Número de série na nota fiscal: onde e como informar

A assistência técnica do fabricante pede a nota fiscal com o número de série. O cliente olha a NF-e e não encontra a série em lugar nenhum, ou encontra uma série que não é a do aparelho dele. Colocar o número de série na nota fiscal parece detalhe, mas é o documento que liga a venda à unidade, e ele precisa estar certo.

Neste artigo você vai entender em qual campo da NF-e a série costuma ir, o limite de tamanho, como lidar com pedidos de muitas unidades, como aproveitar as séries que o fornecedor manda na nota de compra e o que fazer quando o número sai errado.

Em resumo: a NF-e não tem um campo próprio para o número de série de mercadorias comuns. A prática é informar a série nas informações adicionais do produto (o campo infAdProd), que aceita até 500 caracteres por item. O que não couber pode seguir nas informações complementares da nota, que aceitam até 5.000 caracteres, indicando a qual item cada série pertence.

"Série da nota" não é o número de série do produto

Antes de tudo, uma confusão comum. Toda NF-e tem um número e uma série, que é a série da numeração do documento (por exemplo, nota 1.520, série 1). Essa série diz respeito à nota, não ao produto.

O número de série do produto é o código único que o fabricante grava em cada unidade. É ele que interessa à garantia, à assistência e ao controle de estoque. Quando alguém pede "a série na nota", quase sempre é este segundo.

Existe campo próprio para número de série na NF-e?

O Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e (MOC 7.0, Anexo I) prevê grupos específicos para alguns tipos de produto:

• Veículos novos: grupo com o chassi do veículo, entre outros dados.
• Armamentos: grupo com o número de série da arma e do cano.
• Produtos sujeitos a rastreabilidade: grupo com número do lote, quantidade no lote, data de fabricação e data de validade, usado por exemplo em medicamentos.

Para eletrônicos, ferramentas, eletrodomésticos e a maior parte do que se vende no e-commerce, não há um campo dedicado à série. Por isso ela vai nas informações adicionais do produto (infAdProd), um texto livre de até 500 caracteres ligado a cada item da nota, que o leiaute descreve como espaço para norma referenciada e informações complementares.

Como escrever a série nas informações do produto

Algumas regras simples deixam a informação clara para quem lê e para quem processa o XML:

1. Use um rótulo fixo. "Nº de série:" para uma unidade, "Nºs de série:" para várias.
2. Separe por vírgula. Um número depois do outro, sem texto no meio.
3. Escreva exatamente o número da etiqueta. Sem espaços extras, com as mesmas letras e zeros à esquerda.
4. Uma série por unidade. Se o item tem quantidade 3, a nota deve trazer 3 séries.
5. Não misture com outras informações. Se o produto já tem um texto padrão (garantia, observação fiscal), mantenha a série no final, sempre com o rótulo.

O ponto mais importante não é o formato, é a origem: a série da nota precisa ser a da unidade que entrou na caixa. Isso só é garantido quando a série é bipada na conferência; veja o porquê em bipar o número de série na conferência.

Quando as séries não cabem nos 500 caracteres

Um pedido de 40 unidades com séries de 15 caracteres passa fácil do limite do campo do item. Nesses casos:

• deixe no campo do item uma indicação, como "Nºs de série nas informações complementares";
• leve as séries para as informações complementares da nota (infCpl), que aceitam até 5.000 caracteres;
• identifique o item: número do item e código do produto antes da lista, para não haver dúvida sobre qual série é de qual produto.

Se nem as informações complementares comportarem a lista, converse com o seu contador sobre a melhor saída, como dividir o faturamento em mais de uma nota.

A série na nota de compra: aproveite o que o fornecedor já manda

Muitos fornecedores já escrevem as séries na NF-e de venda deles, também nas informações do produto. Cada um usa um formato: "Série(s): 7026..., 7026...", "SN: ABC123 / ABC124", "N/S 1001 a 1010", "Seriais: X1; X2" ou "IMEI: 3569...".

Ler essas séries do XML poupa digitação no recebimento, mas não dispensa a conferência física. A nota diz o que o fornecedor faturou; a etiqueta diz o que chegou. Se as duas listas não batem, a divergência precisa ser tratada antes de a mercadoria entrar no estoque. O processo completo está no guia de nota fiscal de entrada pelo XML.

Devolução, erro na série e exigências específicas

Na devolução

Quando o cliente devolve, a série da unidade que voltou deve ser a mesma que consta na nota de venda. Essa comparação é o que impede aceitar de volta uma unidade diferente.

Quando a série sai errada

A carta de correção eletrônica (CC-e) não pode ser usada para corrigir valores que determinam o imposto (como base de cálculo, alíquota, quantidade e valor), dados cadastrais que mudem o remetente ou o destinatário, nem a data de emissão ou de saída. A regra está no art. 7º, §1º-A, do Convênio s/nº de 1970. Um número de série errado nas informações do produto não está nessa lista, então, em geral, pode ser corrigido por CC-e. Confirme com o seu contador antes de emitir.

Regras específicas por produto e por estado

Alguns estados criaram exigências próprias para certos produtos. No Piauí, por exemplo, a Lei nº 8.488/2024 obriga informar o IMEI na nota de venda de celulares, novos ou usados. Se você vende telefones, veja os detalhes em IMEI e número de série de celulares.

Como o Ravion ajuda

Na NF-e do Ravion, a série não é digitada: os números das unidades bipadas na conferência vão sozinhos para as informações adicionais de cada item, com o rótulo "Nº de série" ou "Nºs de série". Quando o pedido tem duas linhas do mesmo produto, as séries são distribuídas pelas linhas, na ordem.

O texto do item é montado nesta ordem: o texto padrão que você cadastrou no produto (o campo "Informações para a NF-e"), o texto da regra de tributação e as séries. Se o conjunto passar de 500 caracteres, o item fica com a indicação "Nºs de série nas informações complementares" e as séries vão para as informações complementares da nota, com o número do item e o código do produto.

Na entrada, a importação do XML do fornecedor lê as séries escritas na nota nos formatos mais comuns (inclusive faixas como "1001 a 1010") e mostra se faltam ou sobram números em relação à quantidade. Texto sem rótulo de série não é lido, para não confundir com outros códigos. No recebimento, essas séries aparecem preenchidas para conferência com as etiquetas.

Na nota de devolução de venda, o Ravion sugere as séries que saíram na venda original para registrar a volta das unidades. E, se precisar, a carta de correção é emitida pela própria tela da nota.

Para a série sair na NF-e sem digitação, veja o controle de número de série do Ravion.

Perguntas frequentes

É obrigatório informar o número de série na NF-e?

Não há, no leiaute da NF-e, um campo obrigatório de série para mercadorias comuns. Há exigências para casos específicos, como veículos novos, armas e algumas regras estaduais, como a do IMEI no Piauí. Em São Paulo, uma resposta à consulta da Sefaz publicada em janeiro de 2025 concluiu que não havia exigência específica de informar o IMEI na nota de venda. Mesmo sem obrigação, informar a série é o que prova qual unidade foi vendida.

Posso colocar todas as séries só nas informações complementares?

Pode, mas o campo do item é mais claro, porque a série fica ao lado do produto a que pertence. Use as informações complementares quando o campo do item não comportar, sempre indicando o item.

Qual o limite de caracteres para o número de série na nota?

O campo de informações adicionais do produto aceita até 500 caracteres por item. As informações complementares da nota aceitam até 5.000.

Errei o número de série na nota. Preciso cancelar?

Em geral, não. Como a série não está entre as informações que a carta de correção não pode alterar, a CC-e costuma resolver. Confirme com o seu contador, principalmente se houver regra estadual específica para o produto.

A série da nota de entrada pode ser usada como série de estoque?

Pode servir de ponto de partida, mas confira com as etiquetas antes de registrar. A nota é o que o fornecedor faturou; o que conta para o estoque é o que chegou de fato.

Conclusão

O número de série na nota fiscal vai, na maioria dos produtos, nas informações adicionais de cada item, com até 500 caracteres, e pode continuar nas informações complementares. O que garante uma nota certa é a origem da série: a unidade bipada na conferência, não um número digitado depois.

Quer emitir notas com as séries saindo sozinhas da conferência? Veja os planos do Ravion.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir.