Faturamento agrupado: como juntar pedidos numa fatura só

O cliente de atacado compra na segunda, repõe na quarta e pede mais umas caixas na sexta. Se cada pedido gera um boleto, ele recebe três cobranças na mesma semana, o financeiro dele reclama e o seu passa o mês conferindo pagamento picado. Na hora de cobrar quem atrasou, ninguém sabe direito qual boleto é de qual entrega.

O faturamento agrupado resolve isso: os pedidos de um período viram uma fatura só, com um vencimento e uma cobrança. Neste artigo você vê quando faz sentido agrupar, como definir o período e o prazo, o que conferir antes de faturar, como fica a nota fiscal de cada pedido e os erros que mais aparecem nessa rotina.

Em resumo: faturamento agrupado é juntar vários pedidos do mesmo cliente, de um período combinado, numa única fatura com um só vencimento. Ele serve para clientes recorrentes de atacado e distribuição, que compram várias vezes por semana a prazo. A mercadoria continua saindo com a nota fiscal de cada pedido; o que se agrupa é a cobrança.

O que é faturamento agrupado

Faturar, no dia a dia do atacado, quer dizer transformar a venda em valor a receber: definir quanto o cliente deve, quando e por qual meio vai pagar. No faturamento pedido a pedido, cada venda gera a sua própria conta a receber. No faturamento agrupado, os pedidos aprovados de um cliente ficam acumulados e, no fim do período, viram uma fatura com a soma de todos eles.

Um exemplo: uma distribuidora de material de limpeza atende um restaurante que faz quatro pedidos por semana. Em vez de quatro boletos semanais, o restaurante recebe uma fatura por quinzena, com a lista dos pedidos, o valor de cada um e o total. Ele confere uma vez, paga uma vez, e você concilia uma entrada só.

A ideia não é nova. A Lei das Duplicatas (Lei 5.474/1968) já prevê que a fatura pode discriminar as mercadorias vendidas ou indicar apenas os números e valores das notas parciais emitidas nas vendas ou entregas. É exatamente o formato de uma fatura que reúne vários pedidos.

Quando vale a pena agrupar pedidos numa fatura

O faturamento agrupado funciona melhor quando três coisas acontecem juntas:

• O cliente compra com frequência. Restaurantes, mercados, lojas de bairro, oficinas e revendas que repõem várias vezes por semana ou por mês.
• A venda é a prazo. Se o cliente paga na hora, com Pix ou cartão, não há o que agrupar.
• Existe crédito aprovado. Agrupar é dar alguns dias a mais de prazo para tudo o que o cliente comprou no período. Isso só faz sentido para quem tem limite e histórico de pagamento.

E há situações em que é melhor manter a cobrança pedido a pedido:

• Cliente novo, ainda sem histórico, ou com atraso recente.
• Pedido grande e esporádico, com condição de pagamento negociada só para ele.
• Cliente que exige um boleto por nota para conferir no próprio financeiro.

Muitas distribuidoras trabalham com os dois modelos ao mesmo tempo: fatura quinzenal para a carteira recorrente e conta por pedido para o resto. O importante é que a regra esteja definida para cada cliente, e não na memória de quem fatura. Quem está estruturando a venda para o atacado encontra mais critérios no guia sobre ERP para distribuidora.

Fatura, nota fiscal e duplicata: o que é cada documento

Boa parte da confusão sobre faturamento agrupado vem de misturar três documentos diferentes.

Nota fiscal

A NF-e é o documento fiscal da venda. Ela registra a operação e os impostos e acompanha a mercadoria no transporte. Em regra, cada saída de mercadoria tem a sua nota, emitida antes de o produto deixar o galpão. Agrupar a cobrança não muda isso: se o cliente recebeu quatro entregas, houve quatro saídas, cada uma com o seu documento fiscal. Para entender o papel de cada nota na operação, vale ler o guia de nota fiscal no e-commerce.

Fatura

A fatura é o documento comercial e financeiro que diz ao cliente quanto ele deve e quando. No faturamento agrupado, ela lista os pedidos ou as notas do período, os valores e o total, com o vencimento combinado.

Duplicata e boleto

A duplicata é o título de crédito que pode ser extraído da fatura, e a mesma lei determina que uma só duplicata não pode corresponder a mais de uma fatura. O boleto é o instrumento de cobrança: é por ele que o banco recebe o pagamento e avisa você. Na prática, a fatura agrupada costuma gerar um boleto com o total, ou alguns boletos se o total for parcelado.

Como a fatura e as notas se referenciam, e o que precisa constar em cada documento, depende do seu regime, do seu estado e da forma como o seu contador organiza a escrituração. Combine isso antes de mudar o modelo de cobrança.

Como definir o período e o prazo da fatura

O período é o intervalo em que os pedidos se acumulam. O prazo é o tempo entre o fechamento da fatura e o vencimento.

Escolha o período pelo ritmo do cliente

• Semanal: para quem compra quase todo dia e tem giro rápido.
• Quinzenal: um meio-termo comum para clientes recorrentes de atacado.
• Mensal: para clientes com volume estável e bom histórico de pagamento.

