Como implantar um ERP por etapas: cronograma e checklist

Trocar de sistema com a operação rodando assusta. Pedido entrando no marketplace, nota para emitir, galpão separando, e alguém precisa cadastrar tudo de novo no sistema novo. Quando a implantação de ERP vira um mutirão de fim de semana, o resultado costuma ser estoque errado na segunda-feira e venda cancelada na terça.

A saída é implantar por etapas, cada uma com começo, fim e um teste que prova que ela terminou. No fim desta aula, você vai saber montar o cronograma da sua implantação, conferir cada etapa com um checklist e decidir o que pode andar em paralelo e o que precisa esperar.

Nesta aula: a ordem das etapas de uma implantação de ERP para e-commerce e distribuidora, o checklist de cada uma, o que pode correr em paralelo e como fazer a virada sem parar de vender.

Comece pelo diagnóstico

Antes de abrir qualquer tela, escreva como a empresa funciona hoje. O diagnóstico é o mapa que diz por onde começar e o que não pode quebrar.

• Canais de venda: quais marketplaces, quantas contas, quais lojas virtuais, se há vendedor externo ou balcão.
• Estrutura: quantos CNPJs, quantos galpões e se algum fica em outro estado.
• Fiscal: o regime tributário de cada CNPJ, quem emite as notas hoje e se o certificado A1 está dentro da validade.
• Galpão: como a mercadoria é guardada, quem separa, quem confere e onde estão os erros mais comuns.
• Financeiro: as contas bancárias, como os repasses dos marketplaces são conferidos e como a comissão é calculada.
• Cadastro: de onde vai sair a lista de produtos e se os SKUs são os mesmos nos canais.

Uma loja que vende só no Mercado Livre, com um CNPJ e um galpão, tem uma implantação curta. Uma distribuidora com duas filiais, vendedores na rua e loja virtual tem mais etapas, e o diagnóstico mostra isso logo no começo. Anote também o pico de vendas do ano: a virada nunca deve cair perto dele.

As etapas, na ordem certa

Cada etapa depende da anterior. Para cada uma, defina um responsável e uma data, e só considere a etapa terminada quando o item de conferência for verdade.

1. Cadastro base: empresa, filiais e fiscal

• Razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço da empresa.
• Uma filial para cada CNPJ, cada uma com a sua UF.
• Regime tributário e regras de imposto configurados por filial.
• Certificado A1 enviado e dentro da validade.
• Conferência: uma nota de teste autorizada em homologação.

2. Produtos e estoque inicial

• Planilha de produtos com SKU, nome, NCM, peso, medidas e fornecedor.
• O SKU de cada produto igual ao SKU dos anúncios.
• Depósitos e endereços criados, com as etiquetas nas prateleiras.
• Saldo lançado por inventário, endereço por endereço.
• Conferência: a contagem de uma amostra de produtos bate com o sistema.

3. Canais de venda

• Contas dos marketplaces e das lojas virtuais conectadas.
• Anúncios vinculados aos produtos pelo SKU.
• Regras de entrada dos pedidos definidas conta a conta.
• Conferência: um pedido real entrou sozinho, no depósito certo.

4. Operação do galpão

• Ondas de separação, conferência por bipe e expedição testadas.
• Impressora de etiquetas e celulares configurados.
• Conferência: um pedido percorreu o caminho inteiro, da aprovação à lista de coleta.

5. Financeiro

• Contas bancárias e caixas cadastrados, com o saldo inicial.
• Contas a pagar e a receber em aberto lançadas.
• Condições de pagamento e regras de comissão definidas.
• Conferência: o saldo de cada conta no sistema bate com o extrato do banco.

6. Treinamento e virada

• Cada pessoa com usuário próprio e a função certa.
• Treino prático com pedidos de teste, separado por função.
• Data da virada combinada com toda a equipe.

O que pode rodar em paralelo

Nem tudo precisa esperar na fila. Enquanto uma pessoa limpa a planilha de produtos, outra pode etiquetar as prateleiras e outra pode responder o assistente fiscal junto com o contador. O cadastro das contas bancárias e dos títulos em aberto também não depende do galpão, e o treino do separador pode começar assim que houver endereços e alguns pedidos de teste.

