NF-e e NFC-e na prática: naturezas de operação, CFOP e rejeições

A nota fiscal é o momento em que a venda vira obrigação com o fisco. Um CFOP errado, um NCM vencido ou o endereço do cliente incompleto travam a expedição, e um cancelamento fora do prazo vira dor de cabeça com o contador.

Nesta aula você aprende como emitir NF-e e NFC-e no dia a dia de um e-commerce, como ler o código de cada operação, o que fazer quando a SEFAZ recusa a nota e como corrigir, cancelar ou inutilizar números do jeito certo.

Nesta aula: a diferença entre NF-e e NFC-e, o que são natureza de operação e CFOP em linguagem simples, como emitir pelo pedido, em lote e no balcão, e o caminho certo para rejeição, cancelamento, carta de correção e inutilização.

NF-e e NFC-e: qual nota para qual venda

A NF-e (nota fiscal eletrônica, modelo 55) é a nota da venda online e do atacado: a mercadoria circula, vai para outro endereço, às vezes para outro estado, e viaja acompanhada do DANFE, a representação impressa da nota. A NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica, modelo 65) é a nota do balcão: venda presencial ao consumidor final, com um cupom que traz um QR Code para o cliente consultar a nota.

As duas são autorizadas pela SEFAZ, a Secretaria da Fazenda do estado, e assinadas com o certificado digital da empresa. A NFC-e precisa ainda de um CSC (código de segurança do contribuinte), gerado no portal da SEFAZ do seu estado. As regras de uso da NFC-e variam por estado: confira com o seu contador quais vendas podem sair com ela.

A emissão tem dois ambientes: homologação, para testes sem valor fiscal, e produção, onde a nota vale de verdade. Teste sempre em homologação antes de virar a chave.

Natureza de operação e CFOP em linguagem simples

A natureza de operação diz que tipo de nota você está emitindo: venda, devolução, remessa para conserto, bonificação. Ela define o CFOP e as regras de imposto de cada situação.

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) tem 4 dígitos. O primeiro diz para onde a mercadoria vai: 5 dentro do estado, 6 para outro estado e 7 para o exterior. Nas entradas, os equivalentes são 1, 2 e 3. Os mais comuns no e-commerce:

• 5102 e 6102: venda de mercadoria comprada de terceiros, dentro e fora do estado.
• 6108: venda para consumidor final não contribuinte de outro estado, a típica venda de marketplace para pessoa física.
• 5405 e 6404: venda de mercadoria cujo ICMS já foi recolhido antes, por substituição tributária.
• 1202 e 2202: devolução de venda, quando o cliente devolve.
• 5202 e 6202: devolução de compra, quando você devolve ao fornecedor.

No Ravion, você não escolhe o CFOP a cada venda. A natureza padrão de venda, montada pelo assistente fiscal, escolhe o código pelo destino e pelo tipo de cliente. Cliente com inscrição estadual preenchida é tratado como contribuinte do ICMS, por isso esse campo precisa estar certo no cadastro.

Emitir a NF-e do pedido e a NFC-e do balcão

A NF-e de um pedido pode sair de quatro formas: pelo próprio pedido, em lote, na fila do galpão (A faturar) ou de forma automática, ao aprovar o pedido ou ao terminar a conferência. Em todas, a nota sai pela filial do depósito do pedido. Depois de autorizada, ficam disponíveis o DANFE, o XML e, nos pedidos do Mercado Livre, o envio do XML para o marketplace.

A NFC-e sai no PDV, a frente de caixa. Com o caixa aberto, você bipa os produtos, informa o CPF na nota se o cliente pedir, registra um ou mais pagamentos e finaliza. O estoque sai na hora, o dinheiro entra no caixa e a NFC-e é emitida com o cupom de 80 mm. No PDV, o desconto do operador tem limite, e acima dele só o gestor libera.

Rejeição: o que fazer quando a SEFAZ recusa

Nota rejeitada não foi autorizada, e o número não foi gasto: você corrige o dado e transmite de novo com o mesmo número. As causas mais comuns:

• NCM inexistente ou vencido no cadastro do produto.
• GTIN que não confere com o dígito verificador.
• CPF, CNPJ ou endereço do destinatário incompleto ou errado.
• Inscrição estadual do cliente preenchida sem ele ter, ou com número errado.
• Dados do emitente desatualizados, como a inscrição estadual da sua empresa.
• Número já usado por outro sistema.

