Do pedido à entrega: o caminho do pedido em um ERP para e-commerce

Segunda-feira de manhã entram 300 pedidos de três canais. Alguns têm prazo de envio para hoje, outros têm um produto que acabou, outros pedem um item que está no fundo do galpão. Sem um caminho claro, a equipe separa pela ordem de chegada, o pedido urgente atrasa e o pacote sai com o item trocado.

Nesta aula você vai entender o fluxo de pedidos no e-commerce etapa por etapa, o que cada uma garante, quem faz o quê e o que acompanhar todos os dias para nenhum pedido ficar parado no caminho.

Nesta aula: as sete etapas do pedido, por que aprovar é reservar, como a onda de separação economiza caminhada, onde a conferência evita o envio errado e o que precisa acontecer para o pedido sair com nota e etiqueta.

As etapas do pedido, em ordem

Todo pedido, venha do marketplace, da loja virtual ou criado à mão, segue o mesmo caminho no Ravion:

1. Em aberto: o pedido chegou, mas ainda não reservou estoque.
2. Aprovado: o estoque está reservado e o pedido espera uma onda de separação.
3. Em separação: o pedido está numa onda, e o separador está no galpão.
4. Separado: os itens saíram das prateleiras e foram para a área de expedição.
5. Embalado: o pedido foi conferido item a item e os volumes foram registrados.
6. Expedido: a transportadora coletou e o estoque foi baixado de vez.
7. Entregue: o cliente recebeu.

Pedido só de serviços não passa pelo galpão: ao ser aprovado, vai direto para Embalado.

Aprovar é reservar

A aprovação é o momento em que o pedido "segura" a mercadoria. O sistema confere se o depósito do pedido tem tudo disponível, desmonta os kits nos componentes e reserva o estoque. A partir daí, aquelas unidades não aparecem mais como disponíveis para outro cliente.

Se falta mercadoria, a aprovação acusa o produto, quanto o pedido precisa e quanto há no depósito, e o pedido aguarda estoque. Com mais de um centro de distribuição, as regras de roteamento decidem de qual depósito cada pedido sai.

A aprovação pode ser automática. No Mercado Livre, a conta pode trazer a venda paga já aprovada, quando há estoque. Nas lojas virtuais, existe a opção de o pedido pago já entrar aprovado. Se precisar voltar atrás, "Estornar aprovação" libera a reserva.

Onda e picking: vários pedidos numa caminhada só

Em vez de o separador atravessar o galpão uma vez por pedido, a onda junta vários pedidos aprovados do mesmo depósito numa única rota. Os pedidos com prazo mais curto e prioridade maior vêm primeiro.

Ao gerar a onda, o Ravion cria as tarefas por endereço: primeiro os endereços de picking, depois os de armazenagem; primeiro a menor validade, regra conhecida como FEFO (do inglês "first expired, first out", o que vence antes sai antes); e por fim a ordem de caminhada pelo galpão.

No picking, que é a coleta dos itens nas prateleiras, o separador bipa a etiqueta do endereço e depois o produto. Se for o endereço ou o produto errado, o coletor avisa na hora. Se faltar mercadoria, ele registra a falta, e o pedido incompleto volta para Aprovado para entrar numa nova onda.

Um produto sem fornecedor, NCM, peso ou medidas não entra em onda: o pedido aparece como "Cadastro pendente" até o cadastro ser completado.

Conferência, nota fiscal e expedição

Conferência e volumes

A conferência é a segunda checagem, feita na bancada: cada item do pedido é bipado antes de embalar. Se alguém bipa um produto que não é daquele pedido, o sistema avisa e o pacote errado não chega a ser fechado. Produtos com número de série são conferidos pela série de cada unidade.

Depois vem a embalagem: número de volumes e, em cada volume, peso e medidas. Esses dados vão para a etiqueta e para o frete. O pedido passa para Embalado.

Nota fiscal

A NF-e (a nota fiscal eletrônica da venda) pode sair em três momentos: emitida em lote na fila "A faturar", automaticamente ao aprovar o pedido ou automaticamente ao terminar a conferência. A empresa também pode exigir nota autorizada para expedir: assim, nenhuma etiqueta é impressa sem nota.

Etiqueta, coleta e entrega

Na expedição, o pedido bipado gera a etiqueta de envio e a DANFE simplificada, que é o resumo da nota em formato de etiqueta. Nos pedidos do Mercado Envios, a etiqueta é a oficial, baixada do Mercado Livre. Nos demais, sai a etiqueta própria de 100 × 150 mm, uma por volume.

Os pedidos prontos entram numa lista de coleta da transportadora. Na hora da coleta, você registra o motorista, o documento, a placa e a assinatura. Confirmada a coleta, o estoque é baixado e os pedidos ficam Expedido. O romaneio impresso, com pedidos, notas, volumes e assinatura, vale como recibo.

A etapa Entregue pode ser marcada no pedido, ou chegar sozinha pelo rastreio, quando a integração de rastreio com a SisFrete está ligada.

O que acompanhar todos os dias

• Envios de hoje: o que precisa sair hoje, incluindo os atrasados, do prazo mais apertado para o mais folgado.
• Pedidos em aberto: venda que não foi aprovada não reserva estoque.
• Aguardando estoque: compras que precisam chegar ou estoque que precisa ser guardado.
• Cadastro pendente: produto incompleto segurando pedido.
• Notas rejeitadas a corrigir: pedido parado na fila A faturar.
• Embalados fora de lista: pacote pronto que ainda não está em nenhuma coleta.

Na prática no Ravion

1. Abra Vendas › Pedidos de venda, clique em "Envios de hoje", marque os pedidos e clique em "Aprovar selecionados" (até 500 por vez).
2. Abra Estoque e WMS › Separação, clique em "Nova onda", use "Selecionar atrasados e de hoje" e clique em "Gerar onda".
3. Abra a onda, clique em "Modo coletor" e bipe endereço e produto em cada tarefa.
4. Em Estoque e WMS › Conferência, bipe o número do pedido e cada produto. Em "Embalagem", informe o "Nº de volumes" e o peso e clique em "Finalizar embalagem".
5. Em Estoque e WMS › A faturar, marque os pedidos e clique em "Emitir".
6. Em Estoque e WMS › Expedição, bipe o pedido no quadro "Imprimir etiqueta".
7. Em "Nova lista de coleta", escolha a transportadora, clique em "Criar lista" e bipe cada pedido que vai sair.
8. Na coleta, preencha "Motorista", "RG ou CPF" e "Placa", colha a assinatura e clique em "Confirmar coleta e expedir". Depois, imprima o "Romaneio".

Os detalhes estão em Do pedido à entrega: como o pedido anda no Ravion, Separação por ondas e conferência com o coletor e Expedição: etiquetas, DANFE e lista de coleta.

Erros comuns

• Separar pela ordem de chegada, sem olhar o limite de expedição.
• Deixar mercadoria parada no recebimento: ela conta como estoque, mas não entra na onda.
• Pular a conferência "porque o separador é bom".
• Imprimir etiquetas direto no Mercado Livre e não registrar a coleta no sistema.
• Misturar transportadoras ou depósitos na mesma lista de coleta.
• Cancelar um pedido que está numa lista de coleta sem tirá-lo da lista antes.

Exercício

Crie um pedido de teste em Vendas › Pedidos de venda com dois produtos e leve-o por todo o caminho: aprove, gere uma onda, separe no modo coletor, confira, emita a nota em homologação, imprima a etiqueta e monte a lista de coleta. Depois, abra a aba "Histórico" do pedido e anote quanto tempo ele ficou em cada etapa. A etapa mais lenta é por onde começar a melhorar.

Resumo da aula

• O pedido anda por sete etapas, de Em aberto a Entregue.
• Aprovar é reservar: sem aprovação, o estoque continua disponível para outros clientes.
• A onda junta pedidos numa rota única, com picking antes de armazenagem e FEFO.
• A conferência bipada pega o erro antes de o pacote ser fechado.
• Nota, etiqueta e lista de coleta fecham o ciclo, e a coleta confirmada baixa o estoque.

Para ver o galpão funcionando, leia sobre a separação por ondas e o artigo sobre separação por ondas no WMS. Você terminou a trilha de iniciante. A próxima trilha: Gestão fiscal, financeira e relatórios começa pelas notas fiscais na prática.