Planilha de controle de estoque: modelo e hora de trocar

Quase toda operação começa do mesmo jeito: um arquivo com o código do produto, o nome e a quantidade. Nos primeiros meses, funciona. Até o dia em que o anúncio vende um item que não está na prateleira, ou duas pessoas salvam versões diferentes do mesmo arquivo e ninguém sabe qual vale.

Uma planilha de controle de estoque bem montada resolve muito enquanto a operação é pequena. Neste artigo você vai ver quais colunas ela precisa ter, as fórmulas que mantêm o saldo certo, onde ela começa a falhar e como migrar para um sistema sem perder o trabalho que já foi feito.

Em resumo: uma boa planilha de controle de estoque separa o cadastro dos produtos dos movimentos (entradas e saídas) e calcula o saldo por fórmula, nunca digitado à mão. Ela atende bem quem tem poucos produtos, um canal de venda e uma pessoa cuidando do estoque. Com vários canais, pedidos todos os dias e mais gente mexendo no saldo, é hora de trocar por um ERP.

O que uma boa planilha de estoque precisa ter

O erro mais comum é ter uma aba só, com uma coluna "quantidade" que alguém altera direto. Um dia a pessoa esquece de descontar uma venda, e não há como descobrir onde o número se perdeu.

O modelo que funciona tem duas abas:

• Produtos: uma linha por produto, com o cadastro e o saldo calculado.
• Movimentos: uma linha por entrada ou saída, com data, código, tipo, quantidade e documento.

O saldo é sempre a soma das entradas menos a soma das saídas daquele produto. Assim, cada número tem uma origem que dá para conferir.

Código (SKU) e descrição

O SKU é o código interno do produto: único, curto e que não muda com o tempo. Evite nomes como "camiseta azul nova". Use um padrão fixo, por exemplo uma sigla da categoria mais um número sequencial, e crie um SKU para cada variação de cor ou tamanho. Ao lado vêm a descrição, a unidade (unidade, caixa, par) e o código de barras (EAN), se o produto tiver.

Entradas e saídas

Na aba de movimentos, cada linha registra:

• a data;
• o SKU;
• o tipo: "Entrada" ou "Saída";
• a quantidade;
• o documento: número da nota de compra, do pedido ou o motivo do ajuste.

Compra recebida é entrada. Venda despachada é saída. Avaria, brinde, amostra e uso interno também são saídas, sempre com o motivo. Uma diferença encontrada na contagem entra como entrada ou saída de ajuste, conforme o sentido.

Saldo

Na aba de produtos, o saldo é uma fórmula. No Excel ou no Google Planilhas em português, com o SKU na coluna A da aba de produtos e, na aba de movimentos, o SKU na coluna B, o tipo na C e a quantidade na D:

=SOMASES(Movimentos!D:D;Movimentos!B:B;A2;Movimentos!C:C;"Entrada")-SOMASES(Movimentos!D:D;Movimentos!B:B;A2;Movimentos!C:C;"Saída")

Use uma lista suspensa na coluna de tipo para ninguém escrever "entrada" de três jeitos diferentes. Um erro de digitação ali some com o movimento da conta.

Estoque mínimo

Uma coluna com a quantidade abaixo da qual é preciso comprar e outra com o alerta. Com o saldo na coluna F e o mínimo na G: =SE(F2<=G2;"COMPRAR";""). A formatação condicional ajuda a destacar a linha. Para chegar no número certo, veja como calcular estoque mínimo e ponto de pedido.

Custo

Registre o custo unitário em cada entrada da aba de movimentos e, na aba de produtos, o custo da última compra. Ele serve para duas contas diferentes: o valor do estoque parado e a margem de cada venda. A diferença entre os dois critérios está em custo médio ou custo da última entrada.

Como manter a planilha confiável no dia a dia

A estrutura certa não adianta sem disciplina. Algumas regras simples evitam a maior parte dos erros:

• um arquivo só, na nuvem, sem cópias circulando por e-mail ou WhatsApp;
• uma pessoa responsável por revisar os lançamentos;
• movimentos lançados no mesmo dia, de preferência na hora em que acontecem;
• colunas de fórmula protegidas, para ninguém digitar por cima;
• uma cópia guardada por mês, para conseguir voltar atrás;
• contagem física frequente, com as diferenças lançadas como ajuste e com o motivo.

A contagem é o que mostra se a planilha está dizendo a verdade. O inventário rotativo ajuda a contar por partes, sem parar a operação.

Os limites da planilha de controle de estoque

A planilha não é ruim. Ela só não foi feita para uma operação que muda a cada minuto. Os limites costumam aparecer nesta ordem:

• Não está ligada às vendas. O pedido cai no marketplace e a planilha só fica sabendo quando alguém lança. Nesse intervalo, o anúncio continua mostrando um saldo que já não existe.
• Não reserva. Vendeu, mas ainda não despachou: o item continua no saldo e pode ser vendido de novo em outro canal.
• Não sabe onde está o produto. Saldo 12 não diz em qual prateleira. A separação depende da memória de quem conhece o galpão.
• O rastro é fraco. Mesmo com histórico de versões, descobrir quem mudou um número, quando e por quê vira trabalho de detetive.
• Fica lenta e frágil. Com milhares de linhas de movimento, as fórmulas pesam, e uma linha apagada sem querer muda todos os saldos.
• Não conversa com a nota fiscal. A nota de compra é digitada de novo, e a de venda sai de outro sistema.

Sinais de que é hora de trocar por um ERP

Se você reconhece dois ou três itens desta lista, a planilha já custa mais tempo do que economiza:

• você vende em mais de um canal (Mercado Livre, loja virtual, balcão) com o mesmo estoque;
• já cancelou venda por falta de um produto que a planilha dizia ter;
• mais de uma pessoa lança movimentos;
• toda contagem volta com diferença e ninguém sabe explicar a causa;
• a compra é feita no "acho que está acabando";
• o galpão cresceu e ninguém acha o produto sem perguntar a alguém;
• atualizar a planilha toma mais tempo do que cuidar das vendas.

Um ERP com controle de estoque junta a venda, a reserva, o endereço, a nota e a compra no mesmo lugar. O guia de controle de estoque para e-commerce mostra como esse controle funciona de ponta a ponta.

Como migrar da planilha para o sistema

A boa notícia: uma planilha organizada é o melhor ponto de partida. O trabalho mais chato, padronizar SKU e cadastro, já foi feito.

Importar os produtos

Antes de importar, limpe o cadastro: SKUs duplicados, o mesmo item com duas descrições, produtos que não vende mais. Depois, leve as colunas de cadastro (SKU, nome, código de barras, custo, estoque mínimo) para o modelo de importação do sistema. Aproveite para completar o que a planilha costuma não ter e o sistema vai pedir: NCM, peso, medidas e fornecedor.

Lançar o estoque inicial

O saldo de abertura deve ser o físico contado, não o número da planilha. Escolha um dia de pouco movimento, conte, lance e, a partir daquele momento, todo movimento passa só pelo sistema.

Fazer o primeiro inventário

Nas primeiras semanas, conte por áreas para confirmar que o saldo de abertura e os movimentos novos estão batendo. Uma diferença agora é muito mais fácil de explicar do que daqui a seis meses.

Deixe a planilha antiga só para consulta, sem edição. Duas fontes de verdade ao mesmo tempo é o caminho mais curto para voltar ao problema.

Como o Ravion ajuda

No Ravion, as regras de uma planilha bem feita viram regras do sistema. O saldo nunca é editado direto: todo movimento vai para o histórico (kardex), com usuário, data e documento. E o disponível já desconta o que está reservado para pedidos, então o mesmo item não é vendido duas vezes.

Para sair da planilha, o cadastro vai pela importação em massa. Você baixa a planilha modelo, copia as colunas que já tem (SKU, nome, GTIN, categoria, custo da última entrada, estoque mínimo e máximo, fornecedor, NCM, peso e medidas) e importa até 10.000 produtos por arquivo, em .xlsx ou .csv. O resultado mostra linha a linha o que entrou e o que deu erro. O passo a passo está em cadastre produtos um a um ou pela planilha.

O saldo de abertura entra por entrada manual, com o custo unitário, ou por um inventário em que a equipe bipa cada endereço e o que está nele. As diferenças viram ajustes que só o gestor finaliza. Veja lance o estoque inicial e faça inventários.

A partir daí, o estoque endereçado mostra quanto tem, onde está e o que já foi vendido. O sino avisa quando um produto chega ao estoque mínimo, e a tela de compras sugere quanto comprar, pelo mínimo e máximo do cadastro ou pela venda média e o prazo do fornecedor. A planilha também não precisa sumir: os relatórios exportam CSV para quem gosta de analisar no Excel.

Perguntas frequentes

Existe planilha de controle de estoque grátis?

Sim. Dá para montar uma no Excel ou no Google Planilhas com as duas abas deste artigo, produtos e movimentos, e o saldo calculado por fórmula. O que custa não é o arquivo: é o tempo para manter tudo lançado e conferido.

Quais colunas uma planilha de estoque deve ter?

No cadastro: SKU, descrição, unidade, código de barras, estoque mínimo e custo. Nos movimentos: data, SKU, tipo (entrada ou saída), quantidade e documento. O saldo é calculado a partir dos movimentos, nunca digitado.

Planilha serve para controlar o estoque de e-commerce?

Serve no começo, com poucos produtos e um canal. Com vários marketplaces vendendo o mesmo estoque, a planilha não acompanha a velocidade dos pedidos nem reserva o que já foi vendido, e a venda sem estoque começa a aparecer.

Como passar a planilha para um ERP?

Limpe o cadastro, importe os produtos pelo modelo do sistema, conte o estoque físico para o saldo de abertura e, a partir de um dia combinado, lance tudo só no sistema. Nas semanas seguintes, conte por áreas para confirmar que o saldo está batendo.

Posso continuar usando planilha depois de ter um ERP?

Pode, para análise: exporte os relatórios e trabalhe à vontade. O que não pode é a planilha voltar a ser o lugar onde o saldo é atualizado.

Conclusão

A planilha de controle de estoque funciona quando tem estrutura: cadastro de um lado, movimentos do outro e saldo por fórmula. Quando os canais se multiplicam e mais gente mexe no estoque, ela vira o gargalo da operação.

Se a sua planilha já está organizada, metade da migração está feita. Leve as mesmas colunas para a planilha modelo do Ravion, importe e teste por 14 dias.