ERP para distribuidora: o que precisa ter para vender online

A distribuidora tem caminhão na rua, uma carteira de clientes que compra toda semana e uma equipe de RCAs que conhece cada cliente pelo nome. O sistema que roda tudo isso foi pensado para pedido grande, faturado em lote e entregue em rota. Aí chega o pedido de uma unidade, pago no marketplace, com prazo de postagem para amanhã.

Escolher um ERP para distribuidora que quer vender online é decidir como essas duas operações vão conviver: o atacado que já funciona e o varejo digital que está começando. Neste artigo você vai ver os desafios de quem vem do atacado, o que o sistema precisa ter, como funciona o dropshipping do distribuidor e um roteiro de implantação por etapas.

Em resumo: um ERP para distribuidora vender online precisa controlar o estoque de vários CDs e filiais, publicar esse estoque nos canais, vender o estoque do fornecedor sem cancelar pedido, conversar com o ERP de atacado que já existe e dar à força de vendas o mesmo catálogo e preço do escritório. A implantação funciona melhor por etapas, começando por um CD e um canal.

Os desafios da distribuidora no online

O online muda o ritmo do galpão e do escritório:

• Muitos pedidos pequenos. O atacado separa caixa fechada para poucos clientes. O online separa unidade para muitos, com embalagem e etiqueta por pedido.
• Prazo do canal. O marketplace define o prazo de postagem e mede a reputação por ele. Pedido que espera o faturamento do dia seguinte atrasa.
• Estoque dividido. O mesmo produto está em várias filiais e é vendido ao mesmo tempo pelo RCA, pelo balcão, pelo marketplace e pela loja virtual. Sem saldo único e reserva na hora da venda, o mesmo item é vendido duas vezes.
• Cadastro de varejo. O cadastro do atacado tem código e descrição curta. O marketplace pede foto, descrição, peso, medidas e código de barras.
• Fiscal de varejo. A nota sai por pedido, para consumidor final, e a venda para outro estado pode envolver DIFAL.
• Um ERP de atacado que não vai embora. Muitas distribuidoras já têm um sistema robusto para o atacado e não querem trocar tudo de uma vez.

Se a sua dúvida ainda é por onde começar, o artigo distribuidora vendendo online compara os caminhos: B2B digital, marketplaces e revendedores.

O que um ERP para distribuidora precisa ter

Vários CDs e filiais no mesmo controle

A distribuidora raramente tem um CD só. O sistema precisa mostrar o saldo de cada CD e de cada endereço, decidir por regra de qual CD sai cada pedido, emitir a nota pela filial dona do estoque e transferir mercadoria entre filiais com a NF-e de transferência. Também precisa publicar nos canais o estoque certo de cada CD, para o anúncio não vender o que só existe em outra filial. O guia de controle de estoque para e-commerce explica as bases desse controle.

Estoque do fornecedor e dropshipping

A distribuidora também é cliente: compra da indústria. Com o saldo do fornecedor no sistema, dá para anunciar o que ainda não chegou ao galpão, desde que a venda reserve esse saldo, gere a compra e só siga para a separação quando a mercadoria chegar. Sem esse controle, vender estoque de terceiro vira cancelamento.

Integração com o ERP que já existe

Quando o ERP de atacado fica, a integração tem dois sentidos: o saldo vem dele para os anúncios, e os pedidos vão para ele sem digitação. Na avaliação, pergunte de quanto em quanto tempo o saldo é atualizado, o que acontece quando o outro sistema recusa um pedido e como o sistema evita mandar o mesmo pedido duas vezes. Um exemplo é o WinThor, ERP da TOTVS voltado ao atacado distribuidor.

Força de vendas com RCA

O RCA, representante comercial autônomo, é quem leva o catálogo ao cliente. Ele precisa de um app com o preço da região dele, o desconto que pode dar, o estoque real e o pedido entrando direto no sistema, sem papel nem digitação no fim do dia. O pedido do RCA deve cair no mesmo estoque e na mesma fila dos pedidos online, para ninguém vender o que já foi vendido.

Canais e fiscal no mesmo lugar

Marketplace, loja virtual, balcão e vendedor externo precisam chegar numa fila só, com a nota emitida pelas regras de cada estado e a margem de cada canal visível. O guia de venda multicanal mostra como organizar vários canais com um só estoque.

Dropshipping do distribuidor: o seu estoque no canal dos revendedores

Há um segundo jeito de a distribuidora entrar no online: em vez de, ou além de, vender ao consumidor, ela abre o estoque para revendedores online. O revendedor anuncia os produtos da distribuidora nos marketplaces, vende e compra dela conforme as vendas acontecem.

Para a distribuidora, o canal cresce sem montar uma operação de varejo unitário. Para o revendedor, a venda acontece sem imobilizar estoque. Para funcionar, três coisas precisam estar resolvidas:

• saldo atualizado por filial, porque o revendedor anuncia o que a distribuidora tem de verdade;
• pedido sem digitação, para a venda do revendedor virar pedido na distribuidora sem planilha nem WhatsApp;
• reserva de segurança, porque a distribuidora vende o mesmo estoque para outros clientes ao mesmo tempo.

Também vale combinar quem despacha ao consumidor. No modelo do Ravion, por exemplo, a mercadoria vai ao CD do revendedor, que despacha com a nota e a etiqueta dele. O artigo dropshipping com distribuidor WinThor detalha esse fluxo.

Como avaliar um ERP para distribuidora na demonstração

Peça para ver a operação acontecendo, com os seus casos, e não só a lista de recursos:

1. Um pedido do marketplace e um pedido do RCA caindo no mesmo estoque.
2. A simulação de qual CD atende um pedido, e por quê.
3. Uma NF-e de transferência entre filiais, do envio ao recebimento.
4. O estoque de um fornecedor somando no anúncio e a compra sendo montada a partir das vendas.
5. A integração com o seu ERP atual: o que vai, o que volta e o que acontece numa recusa.
6. O app do vendedor com o preço da região e o limite de desconto.
7. A margem real por pedido e por canal, depois das tarifas e do frete.

Implantação por etapas

Trocar tudo num fim de semana é o jeito mais arriscado de começar. Por etapas, os problemas aparecem quando ainda são pequenos:

1. Prepare o cadastro. Revise os produtos que vão para o online: foto, descrição, peso, medidas, código de barras, NCM e categorias.
2. Comece com um CD e um canal. Escolha o CD mais organizado e um marketplace ou uma loja virtual.
3. Organize o galpão. Endereços, estoque inicial contado e separação unitária com conferência.
4. Ligue o ERP de atacado. Primeiro o saldo, depois os pedidos, com poucos produtos no início.
5. Traga a força de vendas. RCAs no app, com catálogo, preços por região e metas.
6. Abra mais CDs e canais. Regras de roteamento, estoque por CD nos canais e transferências entre filiais.

Meça cada etapa antes de passar para a próxima: pedidos no prazo, vendas canceladas por falta de estoque e diferenças de inventário.

Como o Ravion ajuda

O multi-CD do Ravion trabalha com filiais, cada uma com o seu CNPJ e certificado, e depósitos ligados a elas. O pedido vai para o CD certo por regras de roteamento, com simulador antes de ligar, a nota sai sempre pela filial do depósito e cada canal recebe o estoque de cada CD, com multi-origem no Mercado Livre e o Multi CD na Tray. A transferência entre filiais emite a NF-e de transferência e controla o estoque em trânsito, e cada usuário pode ficar limitado à filial em que trabalha.

No dropshipping, o Estoque Drop guarda o saldo de cada fornecedor, um por fornecedor ou por filial dele. Cada conta de venda escolhe quais estoques somam no anúncio, com prioridade e reserva de segurança. A venda sem físico reserva no estoque do fornecedor, entra num pedido de compra em rascunho e é liberada quando a mercadoria chega ao seu CD.

Para quem compra de uma distribuidora que usa o WinThor, seja um revendedor online, seja uma operação online da própria distribuidora que compre dela, o Ravion se liga ao WinThor pelo Automati-Hub, parceiro de integração. O saldo de cada filial da distribuidora entra como Estoque Drop, atualizado em ciclos de poucos minutos, e cada venda vira um pedido no WinThor pela API oficial da TOTVS, um por venda. A compra só passa a "enviada" quando todas as vendas entram, a tela mostra o motivo de cada recusa, e reenviar manda só o que falta. Essa integração está no plano Enterprise, que também inclui API e webhooks dedicados e implantação assistida. O passo a passo está em integre o WinThor e sincronize o estoque.

Na força de vendas, cada vendedor tem o seu código de RCA, que aparece nos pedidos e nos relatórios de comissão. O app traz o catálogo com o preço da região e o desconto máximo de cada um, a sacola, o orçamento por link, a agenda e a rota com visitas registradas por GPS durante o expediente. O pedido entra em aberto para o escritório aprovar, no mesmo estoque dos outros canais, e metas e comissões são calculadas pelas vendas líquidas. Veja cadastre o vendedor, o RCA e o login do app.

Multi-CD, Estoque Drop e força de vendas estão a partir do plano Avançado, que também opera até 3 empresas (CNPJs) no mesmo ambiente.

Distribuidora que entrega com caminhão próprio também precisa de roteirização de entregas e de controle de frota.

Perguntas frequentes

Qual o melhor ERP para distribuidora?

Não existe um único melhor: depende do tamanho da operação, dos canais e do sistema que você já usa. Para vender online, confira se ele controla vários CDs, publica o estoque nos canais, vende o estoque do fornecedor com reserva, conversa com o seu ERP atual e atende a força de vendas.

A distribuidora precisa trocar de ERP para vender online?

Nem sempre. Muitas mantêm o ERP de atacado e ligam a operação online a ele por integração, com o saldo indo para os anúncios e os pedidos voltando sem digitação. O que não funciona é manter dois estoques separados e conferidos à mão.

O que é RCA numa distribuidora?

RCA é o representante comercial autônomo, o vendedor que visita os clientes e tira os pedidos em nome da distribuidora, normalmente com comissão sobre as vendas. No sistema, cada RCA tem um código que identifica os pedidos e as comissões dele.

Dá para vender o estoque de várias filiais nos marketplaces?

Dá, com regras para decidir de qual CD sai cada pedido. No Mercado Livre, a multi-origem aceita depósitos no mesmo estado do CNPJ da conta. Em outro estado, a saída é usar uma conta por CD.

Conclusão

Um ERP para distribuidora que quer vender online precisa juntar o que o atacado já tem, como filiais, RCAs e um ERP de confiança, com o que o varejo digital exige: estoque publicado por CD, reserva na hora da venda, pedido unitário rápido e o estoque do fornecedor vendido sem cancelamento. Comece por um CD e um canal, ligue o que já existe e cresça por etapas. Para desenhar a implantação com a sua operação, fale com a equipe.