Como cancelar nota fiscal eletrônica: prazo e passo a passo

Você emitiu a nota e o cliente desistiu da compra antes de a mercadoria sair do galpão. Ou o pedido foi faturado duas vezes. Ou a nota saiu pela filial errada. Em todos esses casos, a primeira ideia é cancelar, e a primeira pergunta é: ainda dá tempo?

Neste artigo você vê como cancelar nota fiscal eletrônica do jeito certo: quando o cancelamento é permitido, qual é o prazo, o passo a passo, o que fazer quando o prazo passou e quando a saída certa não é cancelar, e sim corrigir ou devolver. No fim, os cuidados com estoque e financeiro, que é onde o cancelamento costuma deixar sujeira.

Em resumo: a NF-e só pode ser cancelada depois de autorizada, se a mercadoria não circulou e dentro do prazo, que na regra geral é de 24 horas desde a autorização. O cancelamento é um evento enviado à SEFAZ com uma justificativa de 15 a 255 caracteres. Fora do prazo, cada estado tem o seu procedimento, e erro de texto se resolve com carta de correção, não com cancelamento.

Quando a NF-e pode ser cancelada

O cancelamento anula uma nota que foi autorizada, mas cuja operação não aconteceu. Três condições precisam estar presentes:

1. A nota está autorizada. Nota rejeitada não precisa de cancelamento: ela não tem validade, e o número pode ser usado de novo depois da correção. Nota denegada também não se cancela.
2. A mercadoria não circulou. Se o produto já saiu do galpão e foi entregue, a operação existiu. Aí o caminho é a devolução.
3. O prazo não passou. O prazo é contado a partir da autorização de uso.

Casos típicos: venda cancelada pelo comprador antes do despacho, pedido faturado em duplicidade, nota emitida com a natureza de operação ou a filial errada, erro de valor percebido antes de embalar.

Não confunda com a inutilização. Inutilizar é avisar a SEFAZ que uma faixa de números nunca foi usada, por exemplo quando a numeração pulou do 1.020 para o 1.023. Cancelar é para nota que existe e foi autorizada.

Qual é o prazo para cancelar a NF-e

Na regra geral adotada pelas SEFAZ, a NF-e pode ser cancelada em até 24 horas a partir da autorização de uso, desde que a mercadoria não tenha circulado. Na NFC-e, a nota do balcão, o prazo é bem mais curto: a regra nacional fala em até 30 minutos, e o estado pode reduzir. Veja os detalhes em o que é NFC-e.

E se passou do prazo?

Aqui não existe regra única. Dependendo do estado:

• a SEFAZ aceita um pedido de cancelamento extemporâneo, por processo próprio, às vezes com multa;
• a orientação é emitir uma nota de entrada que anula a saída, referenciando a nota original;
• em alguns casos, a regularização passa por denúncia espontânea.

Consulte a SEFAZ da UF da sua empresa ou o seu contador antes de agir. O que não se deve fazer é ignorar: a nota autorizada consta na SEFAZ, vai para a escrituração e o imposto destacado nela entra na apuração.

Passo a passo para cancelar uma nota fiscal eletrônica

O cancelamento é sempre feito no sistema emissor, com o certificado digital da empresa que emitiu a nota. O caminho é parecido em qualquer ERP:

1. Confira se é caso de cancelamento. Nota autorizada, mercadoria parada, dentro do prazo.
2. Segure a mercadoria. Se o pedido está separado ou embalado, tire da expedição antes de cancelar.
3. Abra a nota e escolha cancelar. Escreva a justificativa com 15 a 255 caracteres. Seja objetivo: "Venda cancelada pelo cliente antes do envio da mercadoria".
4. Transmita o evento. O sistema assina e envia o evento de cancelamento à SEFAZ.
5. Confira o retorno. Com o evento registrado, a nota passa a constar como cancelada. Se a SEFAZ recusar, a mensagem traz o código e o motivo.
6. Guarde o XML do evento. Ele é a prova do cancelamento e fica arquivado com o XML da nota, como qualquer documento fiscal.
7. Resolva o canal de venda. Em vendas de marketplace, confira se o canal precisa de alguma ação do seu lado.

Depois de cancelada, a nota não volta. O número fica marcado como usado e não pode ser reaproveitado. Se a venda continua, emita uma nota nova.

Uma referência útil para consultar a situação de qualquer nota pela chave de acesso é o Portal Nacional da NF-e.

Cancelar, corrigir ou devolver?

Muita nota é cancelada sem necessidade, e muita nota que deveria ser cancelada é corrigida do jeito errado. A escolha depende do erro e do momento.

Carta de correção (CC-e)

Se o erro é de texto e não mexe em imposto, valor, quantidade, remetente, destinatário ou datas, não cancele: emita uma carta de correção eletrônica. Exemplos: complemento do endereço, dados do transportador, um texto nas informações complementares. Explicamos tudo em carta de correção eletrônica: o que pode e o que não pode.

Nota de devolução

Se a mercadoria já saiu e voltou (o cliente recusou, devolveu ou trocou), a venda aconteceu e não pode ser cancelada. O registro certo é uma nota de devolução, que referencia a nota de venda. Na venda para consumidor pessoa física, que não emite nota, quem emite a nota de entrada da devolução é a própria loja. O contexto completo da volta do produto está em logística reversa no e-commerce.

Erro de valor ou de imposto

Valor ou imposto que saiu a menor costuma ser acertado com uma nota complementar. Valor a maior, destinatário errado ou produto trocado, fora do prazo de cancelamento, pedem a orientação do contador, porque a solução depende do caso e do estado.

Cuidados com estoque e financeiro

Cancelar a nota na SEFAZ resolve o lado fiscal. O resto da operação continua do jeito que estava, a menos que o sistema trate isso. Antes de considerar o assunto encerrado, confira:

• Estoque. Se o pedido reservou ou baixou estoque, ele precisa voltar ao saldo disponível. Mercadoria separada e parada na área de expedição precisa ser guardada de novo.
• Contas a receber. A venda cancelada não pode continuar como valor a receber, nem entrar na conciliação do marketplace.
• Comissão. Se havia vendedor, a comissão da venda precisa cair.
• Dinheiro já recebido. Se o cliente já pagou, registre o estorno ou a devolução do valor.
• Etiqueta de envio. Etiqueta comprada para o pedido pode precisar ser cancelada na transportadora.

Como o Ravion ajuda

No Ravion, a nota é cancelada na própria tela dela, em Vendas › Notas fiscais de saída. O botão "Cancelar NF-e" pede a justificativa de 15 a 255 caracteres e mostra há quantas horas a nota foi autorizada. Passado o prazo de 24 horas, aparece o aviso de que o pedido tende a ser recusado e de que alguns estados aceitam o cancelamento extemporâneo. O evento sai assinado com o certificado da filial que emitiu a nota, a resposta da SEFAZ aparece na tela e o XML do evento fica guardado na nota.

O cancelamento da nota e o do pedido são passos separados, de propósito. Cancelar o pedido libera a reserva de estoque, cancela as contas a receber em aberto e a comissão e avisa se alguma conta já foi recebida, para você fazer o estorno. Pedido já expedido não se cancela: ele segue pela devolução, com a NF-e de devolução de venda referenciando a nota original, a entrada da mercadoria no estoque depois da autorização e, se você quiser, a conta a pagar do reembolso ao cliente.

Na venda do PDV, cancelar a venda já cancela a NFC-e na SEFAZ, devolve o estoque e estorna as contas. Numa transferência entre filiais que já foi recebida no destino, o Ravion não deixa cancelar a nota: o caminho é a transferência de volta. E números pulados se resolvem pela inutilização, com a faixa e a justificativa.

Veja a NF-e e o fiscal automático e, na Central de ajuda, cancele uma NF-e ou emita a carta de correção e inutilize uma numeração de NF-e.

Perguntas frequentes

Posso cancelar uma NF-e depois de 24 horas?

Pela regra geral, não. Alguns estados aceitam o cancelamento extemporâneo por processo próprio, às vezes com multa, e outros orientam a emissão de uma nota de entrada que anula a saída. Consulte a SEFAZ do seu estado ou o contador.

Nota rejeitada precisa ser cancelada?

Não. A nota rejeitada não foi autorizada e não tem validade. Corrija o dado e transmita de novo, com o mesmo número.

Qual a diferença entre cancelar e inutilizar a NF-e?

Cancelar anula uma nota autorizada cuja operação não aconteceu. Inutilizar avisa a SEFAZ que uma faixa de números nunca foi usada, para que o salto na numeração não pareça nota sumida.

O cliente devolveu a mercadoria. Cancelo a nota?

Não. Se a mercadoria saiu e voltou, a venda aconteceu. O registro certo é a nota de devolução, que referencia a nota de venda e devolve o produto ao estoque.

Quem pode cancelar a nota fiscal?

Só o emitente, no sistema emissor, com o certificado digital da empresa. O comprador não cancela a nota. O que ele pode fazer, se for contribuinte, é registrar eventos de manifestação, como o desconhecimento da operação.

Conclusão

Cancelar uma NF-e é simples quando o caso é de cancelamento: nota autorizada, mercadoria parada e dentro do prazo. Fora disso, a resposta pode ser a carta de correção, a devolução ou o procedimento da SEFAZ do seu estado. E o cancelamento só fica completo quando estoque, contas e comissão também voltam ao lugar. Para entender os outros documentos da operação, leia o guia de nota fiscal no e-commerce ou teste o Ravion por 14 dias.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir.