Como configurar um ERP do zero: empresa, filiais e certificado digital

Contratar o sistema é a parte fácil. O difícil vem no primeiro dia: por onde começar, o que precisa estar pronto antes do primeiro pedido e o que pode esperar. Quem pula etapas descobre o problema na pior hora, com a nota rejeitada ou o pedido parado no galpão.

Nesta aula você vai entender como configurar um ERP do zero, na ordem que evita retrabalho: empresa e filiais, equipe e permissões, impostos e certificado digital. No fim, você sabe o que cada etapa destrava na operação e como conferir que ela ficou pronta de verdade.

Nesta aula: a ordem certa de implantação, o que preencher em cada etapa e como o guia Primeiros passos do Ravion confere, nos seus próprios dados, se cada passo foi feito.

Por que a ordem da configuração importa

Num ERP, uma informação depende da outra. A nota fiscal precisa do CNPJ e do endereço da empresa. O cálculo do imposto precisa do regime tributário. A transmissão precisa do certificado digital. O pedido precisa de um depósito de onde sair. Se uma peça falta, o problema aparece lá na frente, longe de onde nasceu.

Pense na configuração como uma corrente:

• Sem CNPJ, inscrição estadual e endereço, não existe nota fiscal.
• Sem regime tributário, o sistema não sabe que imposto destacar.
• Sem certificado digital, a nota não é assinada nem enviada à SEFAZ.
• Sem filial e depósito, o pedido não tem de onde sair.
• Sem usuários e funções, todo mundo usa o mesmo login e ninguém responde pelo que fez.

Produtos e estoque também entram nessa corrente, e ganham aulas próprias logo depois desta.

Empresa, filiais e depósitos: quem é quem

A empresa é a matriz: razão social, CNPJ, inscrição estadual (o registro da empresa no estado, usado no ICMS) e endereço. Esses dados saem nas notas, nos relatórios e nos boletos.

A filial é outro estabelecimento, com CNPJ e inscrição estadual próprios. Uma loja em São Paulo com um centro de distribuição em Curitiba, por exemplo, tem duas filiais. A UF de cada filial define qual SEFAZ (a Secretaria da Fazenda do estado) autoriza as notas dela.

O depósito é o lugar físico onde o estoque fica, e ele sempre pertence a uma filial. Uma filial pode ter vários depósitos: o CNPJ é da filial, não do depósito. A regra que amarra tudo é simples: a nota de um pedido sai pelo CNPJ da filial do depósito que atende o pedido.

Um cuidado: filiais com a mesma raiz de CNPJ (os 8 primeiros dígitos) são a mesma empresa. Um CNPJ com raiz diferente é outra empresa, e o estoque e as notas de uma não se misturam com os da outra.

Equipe e permissões: cada um com o seu acesso

Cada pessoa entra com o próprio usuário. Isso não é burocracia: é o que permite saber quem aprovou um pedido, quem cancelou uma nota ou quem ajustou um estoque. No Ravion, dois conceitos organizam o acesso:

• Função: o que a pessoa faz. Administrador, Gestor, Operador, Separador, Fiscal ou Financeiro.
• Onde trabalha: todas as filiais ou só as filiais e depósitos marcados.

Quem trabalha só no galpão de Curitiba, por exemplo, vê só os pedidos, o estoque e os relatórios de lá. Se a função padrão libera telas demais ou de menos, dá para ajustar tela a tela. Para as funções com acesso a dinheiro e notas, vale exigir a verificação em duas etapas, com código de um aplicativo autenticador no celular.

Dê a função de Administrador só a quem realmente gerencia o sistema. Cada usuário ativo ocupa uma vaga do plano, e os convites em aberto também.

Impostos e certificado digital: a base da nota fiscal

O regime tributário (Simples Nacional, MEI, Lucro Presumido ou Lucro Real) muda os códigos e os impostos de cada nota. A escolha é do contador, não do sistema. O que o sistema faz é aplicar a escolha sem erro.

No Ravion, o assistente fiscal transforma essa configuração em perguntas simples: qual o regime, se você revende ou fabrica, se vende para consumidor ou empresa, se envia para outros estados, se tem produtos com ICMS-ST. Antes de gravar, ele mostra três notas de exemplo de R$ 100: consumidor no seu estado, consumidor de outro estado e empresa com inscrição estadual. Você vê o resultado antes de emitir a primeira nota de verdade.

O certificado digital A1 é a assinatura eletrônica da empresa. É um arquivo (.pfx ou .p12) do e-CNPJ, comprado de uma certificadora, protegido por senha e com validade, em geral de um ano. Sem ele, nenhuma nota é transmitida. Três pontos práticos:

• O Ravion não guarda o arquivo nem a senha: guarda só a chave privada, criptografada.
• A situação do certificado é conferida todos os dias, e o sistema avisa quando faltam menos de 30 dias para vencer.
• Uma filial da mesma raiz de CNPJ pode usar o certificado da matriz.

Antes de emitir em produção, teste no ambiente de homologação, onde as notas não têm valor fiscal.

Na prática no Ravion

1. Abra Sistema › Primeiros passos. São 8 passos, e o próximo que falta aparece com a borda destacada.
2. Em Sistema › Dados da empresa, preencha razão social, CNPJ e inscrição estadual, digite o CEP (o endereço completa sozinho) e clique em "Salvar dados da empresa".
3. Se houver outro estabelecimento, abra Sistema › Filiais, clique em "Nova filial", preencha código, nome, razão social, CNPJ e UF e clique em "Criar filial".
4. Em Sistema › Depósitos e endereços, crie o depósito e ligue-o à filial certa.
5. Em Sistema › Assistente fiscal, escolha o regime, marque o que vale para a operação, confira as notas de exemplo e clique em "Aplicar configuração".
6. Em Sistema › Certificado digital (só o administrador vê), envie o arquivo do certificado com a senha e clique em "Cadastrar certificado".
7. Em Sistema › Configurações fiscais, confira o "Checklist para emitir" e faça os primeiros testes em homologação.
8. Em Sistema › Usuários, no cartão "Convidar pessoa", informe nome, e-mail e função e clique em "Gerar convite". O link vale 7 dias e funciona uma vez só.
9. Volte a Sistema › Primeiros passos. O passo concluído aparece como "Feito". O que não vale para a sua empresa, marque como "Não se aplica".

O guia não aceita "marcar como feito": ele confere os dados. Os passos de dados da empresa e de cadastro de produtos não podem ser pulados. Os detalhes de cada tela estão em Primeiros passos: implante o Ravion, Cadastre os dados da empresa e as filiais e Convide a equipe e defina o que cada um acessa.

Erros comuns

• Emitir a primeira nota direto em produção, sem testar em homologação.
• Escolher o regime tributário "de cabeça", sem confirmar com o contador.
• Criar um login único para a equipe toda.
• Dar a função de Administrador para todo mundo.
• Cadastrar como filial um CNPJ de outra raiz achando que é a mesma empresa.
• Deixar o certificado vencer: a emissão fica bloqueada até o novo ser enviado.
• Ligar o depósito à filial errada, e a nota sair pelo CNPJ errado.

Exercício

Abra Sistema › Primeiros passos e anote quais passos estão pendentes. Para cada um, escreva quem da equipe é o responsável e qual informação ainda falta, por exemplo "senha do certificado: pedir ao contador" ou "inscrição estadual da filial: conferir no cartão do CNPJ". Depois, conclua o passo de dados da empresa e confira se ele passou a aparecer como "Feito".

Resumo da aula

• A ordem evita retrabalho: empresa e filiais, impostos e certificado, depois a equipe.
• A filial tem CNPJ próprio, o depósito pertence a uma filial e a nota sai pelo CNPJ da filial do depósito.
• A função diz o que a pessoa faz; o acesso diz em quais filiais e depósitos.
• O assistente fiscal monta as naturezas de operação e as regras de imposto, mas o regime é decisão do contador.
• O certificado A1 é arquivo com senha e validade: teste em homologação antes de produção.
• O guia Primeiros passos confere cada etapa nos dados, não no clique.

Quer ver como isso protege a operação no dia a dia? Leia sobre segurança e acessos e, se a sua operação tem mais de um CNPJ, sobre o multiempresa. Para escolher e renovar o certificado, veja o guia do certificado digital A1 para NF-e. Com a empresa configurada, siga para a próxima aula: Cadastro de produtos e importação de planilha sem retrabalho.