ICMS-ST no e-commerce: guia prático da substituição

A nota do fornecedor chega com um valor de "ICMS ST" que você não pediu, o custo do produto sobe e ninguém explica direito por quê. Depois, na hora de revender, fica a dúvida: preciso destacar ICMS de novo? E se eu for do Simples?

A substituição tributária é um dos temas que mais confundem quem começa no e-commerce, e um dos que mais causam pagamento em dobro. Este guia prático de ICMS-ST no e-commerce mostra como o imposto é calculado, como descobrir se o seu produto tem ST, o que muda na revenda e quando dá para pedir dinheiro de volta.

Em resumo: na substituição tributária, um contribuinte do início da cadeia (em geral a indústria, o importador ou o atacadista) recolhe antecipadamente o ICMS das vendas seguintes, calculado sobre um preço presumido. Quem compra a mercadoria com ST já recolhido revende sem pagar esse ICMS de novo. Para saber se o produto tem ST, olhe o NCM, o CEST e a legislação do estado de destino.

O que é a substituição tributária do ICMS

Pela Lei Kandir (LC 87/1996), a lei de cada estado pode transferir a responsabilidade pelo ICMS de uma operação para outro contribuinte da cadeia, que vira o substituto tributário. Na modalidade mais comum no varejo, a "ST para frente", o fabricante ou o importador recolhe, já na primeira venda, o ICMS que seria devido pelo atacadista e pelo varejista nas vendas seguintes. Estes são os substituídos.

Para o estado, fiscalizar algumas indústrias é mais simples do que milhares de lojas. Para você, a consequência prática é: o ICMS de toda a cadeia vem embutido no preço de compra, e a revenda sai sem novo destaque de ICMS próprio.

Nem todo produto tem ST, e um mesmo produto pode ter ST num estado e não ter no outro. Por isso o assunto exige atenção produto a produto e estado a estado.

Como o imposto retido é calculado

A base de cálculo da ST para frente é um preço presumido de venda ao consumidor. Ela pode ser:

• O valor da operação mais frete, seguro e outros encargos, acrescido da MVA (margem de valor agregado), que é o caso mais comum.
• O preço final fixado por órgão público, quando existir.
• O preço sugerido pelo fabricante ou o preço médio ponderado ao consumidor final (PMPF), quando a lei do estado adotar.

O imposto a recolher por ST é o ICMS calculado pela alíquota interna do destino sobre essa base, menos o ICMS da operação própria do substituto.

Exemplo com números fictícios

Uma indústria vende um produto por R$ 100,00 para uma loja do mesmo estado. Suponha uma MVA de 40% e uma alíquota interna de 18%, só para o exemplo.

• ICMS próprio da indústria: R$ 100,00 × 18% = R$ 18,00.
• Base da ST: R$ 100,00 × 1,40 = R$ 140,00.
• ICMS total presumido: R$ 140,00 × 18% = R$ 25,20.
• ICMS-ST retido: R$ 25,20 − R$ 18,00 = R$ 7,20.

A loja paga R$ 107,20 pela mercadoria (sem contar IPI e frete) e revende sem destacar ICMS próprio.

MVA original e MVA ajustada

Nas operações entre estados com alíquotas diferentes, muitos acordos usam a MVA ajustada, que compensa a diferença entre a alíquota interestadual e a interna do destino:

MVA ajustada = [(1 + MVA original) × (1 − alíquota interestadual) ÷ (1 − alíquota interna)] − 1

Quando o remetente é do Simples Nacional, o Convênio ICMS 142/2018 manda usar a MVA original e deduzir, como ICMS próprio, o valor calculado pela alíquota interestadual.

Como saber se o seu produto tem ST

O Convênio ICMS 142/2018 traz as regras gerais e, nos anexos, a lista de mercadorias que podem ter ST, por segmento, cada uma com NCM e CEST (Código Especificador da Substituição Tributária, de 7 dígitos). Três pontos práticos:

1. Estar na lista não basta. O produto só tem ST no estado que adotou o regime para ele na própria legislação.
2. Entre estados, depende de acordo. A ST interestadual exige convênio ou protocolo entre os estados envolvidos. Sem acordo, o estado de destino pode cobrar a antecipação de quem compra.
3. O CEST vai na nota mesmo sem ST. Para mercadorias listadas no convênio, o CEST é obrigatório no documento fiscal, ainda que a operação não esteja sujeita à substituição.

Tudo começa no NCM correto do produto, tema de NCM correto e impostos. Na dúvida, a nota do fornecedor é uma boa pista: se veio com ICMS-ST retido, o produto está no regime naquela operação.

Comprou com ST: o que muda na sua revenda

Se a mercadoria entrou com o ICMS-ST já recolhido, a sua venda interna não tem novo ICMS próprio a pagar. Na nota de saída, isso aparece assim:

• Regime normal: CST 60 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária).
• Simples Nacional: CSOSN 500.

