Controle os números de série na entrada e na saída

Com o controle de número de série, o Ravion rastreia cada unidade de um produto: de qual compra veio, em que endereço está, em qual pedido saiu, para qual cliente foi e até quando vale a garantia. É indicado para notebooks, celulares e equipamentos com garantia. O saldo do estoque continua o mesmo; a série diz quais unidades são.

Passo a passo: ligar o controle no produto

1. Abra Cadastros › Produtos e clique no produto. O controle vale só para produto simples (kit e serviço não têm).
2. Clique na aba "Estoque e rastreabilidade".
3. No quadro "Rastreabilidade", ligue "Controla número de série".
4. Em "Garantia", informe o prazo em meses. Ele conta a partir da expedição. Deixe 0 para produto sem garantia.
5. Clique em "Salvar alterações".

Se o produto já tem unidades em estoque, o Ravion avisa quantas estão sem série. Registre as séries delas pelo link "Registrar as séries do estoque existente" ou em Estoque e WMS › Números de série, botão "Registrar séries existentes". Sem isso, essas unidades não podem ser conferidas nem faturadas.

Passo a passo: séries no recebimento da compra

1. Abra o pedido em Compras › Pedidos de compra e clique em "Receber mercadoria" (ou "Receber restante").
2. Nos itens marcados com "nº de série", bipe a série de cada unidade no campo "Bipe ou digite e tecle Enter". Também dá para digitar e clicar em "Adicionar", ler pela câmera ou usar "Colar vários de uma vez" e "Adicionar lista".
3. Confira o contador do item. A quantidade "A receber" é igual ao número de séries bipadas.
4. Para tirar uma série da lista, clique no X ao lado dela. "Limpar lista" tira todas.
5. Clique em "Confirmar recebimento".

Se o fornecedor escreveu as séries na NF-e importada, elas já vêm preenchidas. Confira com as etiquetas das caixas antes de confirmar e tire o que não chegou. Para importar a nota, veja Importe a NF-e de compra pelo XML.

O Ravion deixa as séries em maiúsculas e sem espaços, do jeito que serão bipadas depois. Ele recusa série repetida na lista e série que já está em estoque ou vendida.

Passo a passo: bipar a série na conferência

1. Abra Estoque e WMS › Conferência e bipe o pedido, ou clique em "Conferir" na lista.
2. Nos itens com série, bipe o número de série de cada unidade, e não o código de barras do produto. Cada série conta 1 unidade.
3. Acompanhe a contagem de cada item. As séries conferidas aparecem embaixo do produto.
4. Bipou a unidade errada? Clique em "remover" ao lado da série e bipe a certa.
5. Com todas as unidades e séries conferidas, a embalagem é liberada.

Se o Ravion avisar que a série está registrada num endereço diferente daquele de onde a separação tirou o produto, a conferência segue, mas confira de onde a unidade saiu. Veja também Separação por ondas e conferência com o coletor.

A série na NF-e e na garantia

• Na NF-e do pedido, as séries conferidas entram nas informações adicionais de cada item, no texto "Nº de série" (ou "Nºs de série"). Por isso, a nota precisa ser montada depois da conferência. Se o texto passar do limite do item, as séries vão para as informações complementares da nota.
• Na expedição, a unidade passa para "Vendida", fica ligada ao cliente e à nota, e a data "Garantia até" é calculada pelo prazo do cadastro.

Consulta de série e garantia

Em Estoque e WMS › Números de série, busque pelo número (exato ou começo), SKU ou nome. As abas separam as situações: "Em estoque", "Separada p/ pedido", "Vendida", "Devolvida pelo cliente", "Com defeito", "Devolvida ao fornecedor" e "Baixada (perda)". Os filtros permitem escolher o "Depósito" e a "Garantia" ("Em garantia", "Garantia vencida" ou "Vendidas sem garantia registrada").

Clique na série para ver "De onde veio", "Para quem foi" e o "Histórico" de cada passo. Ali também ficam "Marcar com defeito", "Voltar ao estoque" e, no menu "Mais ações", "Corrigir número" e "Baixar (perda)".

Para atender um cliente, abra Vendas › Pós-venda, menu "Mais ações", "Consultar garantia por nº de série". Bipe ou digite a série para ver se está "Na garantia" ou "Fora da garantia", a data da venda, o cliente e os atendimentos já feitos.

Problemas comuns

• "Número de série ... não cadastrado no estoque". A unidade entrou sem série. Registre em "Registrar séries existentes".
• A série é de outro produto, que não pertence ao pedido. Bipe a unidade certa.
• "Série ... está em outro depósito". A unidade não está no depósito do pedido.
• Aviso de que faltam números de série e a embalagem está bloqueada. As unidades foram contadas pelo código do produto. Use "Zerar conferência" e bipe a série de cada unidade.
• Não consigo desligar o controle. Há unidades com série no estoque. Elas precisam ser vendidas, devolvidas ou baixadas antes.
• Série digitada errada. Com a unidade em estoque ou com defeito, use "Corrigir número" na tela da série.

Perguntas frequentes

Posso transferir produto com série para outra filial?

Não pela tela de transferências entre depósitos. Mova o produto pela tela Estoque e WMS › Movimentar, dentro da mesma filial. Veja Transfira estoque entre filiais com NF-e.