Importe a NF-e de compra pelo XML

Com o XML da nota do fornecedor, o Ravion cadastra o fornecedor, liga cada item a um produto seu, registra a nota de entrada e, se você quiser, gera o pedido de compra e as contas a pagar. Ele também busca na SEFAZ as notas emitidas contra o CNPJ da empresa, sem você precisar pedir o arquivo ao fornecedor.

Antes de começar

• Tenha o arquivo XML da NF-e (modelo 55, autorizada pela SEFAZ).
• Cadastre o CNPJ da empresa: o Ravion confere se a nota foi emitida para você.
• Para buscar as notas na SEFAZ, a filial precisa do certificado digital A1.

Passo a passo: importar o XML

1. Abra Compras › Notas fiscais de entrada, aba "Importar XML".
2. Selecione um ou mais arquivos XML. Nada é gravado até você confirmar cada nota.
3. Clique na nota da lista para ver a prévia: o fornecedor ("Já cadastrado" ou novo, cadastrado com os dados do XML), os dados da nota, os totais e as duplicatas.
4. Em "Itens", confira o "Produto no cadastro" de cada item. O Ravion sugere pelo vínculo salvo, pelo GTIN ou pelo SKU igual ao código do fornecedor. Se o produto não existe, abra "Produto não cadastrado? Ver dados para cadastro", cadastre o produto e depois busque-o no campo.
5. Ajuste o "Fator" quando a unidade do fornecedor é diferente da sua. Exemplo: caixa com 12 unidades, fator 12. A coluna "Entra no estoque" mostra a quantidade convertida.
6. Em "O que gerar", deixe marcado "Gerar pedido de compra" e escolha o "Depósito de entrada". Sem pedido, a nota fica só registrada e o estoque não entra.
7. Deixe marcado "Gerar contas a pagar" e escolha a "Categoria" e a "Conta prevista para pagamento". Cada duplicata da nota vira uma conta; sem duplicatas, sai uma conta única com vencimento em 30 dias.
8. Clique em "Confirmar importação".

No fim, a tela mostra os links da nota de entrada, do fornecedor, do pedido de compra e das contas a pagar.

Entrada no estoque

A importação não mexe no estoque. A mercadoria entra quando você recebe o pedido de compra: use o link "receber mercadoria" do resultado ou abra o pedido em Compras › Pedidos de compra. O frete da nota é rateado nesse recebimento.

O que o Ravion aproveita da nota

• Vínculo e fator: ficam salvos para aquele fornecedor e são sugeridos nas próximas notas.
• Cadastro fiscal: NCM, CEST, origem e o grupo de ST (quando a nota mostra ICMS-ST já cobrado) são preenchidos nos produtos em que estavam vazios. O Ravion nunca sobrescreve: se o cadastro diz uma coisa e a nota outra, aparece o aviso "Confira no cadastro" para você decidir.
• Custo da última entrada: cada produto ganha o custo desta nota, sem os impostos que o regime da sua empresa recupera como crédito (por exemplo, o ICMS para quem está fora do Simples). Confira com o seu contador se o regime da filial está certo no assistente fiscal.

Passo a passo: buscar as notas na SEFAZ

1. Abra a aba "NF-e recebidas" e clique em "Sincronizar com a SEFAZ". As notas emitidas contra o CNPJ da empresa chegam primeiro só como resumo.
2. Manifeste cada nota. "Ciência" libera o XML completo. "Confirmar" (depois de receber a mercadoria), "Desconhecer" e "Não realizada" (com justificativa) são definitivas.
3. Ao registrar a ciência ou a confirmação, o Ravion já tenta baixar o XML. Se ainda não veio, clique em "Baixar XML" alguns minutos depois.
4. Com o XML completo, clique em "Importar" e siga o passo a passo de importação acima.

Quando a SEFAZ responde que não há documentos novos, a próxima consulta só é liberada depois de 1 hora. A tela mostra o horário.

Problemas comuns

• "Esta NF-e já foi importada". Clique em "Ver a nota já importada".
• NF-e destinada a outro CNPJ. A nota não é de nenhuma filial da empresa. Confira o destinatário com o fornecedor.
• NF-e complementar, de ajuste ou de devolução. Não são compras e não podem ser importadas. A diferença de uma nota complementar é lançada direto no financeiro.
• NF-e de homologação. Nota de teste não entra quando a filial emite em produção.
• Itens sem produto vinculado. A importação só é confirmada com todos os itens ligados a um produto; a tela avisa quantos códigos faltam.

Perguntas frequentes

Onde vejo as notas já importadas?

Na aba "Notas de entrada importadas", com o pedido de compra e as contas a pagar de cada uma. O botão "Devolver" começa a nota de devolução ao fornecedor.

As contas a pagar aparecem onde?

Em Financeiro › Contas a pagar. Veja Contas a pagar e a receber.