Contas a pagar e receber, conciliação bancária e fechamento de caixa

O marketplace mostra vendas boas, mas o saldo do banco não acompanha. A tarifa veio diferente do previsto, um boleto foi pago com juros e ninguém lançou, e o caixa da loja fechou com R$ 30 a menos sem explicação. O problema raramente é só falta de dinheiro: é falta de controle sobre onde ele está.

Nesta aula você aprende a organizar as contas a pagar e receber, registrar baixas do jeito certo, conferir o banco e os repasses dos marketplaces e fechar o caixa do dia com qualquer diferença explicada.

Nesta aula: o que são título, baixa e lançamento, como tratar pagamento parcial, juros, multa e desconto, os três tipos de conciliação (extrato do banco, retorno de boletos e repasse do marketplace) e o fechamento de caixa com a quebra de caixa.

Título, baixa e lançamento: as três peças

Todo o financeiro gira em torno de três conceitos:

• Título: uma parcela a pagar ou a receber. Uma venda em 3 vezes no boleto gera 3 títulos; um aluguel recorrente gera um título por mês.
• Baixa: o registro de que o título foi pago ou recebido, no todo ou em parte.
• Lançamento: o movimento que a baixa gera no extrato da conta financeira, aumentando ou diminuindo o saldo.

Muitos títulos nascem sozinhos no Ravion: as vendas dos marketplaces viram contas a receber, e os pedidos de compra e as duplicatas da NF-e de compra viram contas a pagar. O resto você lança à mão, à vista, parcelado ou recorrente.

Dois campos fazem diferença lá na frente. A categoria define em que linha do DRE a conta entra. A competência é o mês a que a conta pertence no resultado, mesmo que o pagamento aconteça em outro mês. E nada é apagado: uma baixa errada se estorna, com um lançamento inverso, e o histórico fica.

Baixa parcial, juros, multa e desconto

O dinheiro raramente chega no valor exato do título. Veja três situações com um título de R$ 1.000:

• Pagou com atraso: o cliente pagou R$ 1.020. Você baixa os R$ 1.000 e informa R$ 20 de juros e multa. O extrato recebe R$ 1.020 e o título fica quitado.
• Pagou com desconto: o cliente pagou R$ 980 à vista, com desconto combinado. Você informa R$ 20 de desconto e o título fica quitado com R$ 980 no extrato.
• Pagou só uma parte: o cliente pagou R$ 400. A baixa é parcial: o título fica como recebido parcial, com R$ 600 em aberto.

Separar juros, multa e desconto do valor principal é o que mantém o DRE certo: o juro recebido é receita financeira, não venda de mercadoria. A baixa em lote é para o caso simples, pelo saldo em aberto; com juros, desconto ou valor parcial, baixe a conta sozinha.

Contas financeiras: onde o dinheiro está

Cada lugar onde o dinheiro fica é uma conta financeira: o caixa da loja, a conta corrente, a poupança, a carteira digital, o saldo do Mercado Pago. O saldo de cada uma é o saldo inicial mais as entradas menos as saídas.

Mantenha uma conta para cada lugar real, com o mesmo nome que a equipe usa. Quando o dinheiro passa de uma conta para outra, como um depósito do caixa no banco, isso é transferência: não é receita nem despesa e não entra no DRE. Se a empresa tem filiais, a conta pode ser de uma filial ou do grupo todo.

Conciliação: banco, boletos e marketplace

Conciliar é conferir se o que está no sistema bate com o que aconteceu de verdade. Há três conferências diferentes.

Extrato do banco

O banco fornece o extrato em arquivo OFX. Ao importar, o Ravion sugere a correspondência entre cada linha do banco e um lançamento do sistema com o mesmo valor e sentido, com até 3 dias de diferença. Você confirma as correspondências. O que está só no banco, como uma tarifa bancária, você lança na hora com a categoria certa.

Retorno de boletos

Quem emite boleto registrado manda ao banco um arquivo de remessa e recebe de volta um arquivo de retorno, no padrão CNAB 240 da FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos). No retorno vêm as liquidações, que baixam os títulos com a data do crédito, e as confirmações, rejeições e baixas de cada boleto. Importar o mesmo arquivo duas vezes não duplica recebimentos. O layout precisa ser homologado com o seu banco antes do uso real.

