LC 190/2022, e o Simples Nacional tem tratamento próprio. Veja como funciona o DIFAL no e-commerce.

Substituição tributária

Na ST, um contribuinte do começo da cadeia (indústria, importador ou atacadista) recolhe antes o ICMS das vendas seguintes. Quem compra com ST já recolhido revende sem pagar esse ICMS de novo, mas a nota precisa sair com o CFOP e o código certos. O artigo sobre substituição tributária no e-commerce mostra como identificar.

FCP

O fundo de combate à pobreza é um adicional de ICMS cobrado por alguns estados sobre determinados produtos. Ele pode aparecer na operação interna, na ST e no DIFAL. Os detalhes estão no artigo sobre o FCP no e-commerce.

PIS e COFINS monofásicos

Em produtos como medicamentos, cosméticos, autopeças e bebidas frias, o PIS e a COFINS são cobrados de uma vez no fabricante ou importador, e a revenda sai com alíquota zero. Quem é do Simples precisa separar essa receita na apuração para não pagar de novo. Veja PIS/COFINS monofásico: produtos que pagam menos.

O imposto aproximado na nota

A Lei 12.741/2012 pede que a venda ao consumidor informe o valor aproximado dos tributos embutidos no preço. Na prática, a maioria das empresas usa a tabela do IBPT. É um valor informativo, não o imposto que a empresa recolhe. O artigo sobre a Lei da Transparência e o IBPT explica.

Reforma tributária: o que já muda na nota

A reforma tributária, criada pela EC 132/2023 e regulamentada pela LC 214/2025, substitui aos poucos PIS, COFINS, ICMS e ISS por dois tributos: a CBS, federal, e o IBS, de estados e municípios.

O calendário geral é este:

• 2026: ano de teste, com CBS de 0,9% e IBS de 0,1% informados na nota, de caráter informativo para quem cumpre as obrigações acessórias. Esses valores não somam no total da nota.
• 2027: a CBS passa a ser cobrada e o PIS e a COFINS acabam.
• 2029 a 2032: o ICMS e o ISS diminuem ano a ano, e o IBS cresce na mesma proporção.
• 2033: só IBS e CBS, além do Imposto Seletivo em produtos específicos.

Na prática, a NF-e ganhou um grupo de campos para o IBS e a CBS em cada item, com a classificação tributária do produto, e o DANFE ganhou espaço para a base e os valores dos dois tributos. Em 2026, o preenchimento começa pelas empresas do regime regular (Lucro Presumido e Real), e o Simples Nacional tem tratamento próprio: confirme com o contador o que vale para a sua empresa. Seja qual for o regime, vale começar desde já a classificar os produtos com redução ou alíquota zero. O artigo sobre o que muda para o e-commerce com a reforma tributária detalha o calendário.

Nota fiscal nos marketplaces e o Faturador do Mercado Livre

Nos marketplaces, a nota faz parte do envio. No Mercado Livre, nas modalidades Coleta, Agência e Places, a etiqueta só é liberada depois que a NF-e é vinculada à venda; no Flex, o XML é anexado para o comprador. A nota precisa bater com a venda: valor, destinatário e endereço iguais aos do pedido. Na venda feita por meio de um marketplace, a NF-e também informa que houve um intermediador e identifica o CNPJ dele.

Quem vende no Mercado Livre pode emitir as notas pelo ERP ou pelo Faturador do próprio Mercado Livre. O cuidado, se usar os dois, é nunca emitir duas notas para a mesma venda e manter séries de numeração diferentes para cada emissor. As vendas do Full saem do centro do Mercado Livre, pelo fluxo fiscal dele. O artigo sobre nota fiscal no Mercado Livre mostra como emitir e vincular a nota à venda.

O papel do contador

O sistema emite a nota e aplica as regras. Quem decide as regras é o contador. Cabe a ele, com você:

• definir o regime tributário e revisar quando o faturamento muda;
• confirmar o enquadramento dos produtos: ST, monofásico, benefícios e reduções;
• orientar sobre DIFAL, FCP e as operações menos comuns, como remessas e bonificações;
• receber os XMLs e fazer a apuração e as obrigações acessórias do período.

A parceria funciona melhor quando o contador recebe os XMLs organizados todo mês e você avisa antes de mudanças grandes, como abrir um CD em outro estado ou começar a vender um produto novo. Os artigos sobre contador e ERP trabalhando juntos, contabilidade para e-commerce, obrigações fiscais do e-commerce e planejamento tributário para e-commerce aprofundam essa rotina, e o de incentivos de ICMS e onde instalar o CD trata das decisões de longo prazo.

Como o Ravion ajuda

O Ravion emite a NF-e com transmissor próprio, direto à SEFAZ autorizadora do estado da empresa: monta o XML, valida no leiaute oficial e assina com o certificado A1.

