Número de série ou lote: qual controle usar no estoque

Um fornecedor liga avisando que uma remessa de carregadores saiu com defeito. Outro manda um e-mail dizendo que um lote de suplemento vence antes do previsto. As duas situações pedem a mesma resposta, "quais unidades eu tenho e para quem eu vendi?", mas o controle que resolve cada uma é diferente. É aqui que surge a dúvida: número de série ou lote?

Neste artigo você vai ver o que cada controle registra, as diferenças na prática, exemplos por tipo de produto, quando vale combinar os dois e um roteiro simples para decidir.

Em resumo: o número de série identifica uma unidade só; o lote identifica um grupo de unidades fabricadas juntas, nas mesmas condições. Use série quando importa saber qual unidade foi para qual cliente (garantia, troca, produto de valor alto). Use lote quando importa a partida de fabricação e a validade (alimentos, cosméticos, medicamentos). Alguns produtos pedem os dois.

O que é o número de série

O número de série é um código único que o fabricante dá a cada unidade. Dois notebooks do mesmo modelo têm o mesmo código de barras, mas séries diferentes. Ele costuma vir numa etiqueta no produto e na caixa, com rótulos como "S/N" ou "Serial". Em celulares, o papel é cumprido pelo IMEI.

Controlar por série é saber, unidade por unidade, de qual compra ela veio, onde está guardada, em qual pedido saiu e qual cliente recebeu. A pergunta que a série responde é: qual unidade?

O que é o lote

O lote é um grupo de unidades produzidas no mesmo ciclo, com a mesma matéria-prima e nas mesmas condições. Todas as unidades de um lote compartilham o mesmo código de lote e, normalmente, as mesmas datas de fabricação e de validade.

Controlar por lote é saber quanto você tem de cada partida, onde está e para quem foi. A pergunta que o lote responde é: qual partida? E, junto com ela, até quando posso vender?

Número de série e lote: as diferenças na prática

Granularidade

A série chega na unidade; o lote para no grupo. Num recall por lote, você precisa achar todas as unidades daquela partida. Num problema com uma unidade específica, só a série aponta qual é.

Esforço na operação

Série exige bipar cada unidade na entrada e na saída. Lote exige informar o código uma vez por grupo recebido e escolher o lote certo na separação. Em volume alto de itens baratos, a série vira gargalo; o lote, não.

O que cada um protege

A série protege contra troca indevida na devolução, organiza a garantia unidade por unidade e ajuda no extravio. O lote protege contra vender produto vencido e permite agir rápido quando uma partida inteira tem problema.

Regra de saída do estoque

Com lote e validade, a regra comum é sair primeiro o que vence primeiro (o chamado FEFO). Com série, normalmente não há uma ordem obrigatória: o que importa é registrar qual unidade saiu.

Exemplos: qual controle para cada tipo de produto

• Notebooks, monitores, consoles, ferramentas elétricas: série. Têm garantia do fabricante e valor alto.
• Celulares: série, usando o IMEI como identificador da unidade.
• Cosméticos, alimentos, suplementos: lote e validade. O que muda de uma unidade para outra do mesmo lote não interessa ao cliente; a validade, sim.
• Medicamentos: lote e validade, com regras próprias do setor. Consulte a norma sanitária antes de definir o processo.
• Cabos, capas, acessórios simples: em geral, nem um nem outro. SKU e endereço bastam.

A pergunta-chave é: se der problema, eu preciso achar uma unidade ou um grupo? A resposta define o controle.

Quando usar os dois juntos

Há produtos em que as duas perguntas importam. Equipamentos para saúde, por exemplo, costumam trazer lote, validade e série na mesma etiqueta. Baterias e alguns eletrônicos também podem ter lote de fabricação e série por unidade.

Nesses casos, os padrões de código de barras ajudam. Na família GS1 (a mesma do EAN), cada informação ganha um identificador de aplicação entre parênteses: (01) para o GTIN, (10) para o lote, (17) para a validade e (21) para o número de série. Uma etiqueta GS1-128 ou GS1 DataMatrix pode carregar tudo isso de uma vez, e o leitor separa cada campo.

O custo de combinar os dois é operacional: mais campos para ler na entrada, mais regras na separação. Faça isso só onde o risco justificar.

E na nota fiscal, como cada um aparece?

O leiaute da NF-e tem um grupo de rastreabilidade com número do lote, quantidade, data de fabricação e validade, pensado para produtos que precisam ser rastreados depois, como os medicamentos. Para o número de série de mercadorias comuns, não existe campo próprio: a prática é informar a série nas informações adicionais do produto, que aceitam até 500 caracteres por item.

Os detalhes de formato e limite estão no artigo sobre número de série na nota fiscal. Para lote em produtos regulados, confirme com o seu contador quais campos são obrigatórios no seu caso.

Como decidir: um roteiro em cinco perguntas

1. O produto tem garantia que depende da data de venda de cada unidade? Se sim, série.
2. O produto vence ou perde qualidade com o tempo? Se sim, lote e validade.
3. O fabricante imprime série em cada unidade? Sem série impressa, controlar série vira criar etiquetas, o que é outro projeto.
4. Quanto custa um erro? Para itens baratos, nenhum dos dois pode compensar o esforço.
5. Seu time consegue bipar cada unidade no volume que você vende hoje e no pico de vendas? Se não, comece só pelos produtos mais críticos.

Responda produto por produto, não para a loja inteira. É comum a mesma operação ter itens com série, itens com lote e a maioria só com SKU.

Para entender o que cada controle permite responder do fornecedor ao cliente, veja também o guia de rastreabilidade de produtos e o guia completo do controle de número de série.

Como o Ravion ajuda

O Ravion controla os dois, e quem escolhe é o produto. No cadastro de cada produto simples há duas opções independentes, "Controla número de série" e "Controla lote / validade": você liga uma, a outra, as duas ou nenhuma, conforme o roteiro acima. Os kits seguem a regra dos componentes: lote e série ficam nos itens que vão dentro do kit.

Número de série, por unidade. A entrada pela compra pede um número por unidade recebida e aproveita as séries que o fornecedor escreveu na NF-e importada, que aparecem preenchidas para você conferir com as etiquetas. Cada unidade fica ligada ao fornecedor, ao documento, ao depósito e ao endereço. Na saída, a conferência só aceita o produto pela série, a NF-e leva os números das unidades conferidas e a garantia fica registrada em cada unidade vendida.

Lote e validade, com saída do que vence primeiro. Nos produtos com lote, o recebimento da compra exige o lote e registra a validade, e o estoque endereçado guarda o saldo de cada endereço separado por lote. A tela de estoque destaca o que já venceu e o que vence nos próximos 30 dias. Na separação por ondas, o Ravion tira primeiro das posições de picking e, entre os saldos, o de validade mais próxima; a reposição do picking também puxa da armazenagem primeiro o que vence antes. Cada movimento registra o lote, inclusive a baixa de cada pedido na expedição, e o inventário e o recebimento de devoluções pedem o lote da unidade contada ou devolvida.

Se a escolha for por série, o controle de número de série do Ravion registra cada unidade e leva o número para a nota.

Perguntas frequentes

Lote e número de série podem ser o mesmo código?

Não deveriam. O lote se repete em todas as unidades da partida; a série é única por unidade. Se o "número de série" de várias unidades é igual, provavelmente você está lendo o lote ou o código de barras do produto.

Produto com validade precisa de número de série?

Em geral, não. Para produtos que vencem, o que importa é a partida e a data. A série só entra se houver também uma necessidade por unidade, como garantia ou valor alto.

O que é FEFO?

É a regra "primeiro que vence, primeiro que sai". Na separação, o sistema ou o separador escolhe a unidade com validade mais próxima, para não sobrar produto vencido na prateleira.

Dá para controlar série e lote no mesmo produto?

Dá, e alguns produtos pedem isso, como equipamentos para saúde. O custo é operacional: a entrada passa a pedir as duas informações. No Ravion, as duas opções são independentes no cadastro, então o mesmo produto pode ter as duas ligadas. Se for incluir um controle depois, trate como mudança de processo e resolva antes o estoque que já está guardado sem a nova informação.

Série e lote ajudam em recall?

Ajudam de formas diferentes. Com lote, você encontra todas as unidades de uma partida com problema. Com série, encontra exatamente quais unidades foram afetadas, quando o fabricante informa a faixa de séries, e para quais clientes elas foram.

Conclusão

Número de série ou lote não é uma escolha de sistema, é uma pergunta sobre o produto: se der problema, você precisa achar uma unidade ou uma partida? Responda item a item, aplique o controle só onde o risco justifica e garanta que ele seja registrado na entrada.

Se a sua operação tem produtos que pedem controle por unidade, por lote ou pelos dois, teste o Ravion por 14 dias ou fale com a equipe para ver o fluxo com os seus produtos.