Calcule o prazo real que você está dando

Agrupar aumenta o prazo médio. Num fechamento mensal com vencimento 15 dias depois, o pedido do dia 1º leva cerca de 45 dias para virar dinheiro, enquanto o do dia 30 leva 15. Coloque isso no fluxo de caixa antes de oferecer o modelo para a carteira inteira, principalmente se você paga o fornecedor em prazo mais curto.

Defina o que fecha e o que fica para a próxima

Combine a regra de corte: entra na fatura o pedido aprovado até o dia do fechamento? E o pedido que foi aprovado, mas ainda não saiu do galpão? Escreva a regra e siga sempre a mesma, para o cliente não estranhar valores que mudam de uma fatura para outra.

Conferência antes de faturar: o checklist

A fatura agrupada concentra o risco: um erro num pedido atrasa o pagamento de todos. Antes de fechar, confira:

1. Só pedidos aprovados e entregues, ou expedidos, conforme a sua regra. Pedido cancelado ou parado na separação não entra.
2. Nenhum pedido já cobrado. O mesmo pedido em duas faturas, ou numa fatura e num boleto avulso, é o erro mais caro.
3. Devoluções e trocas do período. Se o cliente devolveu parte de uma entrega, o valor da fatura precisa refletir isso.
4. Preço e condição. Os valores da fatura batem com os pedidos e com a tabela do cliente.
5. Dados de cobrança. Razão social, CNPJ, endereço completo e e-mail de quem paga, para o boleto não voltar recusado.
6. Vencimento. O dia combinado, de preferência num dia útil em que o financeiro do cliente costuma pagar.

Se o cliente pedir, mande junto a relação dos pedidos e das notas. Isso evita a ligação perguntando que cobrança é aquela e acelera o pagamento.

Erros comuns no faturamento agrupado

• Faturar no fim do mês, na planilha. A lista dos pedidos é montada à mão e sempre falta um ou sobra outro.
• Agrupar para todo mundo. Dar prazo extra a cliente sem limite de crédito é financiar inadimplência.
• Esquecer a devolução. O cliente desconta por conta própria, e a conta a receber fica com uma diferença que ninguém explica.
• Baixar o pagamento olhando o extrato. Com uma fatura de vários pedidos, a baixa manual erra fácil. O ideal é baixar pelo arquivo de retorno do banco, como mostra o artigo sobre boleto registrado e CNAB 240.
• Perder o pedido dentro da fatura. Se a comissão ou o resultado são calculados por venda, cada pedido precisa continuar identificado, com o seu valor, dentro da fatura.

Como o Ravion ajuda no faturamento agrupado

No faturamento agrupado do Ravion, a tela mostra os pedidos aprovados de cada cliente que ainda não têm conta a receber. Você escolhe quais entram: pode agrupar vários pedidos numa única fatura ou gerar as contas de cada pedido, conforme o combinado com aquele cliente.

Com a fatura feita, o Ravion emite os boletos com cobrança registrada pelo arquivo de remessa CNAB 240, que vai para o banco. Quando o banco devolve o arquivo de retorno, você importa, e as liquidações dão baixa nas contas sozinhas, sem ninguém conferir o extrato linha a linha. Antes de começar, confirme com o seu banco a carteira de cobrança registrada.

As contas ficam no financeiro do Ravion, com vencimento e situação, ao lado das contas a pagar, dos caixas, do fluxo de caixa e da inadimplência. O faturamento agrupado e os boletos estão disponíveis desde o plano Essencial.

Perguntas frequentes

O que é faturamento agrupado?

É reunir vários pedidos do mesmo cliente, de um período combinado, numa única fatura com um só vencimento. É comum em distribuidoras e no atacado, com clientes que compram várias vezes por semana a prazo.

Faturamento agrupado precisa de uma nota fiscal só?

Em geral, não. A nota fiscal acompanha cada saída de mercadoria; o que se agrupa é a cobrança. Qualquer mudança na forma de emitir as notas deve ser combinada antes com o seu contador.

Qual o melhor período para a fatura agrupada?

Depende do ritmo de compra do cliente e do seu caixa. Quinzenal é um meio-termo comum para clientes recorrentes; semanal serve para quem compra quase todo dia; mensal, para clientes com volume estável e bom histórico. Calcule o prazo médio que isso gera antes de decidir.

Posso faturar só alguns pedidos do cliente?

Pode. O comum é agrupar os pedidos aprovados e entregues do período e deixar de fora os que ainda estão em separação ou têm condição de pagamento própria. Defina a regra e aplique sempre igual.

Como fica a devolução de um pedido que já está na fatura?

Se a fatura ainda não foi fechada, retire o valor devolvido antes de emitir. Se já foi emitida, combine com o cliente um abatimento na cobrança ou um crédito na próxima fatura, e registre a devolução no pedido de origem para o resultado e a comissão ficarem certos.

Conclusão

O faturamento agrupado troca uma pilha de boletos picados por uma cobrança organizada: o cliente confere uma vez, paga uma vez, e o seu financeiro concilia uma entrada só. Para dar certo, ele precisa de regra clara de período e prazo, conferência antes de fechar e baixa automática pelo banco.

Se quiser ver a fatura agrupada e os boletos funcionando na sua operação, veja os planos ou fale com um especialista.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir.