Controle de número de série: o guia completo do estoque

Você vende um notebook, o cliente abre uma reclamação dizendo que chegou com defeito e manda o aparelho de volta. A caixa chega lacrada de novo. Mas é a mesma máquina que saiu do seu galpão? Sem controle de número de série, ninguém consegue responder com certeza. E a mesma dúvida aparece na garantia, no recall do fabricante e no inventário que não fecha.

Este guia explica o que é o controle de número de série, quando ele compensa, como funciona cada etapa (da nota de compra à garantia) e o que avaliar antes de ligar esse controle na sua operação.

Em resumo: controle de número de série é registrar cada unidade física de um produto pelo número único que o fabricante gravou nela e acompanhar essa unidade em todos os passos: entrada, endereço, conferência, nota fiscal, cliente e garantia. Ele vale a pena para produtos de valor alto, com garantia ou com risco de troca, e só funciona se a série for registrada na entrada e bipada na saída.

O que é número de série e o que ele identifica

O código de barras da caixa (o EAN, também chamado de GTIN) identifica o modelo: todos os fones de ouvido iguais têm o mesmo. O número de série identifica a unidade: cada fone tem o seu. É a diferença entre "um notebook do modelo X" e "o notebook com a série que termina em 4471".

O fabricante costuma imprimir a série numa etiqueta no produto e repetir na caixa, com rótulos como "S/N", "Serial" ou "Nº de série". Em celulares, o identificador mais usado é o IMEI. Em alguns produtos a série vem só no aparelho; em outros, só na embalagem.

Controlar por série significa que o sistema não guarda apenas "tenho 12 unidades", e sim "tenho estas 12 unidades, com estes números, nestes endereços". O saldo continua existindo. A série diz quais unidades formam esse saldo.

Quando o controle por série compensa (e quando não)

Controlar série dá trabalho: cada unidade precisa ser bipada pelo menos duas vezes, na entrada e na saída. Por isso ele faz sentido em alguns produtos, não em todos.

Costuma compensar quando:

• o produto tem valor alto e cada unidade perdida pesa no resultado;
• existe garantia do fabricante ou da loja e você precisa saber quando cada unidade foi vendida;
• há risco de o cliente devolver uma unidade diferente da que recebeu;
• a assistência técnica ou o fabricante pedem a série para atender;
• o produto pode ser alvo de recall.

Costuma não compensar em itens baratos, vendidos em grande quantidade e sem série impressa pelo fabricante, como cabos, capas e consumíveis. Nesses casos, o controle por SKU com um bom endereçamento já resolve. E se o que importa é a validade ou a partida de fabricação, o controle certo é outro: veja a diferença em número de série ou lote.

A decisão é por produto, não pela loja inteira. Uma loja de informática pode controlar série nos notebooks e monitores e deixar mouses e cabos só no SKU.

O ciclo de vida de uma unidade com série

O controle só gera valor se a unidade for acompanhada do começo ao fim. São seis momentos.

1. Entrada

A série nasce no sistema quando a mercadoria chega, no recebimento da compra ou na entrada pela nota do fornecedor. É aqui que se grava de quem a unidade veio, por qual documento e em que data. Série registrada depois, "quando der", é série inventada. O passo a passo está em recebimento com número de série.

2. Armazenagem

Cada unidade fica ligada ao depósito e ao endereço onde foi guardada. Quando ela muda de prateleira ou de CD, o registro acompanha.

3. Separação e conferência

O separador tira a unidade do endereço. A conferência bipa a série e liga aquela unidade ao pedido. É nesse momento que "uma unidade qualquer" vira "a unidade do pedido 1234". Os detalhes estão em bipar o número de série na conferência.

4. Nota fiscal

A série da unidade conferida vai para a NF-e de venda, nas informações do produto. Assim o cliente, a assistência técnica e o fisco olham para o mesmo número.

5. Expedição

Quando o pedido sai, a unidade deixa o estoque, fica ligada ao cliente e ganha uma data de garantia, se o produto tiver uma.

6. Pós-venda

Se a unidade volta, a série mostra se é a mesma que saiu, se ainda está na garantia e para onde ela deve ir: estoque, assistência, fornecedor ou descarte. Mais sobre isso em garantia por número de série.

Como implantar o controle de número de série

Implantar é mais simples do que parece, desde que você siga uma ordem.

1. Escolha os produtos. Comece pelos de maior valor ou com mais devoluções.
2. Descubra onde está a série de cada um. Abra uma caixa, veja as etiquetas e anote qual código é a série, e não o EAN nem o part number.
3. Registre as séries do estoque que já existe. As unidades que estão na prateleira hoje precisam ganhar o número antes de serem vendidas.
4. Ligue o controle no cadastro do produto. A partir daí, toda entrada pede a série.
5. Treine o recebimento e a conferência. São as duas pontas que bipam.
6. Acompanhe as divergências na primeira semana. É quando aparecem as etiquetas confusas.

Faça a contagem das séries existentes num momento de pouco movimento. É um pequeno inventário, só dos produtos que passam a ter série, e evita começar o controle com unidades sem número.

Erros comuns que derrubam o controle

• Bipar o EAN no lugar da série. A caixa tem vários códigos de barras, e o mais fácil de ler costuma ser o EAN. Resultado: um "número de série" que é igual em todas as unidades.
• Registrar a série só na saída. Sem a entrada, você não sabe de qual fornecedor e de qual compra a unidade veio.
• Conferir sem bipar a série. Se a conferência só conta quantidade, a nota sai sem a série certa e a garantia perde a referência.
• Movimentar sem dizer qual unidade. Transferência, ajuste e devolução também precisam da série, senão o saldo e as séries deixam de bater.
• Desligar o controle com unidades em estoque. As unidades ficam com série registrada e sem ninguém cuidando delas.

O que avaliar num sistema de controle de série

Antes de escolher a ferramenta, faça estas perguntas:

• A série é exigida na entrada, uma por unidade, e número repetido é recusado?
• A conferência recusa uma série que não é do produto do pedido ou que já foi vendida?
• A série vai sozinha para a NF-e, sem digitação?
• Dá para consultar uma série e ver de onde veio, onde está e para quem foi?
• A garantia fica registrada por unidade?
• A devolução confere se voltou a mesma unidade?
• Existe um relatório que aponta quando o saldo e as séries não batem?

Se a resposta for "não" para a entrada ou para a conferência, o controle vira uma planilha paralela, e planilha paralela não resiste à primeira semana de movimento forte.

Como o Ravion ajuda

No Ravion, o controle é ligado produto a produto, no cadastro ("Controla número de série"), junto com o prazo de garantia em meses. A partir daí:

• Na entrada, o recebimento da compra pede um número por unidade recebida, guarda fornecedor, documento, depósito e endereço, e recusa série repetida ou que já esteja no estoque ou vendida.
• No estoque, cada unidade tem uma situação: em estoque, separada para pedido, vendida, devolvida pelo cliente, com defeito, devolvida ao fornecedor ou baixada. O estoque endereçado mostra onde ela está.
• Na conferência, o produto com série só é aceito pelo número de série, e a embalagem fica bloqueada até todas as unidades serem bipadas. Isso faz parte da conferência e expedição.
• Na NF-e, as séries conferidas vão nas informações do produto. O que passa de 500 caracteres segue para as informações complementares.
• Na expedição, a garantia começa a contar e fica gravada em cada unidade vendida.

Em Estoque › Números de série, você busca qualquer número e vê três blocos: de onde veio, para quem foi e o histórico de cada movimento, com usuário e data. Uma tela de análise aponta séries suspeitas (como um EAN registrado como série) e produtos em que o saldo físico e as séries não batem. Para as unidades que já estavam na prateleira antes de ligar o controle, existe o registro de séries existentes, que não mexe no saldo.

No Ravion, a série acompanha a unidade da entrada à garantia: veja como funciona o controle de número de série.

Perguntas frequentes

Número de série e código de barras são a mesma coisa?

Não. O código de barras EAN identifica o modelo do produto e é igual em todas as unidades. O número de série é único para cada unidade. Muitas caixas trazem os dois, e às vezes a série também vem em código de barras, o que causa confusão na hora de bipar.

Preciso controlar série em todos os produtos?

Não. O controle é por produto. Faz sentido nos itens de valor alto, com garantia ou com risco de troca na devolução. Para o restante, o controle por SKU e endereço é suficiente.

O que fazer com o estoque que já tenho quando começar a controlar série?

Conte as unidades desses produtos e registre a série de cada uma antes de vendê-las. Sem isso, a conferência não tem o que bipar e o saldo fica diferente da quantidade de séries registradas.

Dá para controlar série sem leitor de código de barras?

Dá, digitando, mas o risco de erro é grande, porque as séries costumam ser longas. Um leitor simples ou a câmera do celular resolvem, e o custo é pequeno perto do valor dos produtos que costumam ter série.

O número de série substitui o inventário?

Não substitui, mas ajuda. Com série, o inventário diz não só quantas unidades faltam, mas quais. E a comparação entre saldo e séries por endereço aponta onde procurar.

Conclusão

Controle de número de série é uma disciplina: registrar na entrada, bipar na saída e nunca movimentar sem dizer qual unidade mexeu. Feito assim, ele responde de onde veio, onde está e para quem foi cada unidade, e isso vale na garantia, na devolução e no recall.

Se você vende produtos que pedem esse cuidado, veja os planos do Ravion e teste por 14 dias com os seus próprios produtos.