Conciliação de recebíveis: como conferir cada repasse

Você vendeu R$ 10 mil na semana, entre cartão, Pix e boleto. Na conta do meio de pagamento apareceu bem menos, em datas diferentes, misturado com tarifas, uma devolução, um valor retido e um saque. O total até parece razoável, mas ninguém consegue dizer se cada venda foi paga certo.

A conciliação de recebíveis é a rotina que responde essa pergunta. Neste artigo você vê o que ela é, como ela se diferencia da conciliação bancária, por que o valor que cai quase nunca é igual ao vendido e um passo a passo para conciliar todo dia sem passar a tarde na planilha.

Em resumo: conciliação de recebíveis é conferir se cada venda paga por cartão, Pix ou boleto virou dinheiro disponível na conta do meio de pagamento, no valor líquido e na data esperados. Cada diferença precisa de um motivo: tarifa, parcela que ainda vai ser liberada, estorno, contestação ou valor retido. Feita todo dia, ela termina com o saldo do sistema igual ao saldo da conta.

O que é conciliação de recebíveis

Recebível é o dinheiro que a empresa já ganhou, mas ainda não tem na mão: a venda no cartão que vai ser liberada, o boleto que vai compensar, a parcela do mês que vem. Conciliar os recebíveis é acompanhar cada um deles até virar saldo e confirmar que chegou o que deveria chegar.

Na prática, a conciliação responde três perguntas para cada venda:

• Chegou? A venda aparece no extrato do meio de pagamento como liberada.
• Chegou certo? O valor líquido bate com o bruto menos as tarifas e os descontos combinados.
• Chegou quando devia? A data de liberação é a prevista para aquele meio e aquela condição.

Se a resposta for não para qualquer uma delas, existe dinheiro parado, cobrado a mais ou perdido. E ninguém vai avisar você.

Conciliação de recebíveis ou conciliação bancária: qual a diferença

As duas comparam o que o sistema diz com o que a conta mostra, mas em níveis diferentes.

A conciliação bancária olha a conta do banco: cada entrada e saída do extrato precisa de um lançamento no financeiro. Quando o meio de pagamento transfere o dinheiro para o banco, aparece uma linha só, com o valor de dezenas ou centenas de vendas somadas.

A conciliação de recebíveis desce um nível. Ela abre aquele valor somado e confere venda por venda: quanto foi vendido, quanto foi descontado, quanto foi liberado e o que ainda falta liberar. Uma não substitui a outra. Sem a de recebíveis, o banco pode bater e mesmo assim uma tarifa cobrada errada passar despercebida.

Por que o valor que cai é diferente do valor vendido

Antes de conciliar, vale entender o que separa o bruto do líquido. Estes são os motivos que mais aparecem.

Tarifas e frete descontados

O meio de pagamento desconta a tarifa de cada transação antes de liberar o dinheiro. Dependendo da operação, o frete também sai do valor da venda. Se a venda for baixada no sistema pelo valor bruto, a conta a receber fecha, mas a despesa some do resultado e a margem de lucro de cada venda fica maior no papel do que na vida real.

Prazo de liberação e parcelas

O Pix costuma ficar disponível rápido; cartão e boleto seguem o prazo do meio e da condição contratada. Venda parcelada pode ser liberada parcela a parcela. Por isso, a venda de hoje nem sempre aparece no extrato de hoje, e isso não é erro: é recebível a vencer.

Antecipação

Quem antecipa recebe antes e paga por isso. A antecipação muda a data e o valor do que entra, e o custo precisa ser lançado como despesa financeira, não escondido na diferença.

Estornos, devoluções e contestações

Cliente devolveu, o valor volta para ele. Cliente contestou a compra no cartão, o valor pode ficar bloqueado até a disputa terminar. Os dois aparecem como saída no extrato e precisam ser ligados à venda original. Uma política de troca e devolução clara ajuda a prever esses movimentos.

Valores retidos e saques

Parte do saldo pode ficar retida como reserva. E quando você saca para o banco, o dinheiro não sumiu: ele mudou de conta. Saque lançado como despesa é um dos erros mais comuns.

Como fazer a conciliação de recebíveis passo a passo

O roteiro abaixo serve para qualquer meio de pagamento. Faça por conta e por dia.

1. Baixe o relatório de liberações do dia. É ele que mostra cada movimento que entrou ou saiu do saldo disponível, com o identificador da operação. O resumo de vendas não serve, porque mostra o que foi vendido, não o que foi liberado.
2. Confira o saldo inicial. O saldo de abertura do dia no sistema precisa ser igual ao do meio de pagamento. Se não for, o problema está em um dia anterior.
3. Case cada liberação com a venda. Use o identificador da operação ou o número do pedido, nunca só o valor. Duas vendas de R$ 89,90 no mesmo dia confundem qualquer conferência pelo valor.
4. Baixe pelo líquido e lance o desconto. A conta a receber fecha pelo valor que caiu, e a diferença vira tarifa, frete ou custo de antecipação, cada um na sua categoria.
5. Ligue estornos e contestações à venda de origem. Assim a devolução aparece no resultado do pedido certo, e não como uma saída solta.
6. Trate saques e reservas como transferência. Saque é transferência para o banco; reserva é transferência para uma conta de valores retidos. Nenhum dos dois é despesa.
7. Resolva o que sobrou. Cobranças de serviço, pagamentos feitos com o saldo, ajustes: vincule a uma conta a pagar ou lance com a categoria certa.
8. Feche o dia. Saldo inicial mais entradas menos saídas tem que dar o saldo final do extrato. Se sobrar diferença, o dia fica aberto até ela ser explicada.

Erros comuns na conciliação de recebíveis

• Baixar pela venda e não pela liberação. A conta a receber fecha no dia da venda, e o dinheiro que não chegou nunca é cobrado.
• Conferir pelo total da semana. O total pode bater com erros que se compensam: uma tarifa a mais aqui, um estorno não lançado ali.
• Lançar a diferença numa categoria genérica. Um "ajuste" sem explicação esconde tarifa errada e custo de antecipação.
• Esquecer a devolução no financeiro. O produto voltou ao estoque, mas o reembolso não foi ligado à venda, e o relatório mostra um lucro que não existe.
• Conciliar uma vez por mês. Trinta dias de movimentos misturados transformam qualquer diferença numa investigação.

Com que frequência conciliar

Todo dia, de preferência pela manhã, conciliando o dia anterior. Quem vende pouco pode fazer semanalmente, mas o trabalho cresce rápido com o volume. Com a Black Friday em 27/11/2026, a conta é simples: se a rotina não estiver diária até lá, a semana de maior movimento vai empilhar liberações que só serão conferidas em dezembro, quando os estornos e as contestações já estiverem chegando.

A conciliação diária também alimenta o fluxo de caixa com a previsão dos repasses: você passa a saber quanto ainda vai ser liberado e quando, em vez de olhar só o saldo do dia.

Como o Ravion ajuda

A conciliação de recebíveis do Ravion trabalha com o Mercado Pago. Você conecta a conta pelo próprio Ravion, e ele lê o relatório de liberações de hora em hora.

Cada venda é baixada pelo valor líquido que caiu, com a tarifa e o frete descontados. Tarifas, devoluções, saques e reservas são lançados no lugar certo: o saque vira transferência para o banco, a reserva vai para a conta de valores retidos e as antecipações também entram como transferências entre as contas certas. Os pagamentos feitos com o saldo podem ser vinculados às contas a pagar, inclusive a fatura do cartão e os pagamentos agrupados.

Você escolhe o modo: conferir antes de lançar ou deixar no automático. No automático, o Ravion lança o que reconhece, e o que ele não reconhece fica numa fila para você vincular a uma conta a pagar ou a receber, ou lançar com a categoria. Ao resolver, você salva a regra, e o que foi classificado uma vez vale para as próximas. O dia só fecha quando o saldo do Ravion bate com o da conta; se não bater, ele fica aberto, com a diferença e os movimentos pendentes à vista.

A conta do banco é conciliada no financeiro do Ravion, pelo arquivo OFX, e cada pedido mostra a margem real, com taxas, frete, imposto e o custo da última entrada. A conciliação de recebíveis entra a partir do plano Profissional.

Perguntas frequentes

O que é conciliação de recebíveis no e-commerce?

É conferir se cada venda paga por cartão, Pix ou boleto foi liberada pelo meio de pagamento no valor líquido e na data esperados, com tarifas, estornos e valores retidos explicados. Ela termina quando o saldo do sistema bate com o da conta do meio de pagamento.

Qual a diferença entre valor bruto e valor líquido?

O bruto é o que o cliente pagou. O líquido é o que sobra depois das tarifas, do frete descontado e de eventuais custos de antecipação. A conta a receber deve ser baixada pelo líquido, com cada desconto lançado como despesa na sua categoria.

Saque do meio de pagamento é despesa?

Não. Saque é transferência entre contas da própria empresa: sai da conta do meio de pagamento e entra na conta do banco. Lançar como despesa diminui o resultado sem motivo e deixa a entrada no banco sem origem.

O que fazer quando o saldo do dia não bate?

Não feche o dia. Procure primeiro os movimentos sem par: liberações sem venda, estornos sem pedido de origem, saques não lançados. Se a diferença vier do saldo inicial, volte ao último dia fechado e corrija antes de seguir.

Preciso conciliar recebíveis se já concilio o banco?

Precisa. A conciliação bancária confere o valor que chegou ao banco, mas não abre esse valor venda por venda. Tarifa cobrada errada, estorno não ligado ao pedido e venda que nunca foi liberada só aparecem na conciliação de recebíveis.

Conclusão

Conciliar recebíveis é transformar um extrato confuso em vendas explicadas: cada liberação casada com o pedido, cada desconto na sua categoria, cada saque como transferência e o dia fechado com o saldo batendo. Feita todo dia, a rotina leva minutos e protege a sua margem.

Para ver a conciliação de recebíveis funcionando com a sua operação, veja os planos ou fale com um especialista.