Conciliação bancária: o que é e como fazer sem planilha

O sistema diz que a conta tem R$ 18 mil. O banco mostra R$ 16.900. A diferença pode ser uma tarifa que ninguém lançou, um boleto pago que continua em aberto, um Pix sem identificação ou um pagamento lançado duas vezes. Enquanto ninguém descobre, todas as decisões de compra e de pagamento são tomadas com um saldo que não existe.

A conciliação bancária resolve isso. Neste artigo você vê o que ela é, um passo a passo para fazer à mão, as divergências que mais aparecem e como o extrato em OFX e o arquivo de retorno do banco tiram a maior parte do trabalho da planilha.

Em resumo: conciliação bancária é comparar, lançamento por lançamento, o extrato do banco com o que está registrado no financeiro da empresa, até os dois saldos baterem na mesma data. Cada diferença precisa de um motivo: algo que faltou lançar, foi lançado errado ou ainda não compensou. Com o extrato em OFX e o retorno CNAB dos boletos, o sistema casa a maior parte dos movimentos e você só confere as exceções.

O que é conciliação bancária e por que ela importa

Conciliar é provar que o saldo do sistema e o saldo do banco contam a mesma história. Não basta o total bater: cada entrada e cada saída do extrato precisa ter um lançamento correspondente no financeiro, com a data, o valor e a categoria certos.

Ela importa por motivos bem práticos:

• Decisão com saldo real: pagar fornecedor, antecipar compra ou segurar um gasto depende do dinheiro que existe de verdade.
• Cobrança certa: boleto pago que não foi baixado vira cobrança indevida ao cliente.
• Fluxo de caixa confiável: a projeção parte do saldo de hoje. Se ele está errado, a projeção inteira está errada. O assunto é aprofundado em como prever os repasses no fluxo de caixa.
• Contabilidade sem retrabalho: o contador recebe movimentos já explicados, e não um extrato para adivinhar.
• Erro e desvio aparecem cedo: um débito estranho é mais fácil de contestar no dia seguinte do que meses depois.

Para um e-commerce com muitas entradas pequenas, o ideal é conciliar todo dia ou, no mínimo, toda semana.

Como fazer a conciliação bancária passo a passo

Mesmo quem usa um sistema precisa entender a lógica manual, porque é ela que resolve as exceções. O roteiro é este:

1. Escolha uma conta e um período. Concilie uma conta bancária por vez, sempre a partir do último dia já conciliado.
2. Baixe o extrato do período. Prefira o arquivo OFX, que os sistemas conseguem ler. O PDF serve só para conferência visual.
3. Confira o saldo inicial. O saldo do sistema no primeiro dia precisa ser igual ao do extrato. Se não for, o problema está antes: volte ao último período conciliado.
4. Case cada linha do extrato com um lançamento. Mesmo valor, mesmo sentido (entrada ou saída) e data próxima. Marque os dois lados.
5. Lance o que só existe no banco. Tarifas, juros, IOF e débitos automáticos costumam aparecer só no extrato.
6. Investigue o que só existe no sistema. Pode ser um pagamento que ainda não compensou, um lançamento na conta errada ou um registro duplicado.
7. Confira o saldo final. Com tudo casado, o saldo do sistema no último dia deve ser igual ao do banco.
8. Feche o período. O que foi conciliado não deve ser editado. Correção, daqui para frente, é por estorno, para o histórico continuar íntegro.

Case pelo identificador, não só pelo valor

Valores iguais se repetem: dez vendas de R$ 89,90 no mesmo dia geram dez entradas idênticas. Sempre que existir, case pelo número do documento, pelo código da transação no extrato ou pelo nosso número do boleto. O valor confirma; o identificador decide.

Divergências comuns na conciliação bancária e o que fazer

Tarifas e juros que ninguém lançou

Tarifa de pacote, de Pix, de TED e de cobrança aparecem no extrato e quase nunca no sistema. Lance cada uma na categoria de despesa bancária. Se ela se repete todo mês, crie uma conta recorrente.

Boleto pago que continua em aberto

O dinheiro entrou, mas a conta a receber não foi baixada. Além de distorcer o saldo, o cliente pode ser cobrado de novo. A solução definitiva é baixar os boletos pelo arquivo de retorno do banco, como explicado mais abaixo.

Pix e depósitos sem identificação

Uma entrada de R$ 450 sem nome reconhecível não deve virar receita genérica. Procure o valor nas contas a receber em aberto e, se não encontrar, registre em uma categoria provisória e trate como pendência.

Lançamento duplicado ou na conta errada

Um pagamento registrado duas vezes, ou lançado no banco A quando saiu do banco B, aparece como sobra em uma conta e falta em outra. Concilie as duas contas no mesmo período e estorne o lançamento errado.

Diferença de data

Boleto pago no fim de semana ou TED agendada podem cair em dias diferentes do lançamento. Isso não é erro: use uma tolerância de poucos dias para casar e acompanhe o que ficou pendente.

Transferência lançada de um lado só

A transferência entre contas da própria empresa precisa sair de uma e entrar na outra. Lançada só de um lado, ela parece despesa ou receita, e não é nenhuma das duas. O mesmo vale para o saque do saldo do marketplace para o banco.

Conciliação automática com o arquivo de retorno do banco (CNAB)

Para quem emite boletos com cobrança registrada, a troca de arquivos com o banco segue o padrão CNAB, definido pela FEBRABAN. Funciona em duas mãos:

• Remessa: o arquivo que a empresa envia ao banco com os boletos a registrar.
• Retorno: o arquivo que o banco devolve com as ocorrências de cada boleto, como registrado, rejeitado, liquidado ou baixado, além do valor pago, dos juros, do desconto, da tarifa e da data do crédito.

Cada boleto é identificado pelo nosso número. Ao importar o retorno, o sistema encontra o boleto por esse número e baixa a conta a receber com os valores informados pelo banco, sem digitação.

Alguns cuidados fazem diferença:

• Homologue com o banco antes de usar. O layout é padrão, mas cada banco personaliza campos como convênio, carteira e composição do nosso número.
• Não processe o mesmo arquivo duas vezes. Um bom sistema reconhece o arquivo repetido e ignora as liquidações já registradas.
• Revise os casos especiais. Pagamento a maior, pagamento parcial e boleto pago depois de cancelado no sistema pedem uma decisão humana.
• Lance a tarifa de cobrança. O retorno informa a tarifa de cada boleto, e ela precisa entrar como despesa.

OFX e CNAB se completam. O retorno CNAB cuida só da cobrança; o extrato OFX traz todos os movimentos da conta. Use o retorno para baixar os boletos e o OFX para conferir o resto.

Conciliação bancária e conciliação de marketplace

Quem vende em marketplace tem uma camada a mais. O dinheiro das vendas não cai direto no banco: ele passa pela conta de pagamentos do marketplace, já descontado de tarifas e frete. São duas conferências diferentes:

• Venda com repasse: confirma que cada pedido gerou o valor certo na conta do marketplace, com a tarifa e o frete corretos.
• Conta do marketplace com banco: confirma que cada saque chegou ao banco da empresa, como transferência entre contas e não como receita nova.

Pular a primeira esconde tarifa errada; pular a segunda esconde saque sem registro. A conferência venda a venda é o tema de como bater os repasses do marketplace. E, se você vende em vários canais, o guia de venda multicanal mostra como organizar a operação inteira, do pedido ao financeiro.

Como o Ravion ajuda

No financeiro do Ravion, cada pagamento ou recebimento registrado gera um lançamento no extrato da conta escolhida, e o saldo é sempre o saldo inicial mais as entradas menos as saídas. Nada é apagado: o estorno cria o lançamento inverso, e o histórico fica completo para a conciliação.

Em Financeiro › Caixas e bancos, você importa o extrato OFX da conta. O arquivo é lido no navegador e o Ravion sugere a correspondência com os lançamentos de mesmo valor e sentido, com até três dias de diferença, dando prioridade ao código da transação quando ele bate com o documento. A tela mostra o saldo informado pelo banco, o que já estava conciliado, o que tem correspondência para confirmar e o que não tem. Uma linha que só existe no banco, como uma tarifa, pode ser lançada ali mesmo, com a categoria, já conciliada. E os lançamentos pendentes no sistema sem transação no banco aparecem separados. Nada é gravado até você confirmar.

Em Financeiro › Remessas e retornos, ficam os boletos com remessa e retorno no layout CNAB 240 da FEBRABAN. Ao importar o retorno, o Ravion encontra cada boleto pelo nosso número e baixa a conta a receber com juros e desconto, marca os registrados, os rejeitados com o motivo e os baixados, avisa pagamento a maior ou parcial e mostra as tarifas no resumo. Se o mesmo arquivo for importado de novo, as liquidações já processadas são ignoradas. O passo a passo está em concilie o banco com o arquivo de retorno.

Para as vendas do Mercado Livre, a conciliação dos repasses do Mercado Pago (a partir do plano Profissional) baixa cada venda sozinha quando o dinheiro é liberado. O que é baixa, estorno e conta financeira está em contas a pagar e a receber.

O banco é metade do trabalho: os repasses dos meios de pagamento seguem a mesma lógica, como mostra o guia de conciliação de recebíveis.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo fazer a conciliação bancária?

Todo dia, se a conta tem muito movimento, ou pelo menos uma vez por semana. Quanto mais tempo passa, mais difícil fica lembrar a origem de um movimento e contestar uma cobrança indevida no banco.

Qual a diferença entre OFX e CNAB?

O OFX é o extrato da conta em formato de arquivo, com todas as entradas e saídas. O CNAB é o padrão de troca de arquivos de cobrança: a remessa leva os boletos ao banco e o retorno traz as ocorrências de cada um. O OFX serve para conciliar a conta inteira; o retorno CNAB, para baixar os boletos.

O que fazer quando o saldo inicial não bate?

Não comece o período novo. A diferença vem de antes: volte ao último dia conciliado, veja se algum lançamento antigo foi alterado e corrija antes de seguir.

Posso fazer a conciliação bancária pelo PDF do extrato?

Pode, mas tudo vira digitação e conferência visual. O PDF é útil para tirar dúvidas pontuais. Para conciliar o mês, o arquivo OFX economiza horas e reduz erro de digitação.

A conciliação bancária é tarefa do contador?

O contador usa o resultado, mas quem sabe explicar cada movimento é a própria empresa. Entregar movimentos conciliados reduz o retrabalho dos dois lados.

Conclusão

Conciliação bancária é rotina, não mutirão. Comece pelo saldo inicial, case cada linha do extrato pelo identificador, lance o que só existe no banco e investigue o que só existe no sistema. Com o OFX para a conta inteira e o retorno CNAB para os boletos, sobra para você só o trabalho que exige decisão.

Para ver a conciliação funcionando com as suas contas, teste o Ravion por 14 dias.