Nota em processamento é outra situação: a SEFAZ ainda não respondeu. Consulte antes de transmitir de novo. Na NF-e, se a SEFAZ estiver fora do ar, a contingência permite emitir pela SEFAZ Virtual de Contingência.

Cancelamento, carta de correção e inutilização

Três ferramentas, cada uma para um caso:

• Cancelamento: anula uma nota autorizada, com justificativa de 15 a 255 caracteres. Para a NF-e, a SEFAZ normalmente só aceita em até 24 horas da autorização e se a mercadoria não circulou. Na NFC-e, o prazo varia por estado e pode ser bem menor: confira o do seu.
• Carta de correção eletrônica (CC-e): corrige textos da NF-e. Não serve para mudar valores, impostos, quantidades, o destinatário ou as datas.
• Inutilização: avisa à SEFAZ que uma faixa de números foi pulada e nunca será usada, por exemplo depois de uma falha que fez a numeração saltar. Não é para nota autorizada (essa se cancela) nem para nota rejeitada que você ainda vai corrigir: se inutilizar o número dela, ela recebe outro número. A inutilização tem prazo para ser feita: combine a rotina com o seu contador.

Na prática no Ravion

1. Em Sistema › Configurações fiscais, confira o "Checklist para emitir" e o ambiente (homologação ou produção).
2. Para um pedido, abra Vendas › Pedidos de venda, entre no pedido, vá à aba "Fiscal" e clique em "Emitir NF-e".
3. Para vários, abra Vendas › Emitir notas, marque os pedidos, mantenha a natureza padrão e clique no botão de emitir. Acompanhe o "Resultado da emissão".
4. Se houver rejeição, no quadro "Notas rejeitadas a corrigir" clique em "Corrigir", ajuste o cadastro, use "Refazer a partir do pedido", depois "Validar" e "Transmitir novamente".
5. Para cancelar ou corrigir, abra Vendas › Notas fiscais de saída, clique no número e use "Cancelar NF-e" ou "Carta de correção".
6. Para inutilizar, abra Vendas › Inutilização de numeração, confira as "Lacunas na série", informe série, número inicial, número final e a justificativa e clique em "Inutilizar na SEFAZ".
7. Para a NFC-e, em Sistema › Configurações fiscais, quadro "NFC-e (PDV)", marque "Emitir NFC-e nas vendas do PDV" e preencha a série, o ID do CSC e o CSC.
8. Abra o caixa em Financeiro › Controle de caixa e venda em Vendas › PDV (frente de caixa). Em "Vendas de hoje", ficam o cupom, o botão para emitir de novo uma NFC-e que não saiu e o cancelamento (gestor).

Os detalhes estão em Emita a NF-e de um pedido, Nota rejeitada pela SEFAZ: o que fazer e Naturezas de operação e regras de imposto.

Erros comuns

• Transmitir de novo uma nota em processamento sem consultar a SEFAZ antes.
• Usar a carta de correção para mudar valor ou quantidade.
• Deixar o cancelamento para depois que a mercadoria saiu.
• Inutilizar o número de uma nota rejeitada que ainda seria corrigida.
• Emitir no ERP uma venda do Mercado Livre já faturada pelo Faturador do marketplace.
• Fazer os primeiros testes direto em produção.

Exercício

Em homologação, emita a nota de um pedido de teste, faça uma carta de correção mudando só um texto e cancele a nota. Depois, abra a tela de inutilização e veja se há lacunas na série. Para fixar o CFOP, pegue cinco vendas recentes e escreva, ao lado de cada uma, qual código ela deveria ter: dentro do estado, consumidor de outro estado ou mercadoria com ST.

Resumo da aula

• NF-e é a nota da venda online e do atacado; NFC-e é a nota do balcão, com QR Code e CSC.
• A natureza de operação define o CFOP, e o primeiro dígito diz o destino: 5, 6 ou 7.
• A NF-e sai pelo pedido, em lote, no galpão ou de forma automática, sempre pela filial do depósito.
• Rejeição não gasta número: corrija o cadastro e transmita de novo.
• Cancelamento anula, carta de correção ajusta texto, inutilização fecha números pulados.

Para ver o que o sistema cuida sozinho, leia sobre a NF-e e o fiscal automático e o guia de nota fiscal no e-commerce. As regras fiscais mudam e variam por estado: confirme com o seu contador antes de decidir. Siga para a próxima aula: Impostos do e-commerce.