Repasse do marketplace

No Mercado Livre, a venda entra a receber pelo valor bruto, com a tarifa e o frete como deduções da própria conta. Quando o Mercado Pago libera o dinheiro, o Ravion ajusta as deduções ao valor real e baixa a conta sozinho. Se o líquido calculado difere do informado em mais de 5 centavos, o pedido fica divergente para você revisar. Essa conciliação automática vale para as vendas do Mercado Livre recebidas pelo Mercado Pago.

Controle de caixa: abertura, sangria e fechamento

O caixa da loja ou do balcão funciona por sessão, por operador. O ciclo do dia:

1. Abertura: o operador conta o dinheiro do troco e informa o valor.
2. Durante o dia: as vendas em dinheiro do PDV entram no caixa aberto. O suprimento reforça o troco; a sangria tira dinheiro da gaveta para o banco ou o cofre; recebimentos de contas e lançamentos avulsos também passam por ali.
3. Fechamento: o operador conta a gaveta e informa o valor contado. O sistema compara com o saldo calculado.

Se houver diferença, para mais ou para menos, ela é lançada automaticamente na categoria "Quebra de caixa", e o campo de observações pede a justificativa. O fechamento não pode ser desfeito, e o relatório da sessão mostra tudo o que entrou e saiu.

Na prática no Ravion

1. Em Financeiro › Caixas e bancos, cadastre a conta corrente com tipo, banco, agência, conta, saldo inicial e a data desse saldo.
2. Em Financeiro › Contas a pagar, clique em "Nova conta a pagar", preencha fornecedor, descrição, categoria, condição e vencimento e clique em "Salvar conta".
3. Para baixar, abra o menu "…" da linha e escolha "Pagar…" ou "Receber…". Informe valor e conta financeira, abra "Juros, multa ou desconto" se precisar e confirme.
4. Para várias contas, filtre pela aba "Vencem hoje", marque as linhas e clique em "Pagar selecionadas" ou "Receber selecionadas".
5. Para o extrato, abra a conta em Financeiro › Caixas e bancos, clique em "Importar extrato OFX", escolha o arquivo, confira as correspondências sugeridas e clique no botão "Conciliar".
6. Para os boletos, abra Financeiro › Remessas e retornos, aba "Importar retorno", escolha a "Conta de cobrança" e o arquivo e clique em "Processar retorno".
7. Para os repasses, abra Financeiro › Conciliação de marketplace e revise a aba "Divergente" com "Ver detalhes".
8. Para o caixa, abra Financeiro › Controle de caixa, informe o "Valor contado (R$)" e clique em "Abrir caixa". No fim do dia, use "Fechar caixa" e informe o "Valor contado na gaveta (R$)".

Os detalhes estão em Contas a pagar e a receber, Repasse do Mercado Pago e conciliação das vendas e Abra e feche o caixa e lance a quebra de caixa.

Erros comuns

• Baixar à mão a venda do Mercado Livre, em vez de deixar a conciliação baixar.
• Tentar cancelar uma conta que já tem baixa: estorne a baixa antes.
• Lançar juros recebidos junto com o valor da venda.
• Fazer a sangria sem a conta de destino quando o dinheiro foi para o banco: vira despesa, e não transferência.
• Fechar o caixa sem contar a gaveta.
• Deixar lançamentos sem categoria, que ficam fora do DRE.

Exercício

Lance uma conta a receber de teste de R$ 300 com vencimento ontem. Registre um recebimento de R$ 150 com R$ 5 de juros e confira: a conta fica como recebido parcial, com R$ 150 em aberto, e o extrato recebe R$ 155. Depois, abra a aba "Baixas" da conta, clique em "Estornar" e veja o lançamento inverso no extrato.

Resumo da aula

• Título é a parcela, baixa é o pagamento e lançamento é o movimento no extrato.
• Juros, multa e desconto ficam separados do principal para o DRE sair certo.
• Cada lugar onde o dinheiro está é uma conta financeira; transferência não é despesa.
• Conciliar é conferir: OFX para o banco, CNAB para os boletos, repasse para o marketplace.
• O fechamento de caixa compara o contado com o sistema e lança a diferença como quebra de caixa.

Para ver o financeiro completo, leia sobre o financeiro e a margem real e o artigo sobre conciliação bancária. Siga para a próxima aula: DRE, margem por canal e curva ABC.