O que não pode ser adiantado é o que chega ao cliente. Ligar o envio automático de estoque para os anúncios antes do inventário é o jeito mais rápido de vender o que não existe. Trocar o ambiente fiscal para produção antes de testar as notas é o jeito mais rápido de ter nota rejeitada. A regra prática: cadastro e preparação andam juntos, mas estoque publicado e nota em produção só depois da conferência das etapas 1 e 2.

Como fazer a virada sem parar as vendas

A virada é o dia em que o sistema antigo para de receber pedidos e o novo assume. Para ela ser tranquila:

• Escolha um dia de movimento normal, longe de datas como a Black Friday.
• Faça a contagem final do estoque logo antes e lance as diferenças.
• Ligue a publicação de estoque nos canais só depois dessa contagem.
• Deixe o sistema antigo aberto só para consulta, sem lançar mais nada nele.
• Acompanhe o primeiro dia de perto: pedido parado, nota rejeitada e falta na separação mostram o que ainda precisa de ajuste.

Numa distribuidora com vendedores externos, vale virar primeiro o galpão e os marketplaces e trazer a equipe de rua logo depois, quando o catálogo já estiver com preço e estoque confiáveis.

Na prática no Ravion

1. Abra Sistema › Primeiros passos: o guia lista os passos da implantação e confere cada um nos seus dados, sem botão de "marcar como feito".
2. Preencha Sistema › Dados da empresa e crie as filiais em Sistema › Filiais.
3. Responda o Sistema › Assistente fiscal para cada filial e envie o certificado em Sistema › Certificado digital.
4. Em Sistema › Configurações fiscais, emita em "Homologação" até as notas de teste saírem certas. A troca para "Produção" pede que você digite PRODUÇÃO.
5. Importe os produtos em Cadastros › Produtos, no botão "Importar em massa".
6. Crie depósitos e endereços em Sistema › Depósitos e endereços e lance o saldo em Estoque e WMS › Inventários.
7. Conecte os canais em Sistema › Integrações e importe os anúncios para vincular pelo SKU.
8. Cadastre as contas em Financeiro › Caixas e bancos e convide a equipe em Sistema › Usuários.

O passo a passo de cada tela está em Primeiros passos: implante o Ravion, Cadastre os dados da empresa e as filiais e Lance o estoque inicial e faça inventários. Para a visão de quem está trocando de sistema, leia como migrar de ERP sem parar as vendas e veja como o estoque endereçado sustenta o saldo desde o primeiro dia.

Erros comuns

• Importar a planilha de produtos sem conferir se o SKU é o mesmo dos anúncios.
• Deixar produto sem NCM, peso, medidas ou fornecedor: o pedido fica com "Cadastro pendente" e não entra na separação.
• Lançar o estoque inicial de cabeça, sem contagem por endereço.
• Ligar a publicação automática de estoque antes do inventário.
• Usar um usuário só para toda a equipe, o que apaga o histórico de quem fez o quê.
• Marcar a virada para a semana de maior venda do ano.

Exercício

Faça o diagnóstico da sua operação em uma página: canais, CNPJs, galpões, regime de cada CNPJ e as três falhas que mais aparecem hoje. Depois, liste as seis etapas desta aula com um responsável e uma data para cada uma, e marque quais podem começar já, em paralelo.

Resumo da aula

• O diagnóstico vem antes de qualquer cadastro e define o tamanho da implantação.
• A ordem é cadastro base, produtos e estoque, canais, galpão, financeiro, treinamento e virada.
• Cada etapa só termina com uma conferência que prove que ela funciona.
• A preparação anda em paralelo; estoque publicado e nota em produção esperam o inventário e os testes.
• A virada acontece num dia normal, com contagem final e acompanhamento de perto.

Com a base pronta, o próximo passo é organizar o galpão para separar sem erro. Siga para a próxima aula: Endereçamento e separação por ondas.