Sistema PDV com NFC-e para loja física que vende online

Quem tem loja física e também vende pela internet conhece a cena: o caixa da loja roda num sistema, o e-commerce em outro, e o estoque não conversa. O cliente leva a última unidade no balcão e, meia hora depois, o mesmo produto é vendido no marketplace. Alguém precisa cancelar, pedir desculpas e torcer para a reputação não cair.

Um sistema PDV com NFC-e que faz parte do ERP resolve isso na raiz: a venda do caixa baixa o mesmo estoque que abastece os canais online. Este artigo explica o que é um PDV integrado, o que conferir antes de contratar, como funciona a venda no caixa e como implantar sem parar a loja.

Em resumo: Um sistema PDV com NFC-e é a frente de caixa que registra a venda de balcão, recebe o pagamento, calcula o troco e emite a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (modelo 65), com o cupom para o cliente. Quando o PDV faz parte do ERP, a loja física e os canais online usam o mesmo cadastro, o mesmo estoque e o mesmo financeiro.

O que é um sistema PDV integrado ao ERP

PDV é o ponto de venda, a frente de caixa da loja. É onde o operador passa os produtos no leitor, aplica desconto, recebe em dinheiro, cartão ou PIX e entrega o cupom. A NFC-e é o documento fiscal eletrônico dessa venda ao consumidor, autorizado pela SEFAZ e com QR Code para consulta. Se o assunto é novo, comece por o que é NFC-e.

Um PDV pode ser um programa à parte, que conversa com a SEFAZ e manda as vendas para o sistema de gestão depois, ou uma tela do próprio ERP. A diferença aparece na rotina:

• no PDV à parte, produto, preço e estoque vivem em dois lugares e precisam ser sincronizados;
• no PDV integrado, a venda do caixa é mais um pedido do ERP: baixa o estoque na hora, lança o recebimento no financeiro e emite a nota com o mesmo cadastro fiscal.

Um estoque e um cadastro só para loja física e online

Para quem vende nos dois mundos, o maior ganho do PDV integrado é ter uma única verdade sobre o estoque. Na prática, isso significa:

• um cadastro de produto: o mesmo SKU, código de barras, preço e dados fiscais no caixa, no marketplace e na loja virtual;
• um saldo: a venda no balcão diminui o disponível que alimenta os anúncios, e a unidade reservada para um pedido online não sai pelo caixa;
• um financeiro: o dinheiro do caixa, o cartão e o PIX entram nas mesmas contas a receber e no mesmo fluxo de caixa das vendas online;
• uma lista de vendas: a venda da loja aparece junto com os pedidos dos outros canais, para relatório e conferência.

O caminho do pedido em vários canais está no guia de venda multicanal. O PDV é mais um canal nessa fila.

O que conferir antes de contratar um PDV com NFC-e

Antes de assinar, teste com os seus produtos e com a SEFAZ do seu estado. Confira:

1. NFC-e na sua UF: o sistema emite para o autorizador do seu estado, com o CSC (código de segurança do contribuinte) que você gera no portal da SEFAZ?
2. Certificado digital: aceita o certificado A1 da empresa e o guarda com segurança? Veja como funciona o certificado digital A1 na nota fiscal.
3. Estoque: a venda baixa, na hora, o mesmo saldo que vai para os canais online?
4. Pagamentos: dinheiro com troco, cartão de débito e de crédito, PIX e mais de uma forma na mesma venda?
5. Desconto: o operador tem um limite e o gerente libera acima dele?
6. Cancelamento: cancelar a venda cancela a NFC-e, devolve o estoque e estorna o recebimento?
7. Caixa: abertura com o fundo de troco, fechamento com o valor contado e registro da diferença?
8. SEFAZ fora do ar: o que acontece com a venda? Ela fica registrada para emitir a nota depois? O sistema tem emissão em contingência?
9. Impressão: o cupom sai na impressora térmica de 80 mm que a loja já usa?

A venda no caixa, passo a passo

Num PDV bem desenhado, a venda tem poucos toques:

1. Abrir o caixa com o dinheiro do troco.
2. Passar os produtos no leitor de código de barras ou digitar o SKU.
3. Informar o CPF na nota, se o cliente pedir.
4. Receber, em uma ou em várias formas de pagamento.
5. Entregar o cupom com o QR Code da NFC-e.

Troco

Só o dinheiro pode passar do total. Cartão e PIX são exatos: se o cliente paga uma parte no cartão e o resto em dinheiro, o troco sai do dinheiro. O sistema deve calcular sozinho e não aceitar troco maior que o dinheiro entregue. Na NFC-e, o pagamento em dinheiro vai pelo valor entregue, com o troco informado na nota.

Desconto do operador

O operador precisa de autonomia para pequenos descontos e de um limite claro. Acima dele, o gerente libera. Também vale impedir que o operador digite um preço abaixo da tabela: o abatimento deve aparecer como desconto, para o relatório mostrar quanto a loja abriu mão.

Cupom de 80 mm

O cupom entregue ao cliente é o DANFE NFC-e, uma representação simplificada da nota, impressa em bobina térmica de 80 mm. Ele traz o emitente, os itens, os totais, as formas de pagamento e o troco, a chave de acesso, o QR Code para consulta e os tributos aproximados da Lei 12.741/2012, a Lei da Transparência.

Implantação do PDV na loja

Uma implantação tranquila segue esta ordem:

1. Revise o cadastro dos produtos da loja: código de barras, preço e dados fiscais, como NCM, origem e tributação.
2. Configure a NFC-e na filial: o certificado A1, a série do modelo 65 e o CSC com o seu ID, gerados no portal da SEFAZ.
3. Cadastre as formas de pagamento de balcão e as contas onde cada uma cai.
4. Teste em homologação, o ambiente de testes da SEFAZ, com vendas e cancelamentos de verdade.
5. Treine os operadores em abrir e fechar o caixa, dar desconto e cancelar.
6. Comece num horário de movimento baixo e acompanhe o primeiro fechamento de perto. O passo a passo está em como fazer o fechamento de caixa.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir.

Como o Ravion ajuda na loja física

No Ravion, a frente de caixa fica em Vendas › PDV (frente de caixa), no navegador. O operador abre o caixa em Financeiro › Controle de caixa, com o fundo de troco, escolhe o depósito da loja e passa os produtos pelo leitor de código de barras, pelo SKU ou pelo nome. A venda vira um pedido do canal PDV, já entregue, e o estoque sai na hora do depósito da loja (kits saem pelos componentes). Se há unidades reservadas para pedidos de outros canais naquele depósito, o caixa não vende por cima da reserva. A mudança de saldo entra na rotina que publica o estoque nos canais, como em qualquer outra venda dos pedidos multicanal.

Cada pagamento vira uma conta a receber: o dinheiro é baixado no caixa aberto (o troco fica de fora), débito e PIX sem prazo são baixados na conta da forma de pagamento e o crédito fica a receber no prazo da forma. O troco é calculado sozinho, e só o dinheiro pode passar do total. O operador dá até 10% de desconto por item e não vende abaixo da tabela; acima disso, quem libera é o gestor.

Com a NFC-e ligada na filial (certificado A1, série do modelo 65 e o CSC, guardado cifrado), a nota é emitida logo depois da venda, com QR Code, e o cupom em bobina de 80 mm abre para imprimir. Se a NFC-e não sair, por exemplo com a SEFAZ fora do ar, a venda fica registrada e a tela permite uma nova tentativa. O cancelamento é feito pelo gestor, com o motivo que vai para a SEFAZ: a NFC-e é cancelada, o estoque volta e as contas são estornadas. Veja também a página de NF-e e fiscal e o passo a passo em configure a NFC-e e venda no PDV.

Os detalhes da frente de caixa, da NFC-e e do cupom de 80 mm estão na página do PDV e NFC-e do Ravion.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre NFC-e e NF-e?

A NFC-e (modelo 65) é a nota da venda ao consumidor final no varejo, com cupom simplificado e QR Code. A NF-e (modelo 55) é a nota das vendas entre empresas, do e-commerce e das operações que exigem o documento completo.

Preciso de certificado digital para emitir NFC-e?

Sim. A emissão exige o certificado digital da empresa e o CSC gerado no portal da SEFAZ do estado. O credenciamento e as regras de cada UF devem ser confirmados com o contador.

Dá para vender na loja e no marketplace com o mesmo estoque?

Dá, quando o PDV faz parte do ERP e o depósito da loja é o mesmo que abastece os anúncios. A venda no balcão diminui o disponível publicado nos canais, e o pedido online reservado não sai pelo caixa.

O cliente é obrigado a informar o CPF na nota?

Na maior parte das vendas de balcão, não: a identificação é opcional e a loja informa o CPF quando o cliente pede. A legislação exige a identificação em alguns casos, como vendas acima de um valor-limite, que varia por estado, e entregas em domicílio. Confirme as regras do seu estado com o contador.

O que fazer se a SEFAZ estiver fora do ar?

Depende do sistema. Há os que emitem em contingência e os que registram a venda para emitir a nota assim que a SEFAZ voltar. Pergunte ao fornecedor antes de contratar e combine com o contador como a loja vai agir.

Conclusão

Um sistema PDV com NFC-e que faz parte do ERP acaba com o estoque duplicado entre a loja e o online: a venda no balcão baixa o mesmo saldo dos anúncios, o dinheiro entra no mesmo financeiro e a nota sai com o mesmo cadastro fiscal. Teste com os seus produtos e a SEFAZ do seu estado antes de decidir. Para experimentar o Ravion, teste por 14 dias ou fale com a equipe.