Estoque inicial e inventário: começando com o saldo certo

O sistema diz que tem 12, o galpão tem 9 e o anúncio continua vendendo. Quase sempre o problema começou no primeiro dia, com um estoque inicial lançado às pressas, sem endereço ou contado pela metade. Depois disso, cada venda só aumenta a diferença.

Nesta aula você vai entender os tipos de saldo, como organizar os endereços do galpão, os dois jeitos de lançar o estoque inicial e como manter o número certo ao longo do tempo com inventários e com o histórico de movimentos.

Nesta aula: a diferença entre estoque físico, disponível e reservado, os tipos de endereço do galpão, como lançar o saldo inicial por entrada manual ou por inventário e quando usar o inventário geral e o rotativo.

Físico, disponível e reservado

Três números contam histórias diferentes sobre o mesmo produto:

• Físico: o que está nas prateleiras, em endereços liberados. O que está em avaria, quarentena ou em endereço bloqueado não conta.
• Reservado: o que já pertence a pedidos aprovados, mas ainda não saiu do galpão.
• Disponível: o físico menos o reservado. É o que ainda pode ser vendido, e é esse número que vai para os canais de venda.

Exemplo: há 10 unidades de uma luminária na prateleira e 3 estão em pedidos aprovados. O físico é 10, o reservado é 3 e o disponível é 7. Se o anúncio mostrar 10, você corre o risco de vender o que já é de outro cliente.

Kits não têm saldo próprio: o disponível de um kit é calculado pelos componentes. Se a tábua do kit churrasco acabou, o kit também acabou.

Endereços: cada unidade no seu lugar

Endereçar é dar a cada posição do galpão um código, como A-01-02-01: rua A, prédio 01, nível 02, posição 01. Com isso, o sistema sabe não só quanto há, mas onde está, e a separação deixa de depender da memória de alguém. No Ravion, cada endereço tem um tipo:

• Recebimento: onde a mercadoria chega e espera ser guardada.
• Armazenagem: o estoque de reserva, também chamado de pulmão.
• Picking: as posições de separação, de fácil acesso, abastecidas a partir da armazenagem.
• Expedição: o que já foi separado para pedidos e espera a embalagem e a coleta.
• Avaria e quarentena: o que não pode ser vendido, e por isso fica fora do físico.

A separação só tira itens de endereços de picking e de armazenagem. Cada depósito precisa de pelo menos um endereço de recebimento e um de expedição. Não precisa endereçar tudo no primeiro dia: dá para começar com um depósito simples e organizar o galpão aos poucos.

Estoque inicial: entrada manual ou inventário

Há dois caminhos para dizer ao sistema o que já existe no galpão.

A entrada manual é feita produto a produto: você informa a quantidade, o endereço e, de preferência, o custo unitário. Funciona bem quando há poucos SKUs ou quando você tem o custo de cada um à mão. O custo informado recalcula o custo médio, que é o que dá o valor do estoque.

O inventário é feito bipando cada endereço e os produtos que estão nele. É o caminho natural para um galpão cheio. Um detalhe importa: o ajuste do inventário é valorizado pelo custo médio atual do produto. Para um produto novo, ainda sem custo médio, prefira a entrada manual com custo unitário, ou o estoque entra valendo zero.

Se o produto controla lote, validade ou número de série, essas informações entram já na carga inicial. Depois fica muito mais difícil recuperar.

Inventário geral e inventário rotativo

O inventário geral conta o depósito inteiro. Costuma ser feito na implantação e em datas fixas do ano. O inventário rotativo conta uma parte do galpão por vez, como uma rua por semana, e assim o estoque inteiro é conferido ao longo do tempo sem parar a operação. Uma boa prática é contar com mais frequência os produtos que mais vendem, que são os que mais erram.

No Ravion, os dois usam a mesma tela. O campo de prefixo de endereço define o tamanho da contagem: vazio conta o depósito todo, "A-" conta só a rua A. Ao abrir, o sistema guarda os saldos daquele momento como quantidade prevista. As operações podem continuar durante a contagem e, ao finalizar, a diferença é calculada contra o saldo do momento da finalização. Só os itens contados são ajustados. Finalizar não pode ser desfeito; cancelar encerra sem mexer em nenhum saldo.

Kardex: o histórico que explica cada saldo

O kardex é o registro de todos os movimentos de estoque: entradas, saídas, transferências, ajustes de inventário, separações e expedições, com usuário, data e documento. No Ravion ele é imutável: nada é apagado, e uma correção vira um novo movimento.

Quando um saldo não bate, o kardex responde a pergunta "o que aconteceu com esse produto?". Filtre pelo produto ou pelo endereço e leia de trás para frente: entrou pela compra, saiu num pedido, voltou numa devolução, foi ajustado no inventário de terça.

Na prática no Ravion

1. Em Sistema › Depósitos e endereços, abra o depósito, use "Gerar endereços em massa" e depois "Imprimir etiquetas" para colar nas prateleiras.
2. Para a entrada manual, abra Estoque e WMS › Movimentar, aba "Entrada manual", e escolha o "Produto".
3. Informe "Quantidade", "Endereço de destino", "Lote" e "Validade" (se usar) e o "Custo unitário".
4. Em "Observação", escreva "saldo inicial" e clique em "Registrar entrada".
5. Para o inventário, abra Estoque e WMS › Inventários, clique em "Novo inventário", escolha o "Depósito" e, se quiser, o "Prefixo de endereço", e clique em "Abrir inventário".
6. Em "Contagem por leitura", bipe o endereço, depois cada produto, e clique em "Trocar endereço" para seguir.
7. Confira as abas "Não contados", "Contados" e "Divergentes". Endereço vazio: informe 0.
8. Clique em "Finalizar e ajustar estoque" (gestor ou administrador) e confirme.
9. Se algo ficou no recebimento, use a aba "Armazenagem" de Estoque e WMS › Movimentar e clique em "Armazenar".
10. Confira o resultado em Estoque e WMS › Saldos e o histórico em Estoque e WMS › Histórico (kardex).

O passo a passo detalhado está em Lance o estoque inicial e faça inventários. A contagem também pode ser feita pelo celular: veja App do galpão: separar, conferir e movimentar pelo celular.

Erros comuns

• Lançar tudo no endereço de recebimento e esquecer de armazenar: a mercadoria conta como estoque, mas não entra nas ondas de separação.
• Lançar estoque de kit, em vez de lançar os componentes.
• Fazer a carga inicial por inventário em produto sem custo, e o estoque aparecer sem valor.
• Deixar endereço vazio sem informar 0 na contagem.
• Corrigir saldo com saída manual sem motivo, em vez de um inventário.
• Contar o galpão inteiro de uma vez, no fim do expediente, com a equipe cansada.

Exercício

Escolha uma rua ou uma estante do galpão e abra um inventário só dela, usando o prefixo do endereço. Conte, confira a aba "Divergentes" e anote, para cada diferença, uma causa provável: separação errada, entrada sem registro, avaria não lançada. Finalize e abra "Ver ajustes no kardex" para ver como os ajustes ficaram registrados.

Resumo da aula

• Disponível é físico menos reservado, e é o número que vai para os canais.
• Endereços têm tipo, e a separação só tira de picking e de armazenagem.
• Entrada manual com custo é o caminho para produto novo; inventário é o caminho para galpão cheio.
• Inventário geral conta tudo; o rotativo conta uma parte por vez, sem parar a operação.
• O kardex explica cada saldo, com quem, quando e por qual documento.

Para ver como o estoque endereçado funciona no dia a dia, leia sobre o estoque endereçado e o artigo sobre inventário rotativo. Com o saldo certo, siga para a próxima aula: Do pedido à entrega.