• Em NF-e e fiscal automático, as notas de venda, devolução e transferência são ilimitadas. O certificado A1 fica num cofre criptografado, um por filial, e a senha não é guardada. O assistente fiscal faz perguntas simples sobre regime e operação, mostra três notas de exemplo antes de gravar e cria as naturezas de venda e devolução. As naturezas têm modelos prontos, regras por estado, tipo de cliente e NCM, e um simulador do cálculo.
• A emissão pode ser feita pedido a pedido, em lote ou de forma automática, ao aprovar o pedido ou ao terminar a conferência no galpão. O passo a passo está em emita a NF-e de um pedido. Na rejeição, o motivo da SEFAZ aparece na tela, e a nota é refeita a partir do pedido mantendo o número, como mostra nota rejeitada pela SEFAZ: o que fazer. O Ravion também faz a contingência, o cancelamento, a carta de correção e a inutilização de numeração.
• Em compras, o XML do fornecedor dá entrada, cadastra o fornecedor e preenche NCM, CEST e origem dos produtos que estavam sem esses dados, sem sobrescrever o que já existe. O custo da última entrada é gravado sem os impostos que o seu regime recupera. As notas emitidas contra o CNPJ da empresa podem ser buscadas na SEFAZ e manifestadas. No cadastro, o NCM pode vir sugerido por IA para você confirmar.

Nos impostos, o cálculo segue as regras de cada estado para ST, FCP e DIFAL, aponta os produtos cujo NCM está na lista de referência do PIS/COFINS monofásico para você confirmar e informa o imposto aproximado pela tabela do IBPT. Para a reforma, a NF-e sai com o grupo IBS/CBS quando a filial deve informar, e o DANFE mostra os valores como informativos em 2026, como explica reforma tributária: IBS e CBS nas suas notas. As notas do Faturador do Mercado Livre são reconhecidas, para o Ravion não emitir outra para a mesma venda, e o XML das notas do Ravion é enviado ao Mercado Livre. No balcão, o PDV emite a NFC-e com QR Code e cupom na impressora térmica do caixa.

Para estudar com calma, a Ravion Academy tem as aulas NF-e e NFC-e na prática e impostos do e-commerce.

Perguntas frequentes

Todo e-commerce precisa emitir nota fiscal?

Quem vende mercadoria com CNPJ precisa documentar as vendas com nota fiscal, e no e-commerce a regra prática é uma NF-e por venda. O MEI tem regras próprias de dispensa em algumas situações, mas os marketplaces podem exigir a nota para liberar o envio. Confirme a sua situação com o contador e as regras de cada canal.

Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?

A NF-e (modelo 55) é a nota das vendas a distância, para outros estados e para empresas: é a do e-commerce e dos marketplaces. A NFC-e (modelo 65) é a nota do varejo, emitida no caixa para o consumidor final dentro do estado, com QR Code e cupom impresso.

Quanto tempo tenho para cancelar uma NF-e?

Em regra, até 24 horas depois da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado. Passado esse prazo, cada estado tem um procedimento próprio, que pode exigir pedido à SEFAZ. Na dúvida, fale com o contador antes de emitir outra nota para a mesma venda.

Posso corrigir o valor de uma nota com carta de correção?

Não. A carta de correção não muda valores, quantidades, base de cálculo, alíquota, destinatário nem datas. Para esses erros, os caminhos são cancelar a nota dentro do prazo e emitir outra ou, conforme o caso, emitir uma nota complementar ou uma nota de devolução, sempre com a orientação do contador.

O que muda na nota fiscal com a reforma tributária em 2026?

A NF-e ganhou campos para o IBS e a CBS, com a classificação tributária de cada produto, e o DANFE passou a mostrar esses valores. Em 2026 eles são informativos, com CBS de 0,9% e IBS de 0,1%, e não somam no total da nota. A cobrança efetiva da CBS começa em 2027.

Se o sistema calcula os impostos, ainda preciso de contador?

Precisa. O sistema aplica as regras configuradas, mas quem define o regime, o enquadramento dos produtos e o tratamento de cada operação é o contador. Ele também faz a apuração e as obrigações acessórias com base nos XMLs que você emite e recebe.

Conclusão

Emitir nota fiscal no e-commerce fica simples quando a base está pronta: certificado válido, produtos com NCM e origem corretos, naturezas de operação com o CFOP certo e um contador acompanhando o regime. Com isso, a rejeição vira exceção, o cancelamento e a carta de correção deixam de assustar e a reforma tributária entra na nota sem retrabalho.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir. Se quiser ver a emissão funcionando com os seus produtos, teste o Ravion por 14 dias ou fale com a equipe.