No Simples, há um cuidado a mais. A LC 123/2006 manda segregar no cálculo do DAS as receitas de mercadorias cujo ICMS já foi recolhido por substituição. Se essa receita for declarada como comum, a parcela de ICMS do DAS é paga de novo sobre um imposto que já estava quitado. É um dos erros mais frequentes e mais caros do pequeno e-commerce. A relação entre Simples e ICMS está em crédito de ICMS no Simples Nacional.

Também não esqueça do custo. O ICMS-ST pago na compra faz parte do custo da mercadoria e precisa estar no preço de venda. Ver só o valor dos produtos na nota distorce a margem.

Vendendo para outros estados com ST

Quando você vende para outro estado um produto que tem ST lá, e existe acordo entre os estados, você pode virar o substituto: quem retém e recolhe o ICMS-ST para o destino. Para isso, recolhe por guia a cada operação ou se inscreve como substituto tributário no estado de destino, conforme a legislação dele.

Se o comprador for consumidor final, a lógica é outra: não há venda seguinte a antecipar. O que pode existir é o DIFAL e, quando o comprador é contribuinte e compra para uso e consumo, alguns acordos de ST atribuem ao remetente o recolhimento dessa diferença. Separe sempre "vendo para quem vai revender" de "vendo para quem vai consumir".

Restituição e complemento: quando o preço real foge do presumido

A ST trabalha com um preço presumido, e o preço real pode ser diferente:

• O fato gerador não aconteceu (mercadoria perdida, roubada, devolvida ao fornecedor): a Lei Kandir garante a restituição do ICMS-ST correspondente.
• Você vendeu por menos do que a base presumida: o STF decidiu em 2016 (Tema 201) que o contribuinte tem direito à restituição da diferença quando a base efetiva é inferior à presumida.
• Você vendeu por mais: alguns estados preveem na própria legislação a cobrança do complemento nesse caso.

Os procedimentos, prazos e exigências de prova variam por estado. Se você vende muito abaixo do preço presumido, como em promoções agressivas, vale levantar o tema com o contador.

Como o Ravion ajuda

O primeiro ganho vem na entrada. Ao importar o XML da nota do fornecedor, o Ravion preenche o NCM, o CEST e a origem que faltarem no cadastro e, se o item veio com ICMS-ST já retido, marca o produto no grupo tributário de "ST retido", para a revenda sair com CSOSN 500 ou CST 60. Se o cadastro diz uma coisa e a nota diz outra, o sistema mostra a divergência para alguém conferir, sem sobrescrever nada. O passo a passo dessa entrada está em nota fiscal de entrada pelo XML, e a recepção conferida fica em compras e fornecedores.

Quando é você quem retém, as regras de tributação têm MVA original ou ajustada, alíquota e redução da ST e FCP-ST. Sem a MVA, o sistema não deixa a nota sair com um CST de ST. As devoluções de mercadoria com ST têm regras próprias. E o custo da última entrada, usado na margem, já soma o ICMS-ST e o FCP-ST pagos na compra (veja custo médio ou custo da última entrada). Mais detalhes em NF-e e fiscal automático.

Os produtos com ST e as regras de cada estado são configurados no assistente fiscal do Ravion.

Perguntas frequentes

Quem paga o ICMS-ST: o fornecedor ou eu?

Quem recolhe ao estado é o substituto, em geral a indústria, o importador ou o atacadista. Mas o valor vem cobrado na nota e entra no seu custo. Na prática, quem compra paga, e o fornecedor repassa ao estado.

Empresa do Simples Nacional paga ICMS-ST?

Sim, quando a lei atribui a ela a responsabilidade de substituta, ou quando compra mercadoria com ST. O ICMS-ST fica fora do DAS. E a receita da revenda de produtos com ST já recolhido deve ser segregada no cálculo do Simples.

O que é CEST?

É o Código Especificador da Substituição Tributária, com 7 dígitos, que identifica a mercadoria nos anexos do Convênio ICMS 142/2018. Ele é obrigatório na nota para os produtos listados, mesmo quando a operação não tem ST.

Comprei com ST e revendi para outro estado. Pago de novo?

Depende. Pode haver ST ou antecipação no estado de destino, e há regras próprias para ressarcimento do ICMS-ST pago na entrada quando a mercadoria sai do estado. Esse é um caso para resolver com o contador antes de começar a vender.

Posso pedir de volta o ICMS-ST se vendi mais barato?

O STF reconheceu esse direito em 2016 (Tema 201) quando a base efetiva é menor que a presumida. Os procedimentos e as provas exigidas dependem de cada estado.

Conclusão

Substituição tributária não precisa ser caixa-preta: descubra pelo NCM e pelo CEST quais produtos têm ST, confira a nota do fornecedor, declare certo a revenda e coloque o ICMS-ST no custo. O resto é detalhe de cada estado, que o contador resolve com você. Se quiser que a nota de entrada já faça metade desse trabalho, conheça os planos do Ravion.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir.