Rastreabilidade de produtos: do fornecedor ao cliente

O fabricante avisa que uma remessa de fritadeiras elétricas tem um componente com risco de superaquecer. Ele quer saber quantas unidades você recebeu daquela remessa, quantas ainda estão no galpão e quem comprou as outras. Se a resposta depende de abrir dez planilhas e cruzar notas na mão, a sua rastreabilidade de produtos está no papel, não na operação.

Este artigo mostra o que é rastreabilidade de verdade, os níveis possíveis, a cadeia de documentos que forma o rastro, onde ele costuma quebrar e como montar uma rotina que responda em minutos.

Em resumo: rastreabilidade de produtos é conseguir seguir um item em duas direções: para trás (de qual fornecedor, compra e nota ele veio) e para frente (em qual endereço ficou, em qual pedido saiu e qual cliente recebeu). Ela depende de registrar cada movimento com documento, data e responsável, e pode ser feita por SKU, por lote ou por unidade, com o número de série.

O que é rastreabilidade de produtos

Rastrear é reconstruir o caminho de um item. Na prática, são duas perguntas:

• Para trás: de onde veio? Qual fornecedor, qual pedido de compra, qual nota de entrada, quando chegou, quem recebeu.
• Para frente: para onde foi? Em qual endereço ficou, para qual CD foi transferido, em qual pedido saiu, com qual nota, para qual cliente, em que data.

Entre uma ponta e outra está o histórico: cada transferência, ajuste, devolução e baixa. Sem esse meio, as duas pontas não se conectam.

Por que rastreabilidade importa no e-commerce

Recall e produto com risco

O Código de Defesa do Consumidor (art. 10, §1º) determina que o fornecedor que descobrir, depois da venda, que um produto oferece risco deve comunicar o fato imediatamente às autoridades e aos consumidores. A Portaria MJSP nº 618/2019 regula essa comunicação, o chamado recall. Na prática, quem vende precisa saber quais clientes receberam o produto afetado, e só a rastreabilidade responde isso.

Garantia e assistência

Quando o cliente pede garantia, você precisa saber quando aquela venda aconteceu e se o produto saiu mesmo da sua loja. Com o rastro, a resposta está no sistema, não na memória de alguém.

Fornecedor com problema

Se um fornecedor começa a mandar produto com defeito, o rastro mostra quais compras vieram dele e quais unidades dessas compras ainda estão no estoque. Dá para separar, devolver e cobrar com base em documento.

Perdas e extravios

Um pacote some no transporte. Saber exatamente o que estava dentro, com nota e, se houver, com a série, é o que sustenta a reclamação com a transportadora ou com o marketplace.

Os três níveis de rastreabilidade

Por SKU

É o nível básico: cada movimento do produto tem documento, data e endereço. Você sabe que entraram 50 unidades pela nota tal e saíram 30 em tais pedidos, mas não sabe qual unidade foi para qual cliente. Serve para a maioria dos produtos baratos.

Por lote

O movimento carrega o código da partida de fabricação. Quando um lote tem problema, você encontra todas as unidades dele, no estoque e nos pedidos. É o padrão para produtos com validade.

Por unidade (número de série)

Cada unidade tem o seu número, registrado na entrada e bipado na saída. Você sabe exatamente qual unidade foi para qual cliente. É o nível mais completo e o mais trabalhoso; a comparação está em número de série ou lote.

Não existe nível certo para a loja inteira. Existe o nível certo para cada produto.

A cadeia de documentos que forma o rastro

Rastreabilidade não é uma tela, é uma corrente. Cada elo é um registro:

1. Pedido de compra: o que você pediu, a quem e quando.
2. Nota fiscal de entrada: o que o fornecedor faturou. Importar o XML evita digitação e guarda a nota inteira; veja por que em nota fiscal de entrada pelo XML.
3. Recebimento: o que chegou de fato, em qual endereço foi guardado e quem conferiu.
4. Movimentos internos: transferências, reposições, ajustes e inventários, cada um com motivo.
5. Pedido de venda: o que foi vendido, por qual canal, para qual cliente.
6. Conferência e nota de saída: o que entrou na caixa e o que foi faturado.
7. Expedição e entrega: quando saiu e quando chegou ao cliente.
8. Pós-venda: devoluções, trocas e o destino de cada item que voltou.

Se um elo é feito fora do sistema, a corrente quebra exatamente ali.

Simulação: o fornecedor avisou de um problema

Imagine que o fornecedor informa que as unidades de um produto recebidas em determinado mês podem ter defeito. Com o rastro em dia, a resposta segue estes passos:

1. Liste as compras desse produto no período e as notas de entrada correspondentes.
2. Veja quanto daquela entrada ainda está no estoque e em quais endereços.
3. Bloqueie ou separe essas unidades para não serem vendidas.
4. Liste os pedidos em que essas unidades saíram, com cliente e data.
5. Combine com o fornecedor a comunicação e a troca.
6. Registre cada unidade devolvida no pós-venda, com o destino.

Por SKU, o passo 4 é uma aproximação: você sabe quem comprou o produto naquele período, não quem recebeu exatamente aquela remessa. Por série, é exato.

Onde o rastro costuma quebrar

• Entrada sem documento. Mercadoria guardada "para dar entrada depois" fica sem origem.
• Transferência de boca. O produto muda de prateleira e ninguém registra. O saldo do endereço fica errado e o histórico some.
• Ajuste sem motivo. Um acerto de inventário que só diz "ajuste" apaga a explicação da diferença.
• Devolução que vai direto para a prateleira. Sem conferência, ninguém sabe se voltou o mesmo item, nem em que estado.
• Venda fora do fluxo. Pedido de balcão ou de vendedor digitado depois, ou nunca.

A regra que resolve quase tudo: nenhum produto se mexe sem um registro no sistema, com quem fez e por quê. Se isso parecer pesado, comece pelo pós-venda: organizar a logística reversa costuma ser o elo mais frágil.

Como o Ravion ajuda

O estoque endereçado do Ravion guarda o saldo por endereço e o histórico de cada movimento: entrada pela compra ou pelo XML do fornecedor, transferências, reposição de picking, ajustes e inventários, com documento, usuário e data. Toda alteração também fica na auditoria, com o antes e o depois.

Cada produto escolhe o nível. Nos que controlam lote e validade, a entrada exige o lote, o saldo de cada endereço fica separado por lote e cada movimento registra o lote, até a baixa de cada pedido na expedição; na separação, sai primeiro o que vence primeiro. Nos que controlam número de série, a rastreabilidade chega à unidade. A tela de cada série mostra:

• De onde veio: data da entrada, documento (pedido de compra ou nota), nota fiscal de entrada, quem lançou e o fornecedor.
• Onde está: depósito e endereço, com a situação atual (em estoque, separada, vendida, com defeito, devolvida).
• Para quem foi: pedido de venda e canal, cliente, NF-e de venda, data da saída e garantia.
• Histórico: cada passo da unidade, com o endereço de origem e de destino, o usuário e a data.

No pós-venda, o módulo de SAC e devoluções fecha o último elo: a devolução é conferida no galpão, com fotos guardadas e amarradas ao cliente e ao pedido, e cada item recebe um destino (volta para a venda, assistência, fornecedor ou descarte).

Para rastrear unidade por unidade, veja o controle de número de série do Ravion.

Perguntas frequentes

Rastreabilidade de produtos é obrigatória?

Para a maioria dos produtos vendidos no e-commerce, não existe uma regra que exija rastrear cada unidade. Setores regulados, como medicamentos e alimentos, têm normas próprias. Mesmo sem obrigação específica, o dever de comunicar riscos (CDC, art. 10) fica muito mais fácil de cumprir com rastro.

Qual a diferença entre rastreabilidade e rastreio da entrega?

O rastreio da entrega acompanha o pacote da expedição até o cliente. A rastreabilidade de produtos é mais ampla: vai do fornecedor ao cliente e inclui tudo o que aconteceu no estoque.

Preciso de número de série para ter rastreabilidade?

Não. Por SKU, com cada movimento registrado, você já rastreia compras, estoque e vendas. A série só é necessária quando importa saber qual unidade exata foi para qual cliente.

Quanto tempo devo guardar o histórico?

Guarde pelo menos enquanto o produto puder gerar reclamação ou garantia, e respeite os prazos de guarda de documentos fiscais que o seu contador indicar. Em sistema, o histórico não ocupa espaço físico, então não há motivo para apagar.

Rastreabilidade ajuda no inventário?

Ajuda bastante. Quando a contagem não bate, o histórico do endereço mostra qual movimento causou a diferença, em vez de você aceitar um ajuste sem explicação.

Conclusão

Rastreabilidade de produtos é uma corrente de registros: compra, nota, recebimento, endereço, venda, nota de saída, entrega e devolução. Escolha o nível certo para cada produto, garanta que nenhum movimento aconteça fora do sistema e teste a corrente com uma simulação de recall antes de precisar dela.

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