Inutilize uma numeração de NF-e

A numeração da NF-e precisa ser contínua em cada série. Quando um número fica para trás sem nota autorizada, a SEFAZ espera que você informe que ele não será usado: isso é a inutilização. O Ravion mostra os números pulados de cada série e envia a inutilização com o certificado da filial, guardando o protocolo como comprovante.

Quando inutilizar

• A numeração pulou números, por exemplo, uma nota descartada depois de reservar o número.
• Você trocou o número de uma nota com "Usar a próxima numeração" e o número antigo ficou sem uso.
• Você mudou o "Próximo número" da série em Sistema › Configurações fiscais e deixou números para trás.

Não inutilize números que outro emissor (outro sistema) já usou na mesma série. Eles também aparecem como lacuna no Ravion, porque as notas não foram emitidas por aqui. Na dúvida, confira com o seu contador.

Antes de começar

• Só administrador e gestor acessam a tela.
• A filial precisa de certificado digital válido. Veja Envie o certificado digital A1 para emitir notas.
• A inutilização vai no ambiente da filial ("Homologação" ou "Produção"), mostrado no topo da tela.

Passo a passo

1. Abra Vendas › Inutilização de numeração. Ela também abre pelo menu "Mais ações" de Vendas › Notas fiscais de saída, em "Inutilizar numeração", e pelo item "Numeração" do "Checklist para emitir", em Sistema › Configurações fiscais.
2. Se a empresa tem mais de uma filial, escolha a filial nas abas do topo. Cada filial (CNPJ) tem a sua numeração.
3. Veja o quadro "Lacunas na série". Ele lista as faixas de números abaixo do próximo número sem nota autorizada, cancelada, denegada ou em processamento e ainda não inutilizadas.
4. Na faixa que quer inutilizar, clique em "Inutilizar esta faixa". O formulário "Inutilizar faixa" já vem preenchido com a série e os números. Se preferir, preencha à mão "Série", "Nº inicial" e "Nº final". Para um número só, repita o mesmo número no inicial e no final.
5. Escreva a "Justificativa", com 15 a 255 caracteres. Exemplo: "Numeração pulada por falha do sistema, sem emissão de NF-e".
6. Clique em "Inutilizar na SEFAZ".
7. Leia a confirmação, que mostra o ambiente, a filial, a faixa, a quantidade de números e a série, e confirme. A inutilização é definitiva: esses números nunca mais poderão ser usados.
8. Confira a mensagem com o código da SEFAZ e o protocolo.

O comprovante

Cada pedido de inutilização entra no quadro "Inutilizações registradas", com data, ambiente, quem enviou, série e faixa, justificativa, situação e protocolo. A situação "Homologada" quer dizer que a SEFAZ aceitou. "Rejeitada" mostra o código e o motivo da recusa. O número do protocolo é o comprovante da inutilização na SEFAZ.

O que o Ravion ajusta sozinho

• Se uma nota em rascunho ou rejeitada tinha reservado um número da faixa, ela perde esse número e recebe outro na próxima transmissão. O quadro de lacunas avisa isso na coluna "Observação", e o histórico da nota registra a inutilização.
• Se a faixa chega ao próximo número da série, a numeração avança para o número seguinte ao final da faixa. A confirmação avisa antes.

Problemas comuns

• "O número ... já foi usado por uma nota transmitida." Um número da faixa pertence a uma nota autorizada, cancelada, denegada ou em processamento. Ajuste a faixa para deixar esse número de fora.
• "Os números ... já foram inutilizados em ..." Parte da faixa já foi inutilizada antes. Ajuste a faixa.
• "Inutilização recusada pela SEFAZ". A mensagem traz o código e o motivo, e a tentativa fica como "Rejeitada" no quadro de inutilizações registradas.
• Botão "Inutilizar na SEFAZ" desabilitado. Faltam a faixa ou a justificativa, ou a filial está sem certificado válido. Nesse caso, um aviso aparece acima dos campos.

Perguntas frequentes

A rejeição de uma nota gasta o número?

Não. A nota rejeitada mantém o número reservado e a próxima transmissão usa o mesmo número. Veja Nota rejeitada pela SEFAZ: o que fazer.

Preciso inutilizar o número de uma nota cancelada?

Não. A nota cancelada usou o número na SEFAZ, e o Ravion não deixa inutilizá-lo. Veja Cancele uma NF-e ou emita a carta de correção.

Onde mudo a série e o próximo número?

Em Sistema › Configurações fiscais, quadro "Numeração da NF-e". O botão "Numeração e série", no topo da tela de inutilização, leva até lá.