Cadastro de produtos e importação de planilha sem retrabalho

Um produto mal cadastrado não avisa na hora. Ele aparece depois: na nota rejeitada por causa do NCM, no frete cobrado errado porque faltou o peso, no pedido que não entra na separação. O cadastro de produtos no ERP é a base de tudo o que vem depois, do anúncio à expedição.

Nesta aula você aprende quais campos importam de verdade, para que serve cada um e como importar centenas de produtos por planilha sem criar retrabalho para a equipe.

Nesta aula: os campos que movem a operação (SKU, GTIN, NCM, unidade, peso, medidas e embalagem), como montar categorias em árvore, quando usar kit ou variação e como importar a planilha sem estragar o que já está cadastrado.

Os campos que movem a operação

Nem todo campo do cadastro tem o mesmo peso. Estes são os que, se faltarem ou estiverem errados, param alguma coisa.

SKU: o seu código interno

O SKU (do inglês "stock keeping unit", unidade de controle de estoque) é o código que identifica o produto dentro da sua empresa. Ele vai na nota fiscal e é por ele que o sistema liga o produto aos anúncios dos marketplaces. Use um padrão curto e sem espaços, como CAM-AZ-M para a camiseta azul tamanho M, e nunca reaproveite o SKU de um produto que saiu de linha.

GTIN: o código de barras

O GTIN, também chamado de EAN, é o número do código de barras impresso na embalagem. Ele é bipado na separação e na conferência e muitos marketplaces pedem esse código no anúncio. Cada GTIN pertence a um produto só. Sem GTIN, a nota sai com "SEM GTIN"; com um GTIN inventado, a SEFAZ pode rejeitar a nota.

NCM: o código fiscal

O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) tem 8 dígitos e diz que tipo de mercadoria é o produto. É ele que define se o produto tem substituição tributária, se o PIS e a COFINS são monofásicos, qual a alíquota de IPI. NCM "parecido" é NCM errado. No Ravion, o NCM pode vir preenchido pelo XML da nota do fornecedor ou sugerido pela IA, sempre para você confirmar.

Unidade, peso, medidas e embalagem

A unidade (UN, CX, KG) é como você vende. Se o fornecedor vende em caixa com 12 e você vende a unidade, o fator de conversão faz a ponte na entrada da nota de compra. O peso bruto vai em kg (0,250 é 250 gramas) e as medidas em centímetros, do produto ou da embalagem de envio. Esses números calculam o frete, os volumes e a etiqueta. Sem eles, o pedido fica travado.

Categorias em árvore e marcas

Categoria serve para organizar a loja, os relatórios e os anúncios. O ideal é uma árvore com poucos níveis, do geral para o específico, como "Ferramentas > Elétricas > Furadeiras". Assim, o relatório de vendas por categoria mostra tanto o total de ferramentas quanto o de furadeiras.

No Ravion, a categoria aceita os níveis separados por ">". Na planilha, a categoria que ainda não existe é criada na hora, com os níveis certos, e a marca também. Antes de importar, combine com a equipe uma lista fechada de categorias: "Furadeira", "Furadeiras" e "furadeiras" viram três galhos diferentes.

Kits e variações: quando usar cada um

São coisas diferentes, e confundir as duas gera estoque errado.

• Kit é um produto composto por outros. O "kit churrasco" com faca, garfo e tábua não tem estoque próprio: o disponível é calculado pelos componentes, e quando o pedido é aprovado o kit é desmontado nos itens que serão separados. Os componentes precisam ser produtos simples.
• Variação é o mesmo produto em versões diferentes, como cor, tamanho ou voltagem. Cada variação tem SKU, GTIN e estoque próprios, ligados a um produto pai.
• Serviço não tem estoque, como instalação ou garantia estendida, e não passa pelo galpão.

Regra prática: se o cliente leva várias coisas juntas, é kit. Se o cliente escolhe uma entre várias opções, é variação.

Planilha: muitos produtos de uma vez

A planilha é o caminho para quem chega com centenas de itens de outro sistema. No Ravion, ela segue algumas regras que é bom conhecer antes:

• Vale .xlsx ou .csv, até 10.000 produtos por vez, num arquivo de até 4 MB.
• Para produto novo, só sku e nome são obrigatórios, mas preencha também NCM, peso, medidas e fornecedor para não travar pedidos.
• Para um SKU que já existe, a planilha só muda o Estoque Drop e o custo da última entrada. Nome, preço e o resto se alteram no cadastro do produto.
• A coluna fornecedor aceita o CNPJ ou o nome exato de um fornecedor já cadastrado.
• Colunas como preco_regiao_5 gravam o preço de uma região de preço, e ficha_voltagem preenche a ficha técnica.
• Colunas com nome desconhecido aparecem no resultado, em "Colunas ignoradas".

Comece com dez linhas, confira o resultado e só depois importe o restante.

Na prática no Ravion

1. Cadastre os fornecedores em Cadastros › Clientes e fornecedores. A planilha só liga o produto a um fornecedor que já existe.
2. Abra Cadastros › Produtos e clique em "Novo produto".
3. Na aba "Geral", preencha "SKU", "Nome", "Tipo", "Marca", "Categoria", "GTIN / EAN" e "Unidade".
4. Na aba "Preços e custos", informe "Preço de venda" e "Custo da última entrada".
5. Na aba "Logística", informe "Peso bruto" e as medidas do produto ou da embalagem de envio.
6. Na aba "Fiscal", informe o "NCM" e a "Origem da mercadoria".
7. Na aba "Fornecedores", adicione o fornecedor e o "Código do produto no fornecedor" e clique em "Salvar produto".
8. Para um kit, use a aba "Composição do kit". Para uma variação, abra o produto pai e clique em "Nova variação" no menu de ações.
9. Para a planilha, clique em "Importar em massa", depois em "Baixar planilha modelo", preencha, escolha o arquivo, marque "Importar somente se não houver nenhuma linha com erro" e clique em "Importar".
10. Na lista de produtos, use o filtro "Dados do cadastro" e escolha "Dados incompletos" para achar o que ainda falta.

O passo a passo completo está em Cadastre produtos um a um ou pela planilha. Para completar o cadastro fiscal pela nota do fornecedor, veja Importe a NF-e de compra pelo XML.

Erros comuns

• SKU com espaço, acento ou repetido entre variações.
• GTIN inventado ou copiado de outro produto: o Ravion acusa "GTIN já cadastrado" e a SEFAZ pode rejeitar.
• Peso em gramas no campo de quilos: 250 no lugar de 0,250.
• NCM escolhido por aproximação, que muda o imposto de toda a família de produtos.
• Usar a planilha esperando mudar o nome de produtos que já existem.
• Importar antes de cadastrar os fornecedores.
• Lançar estoque para um kit, em vez de lançar os componentes.

Exercício

Escolha os seus 10 produtos mais vendidos. Baixe a planilha modelo e preencha, para cada um, SKU, nome, GTIN, categoria em árvore com ">", NCM, peso bruto, as três medidas da embalagem e o fornecedor. Importe com a opção de só importar se não houver erro. Depois, na lista de produtos, filtre por "Dados incompletos" e anote o que ainda falta em cada um.

Resumo da aula

• SKU identifica, GTIN é bipado, NCM define o imposto: os três precisam estar certos.
• Peso e medidas calculam frete e volumes, e sem eles o pedido não entra na separação.
• Categorias em árvore com ">" organizam loja e relatórios; combine a lista antes de importar.
• Kit é composição sem estoque próprio; variação é o mesmo produto em versões, cada uma com SKU.
• A planilha cria produtos novos completos, mas no SKU existente só muda Estoque Drop e custo da última entrada.

Para entender como o cadastro alimenta o estoque, veja o estoque endereçado e o artigo sobre NCM correto e impostos. Com os produtos prontos, siga para a próxima aula: Estoque inicial e inventário.