Força de vendas: RCA, carteira, metas e comissões no app

Tabela de preço em PDF, pedido anotado no caderno e comissão fechada numa planilha no fim do mês. É assim que muita distribuidora ainda toca a força de vendas, e o custo aparece em desconto dado sem autorização, pedido digitado errado e discussão sobre quanto cada vendedor tem a receber.

Nesta aula você vai montar a equipe de vendas externa dentro do ERP: o cadastro do vendedor com RCA e login do app, as regras de preço e desconto, a carteira e as visitas, o orçamento por link, as metas e as comissões. No fim, vai saber o que o gestor precisa acompanhar toda semana.

Nesta aula: como cadastrar o vendedor do jeito certo, o que ele vê e pode fazer no app, como funcionam a carteira e as visitas e como metas e comissões são calculadas, inclusive quando o cliente devolve.

O cadastro do vendedor: RCA e login do app

Tudo começa no cadastro, e dois campos fazem a diferença:

• RCA: o código numérico do vendedor, único na empresa. Ele aparece nos pedidos e nos relatórios de comissão. Num cadastro novo, deixe em branco e o sistema dá o próximo número livre.
• Login do app: o usuário do sistema que a pessoa usa no celular. É por ele que o app reconhece o vendedor.

O segundo campo é o que mais dá problema na implantação. Sem o login ligado, o app não abre no modo vendedor, e os pedidos que a pessoa faz pelo catálogo saem sem vendedor e, portanto, sem comissão. A lista de vendedores avisa quando há vendedor ativo sem login do app.

No mesmo cadastro ficam as regras comerciais:

• Região de preço: a tabela que o vendedor mostra ao cliente. O representante do interior pode ter uma tabela e o da capital, outra. Produto sem preço na região usa o preço de venda do cadastro.
• Desconto máximo (%): o limite no pedido inteiro. Com 0, o vendedor não dá desconto.
• Pode dar frete grátis: se ele pode marcar, no pedido do catálogo, que a empresa paga o frete.
• Comissão (%), Base da comissão e Favorecido, que aparecem mais abaixo nesta aula.

Carteira, prospecção e visitas com GPS

Cada cliente pode ter um vendedor responsável, e é isso que forma a carteira: os clientes que aparecem para ele no app, com histórico e aniversário. O cliente sem responsável que compra pelo app passa para a carteira de quem vendeu, e o prospect cadastrado na rua é de quem cadastrou.

A tela Hoje do app monta a agenda com os clientes da carteira que têm motivo para visita: retorno combinado, próxima ação vencida, negociação parada, prospect novo, cliente sem comprar há mais de 60 dias ou aniversário. Com a localização ligada, a lista segue a rota a partir de onde o vendedor está, e "Iniciar rota" abre o Google Maps.

Cada visita é registrada com o resultado (fechou pedido, visitado, sem pedido ou reagendar) e a localização daquele momento. Só a visita com localização conta para o bônus por visita, no máximo uma por cliente por dia. O expediente com GPS é para o celular da empresa: a localização é registrada só entre "Iniciar" e "Encerrar".

Do catálogo ao pedido ou ao orçamento por link

No catálogo do app, o vendedor vê foto, preço da região dele e estoque, monta a sacola e escolhe o cliente. No envio, o Ravion recalcula os preços pela tabela do vendedor e confere o desconto contra o limite do cadastro. O pedido entra em aberto para o escritório aprovar, com o vendedor e a comissão já ligados.

Quando o cliente quer pensar, o vendedor manda um orçamento por link no WhatsApp. O cliente abre no celular, sem login, e pode mudar quantidades, tirar itens, pedir correção ou aceitar. O vendedor é avisado quando o cliente muda o orçamento, pede correção ou aceita. Quando o orçamento vira pedido, mesmo pelo escritório, o vendedor do pedido é quem fez o orçamento.

Metas e comissões: faturamento ou recebimento

A comissão nasce quando o pedido com vendedor é expedido. A base de cálculo é o valor dos produtos menos o desconto: o frete não comissiona. O que muda de um vendedor para outro é quando ela é liberada para pagamento:

• Faturamento: libera 100% ao expedir o pedido.
• Recebimento: libera na proporção do que o cliente já pagou das contas a receber do pedido.

Para a distribuidora que vende a prazo no boleto, a base recebimento protege o caixa: o vendedor recebe sobre o que de fato entrou. Para quem vende à vista, a base faturamento simplifica a conta.

A devolução também entra no cálculo. Quando o dinheiro volta ao cliente, a comissão sobre os produtos devolvidos é estornada, uma vez por devolução. Se a comissão ainda não foi paga, ela diminui; se já foi, vira um débito descontado no próximo pagamento. Troca sem devolução do dinheiro não estorna.

As metas são mensais: meta de vendas em reais, bônus por visita e bônus por bater a meta. O vendedor acompanha no app as vendas contra a meta, que conta as vendas líquidas, sem o que foi devolvido.

O que o gestor acompanha

• Visitas, prospects, orçamentos e pedidos de cada vendedor no período, com a carteira de hoje.
• Quem está em expediente agora, a última posição e o trajeto do dia.
• Orçamentos aguardando o cliente, aceitos e os que viraram pedido.
• Comissões aguardando, liberadas, pagas e as devoluções a descontar.

Uma rotina semanal simples ajuda: ver quem visitou pouco, quais orçamentos foram aceitos e ainda não viraram pedido e se algum vendedor só fecha venda no desconto máximo.

Na prática no Ravion

1. Convide cada vendedor em Sistema › Usuários, para ele ter o próprio login.
2. Crie as tabelas em Sistema › Regiões de preço e as condições em Sistema › Condições de pagamento.
3. Em Cadastros › Vendedores, clique em "Novo vendedor", preencha o nome e o RCA (ou deixe em branco) e escolha o "Login do app (usuário do sistema)".
4. No mesmo cadastro, defina região de preço, desconto máximo, comissão, base da comissão e favorecido. Depois de salvar, preencha as "Metas do mês".
5. Em Cadastros › Clientes e fornecedores, escolha o "Vendedor responsável" de cada cliente.
6. Acompanhe a equipe em Vendas › Equipe de vendas, Vendas › Equipe na rua (GPS) e Vendas › Orçamentos.
7. Em Financeiro › Comissões, selecione as comissões liberadas do vendedor para gerar a conta a pagar.

Os detalhes estão em App do vendedor: catálogo, sacola e pedido, Visitas, rota do dia e expediente com GPS e Orçamento por link para o cliente aprovar. Veja também a página de força de vendas e como o Ravion IA ajuda o vendedor externo.

Erros comuns

• Cadastrar o vendedor sem o login do app e descobrir no fim do mês que os pedidos saíram sem comissão.
• Deixar o sistema numerar o RCA quando a equipe já tem códigos conhecidos: preencha o código que todos usam.
• Liberar desconto máximo alto "para não travar a venda".
• Deixar clientes sem vendedor responsável, fora de qualquer carteira.
• Pagar comissão sem olhar as devoluções a descontar.
• Pedir que o vendedor use o expediente com GPS no celular pessoal.

Exercício

Escolha um vendedor da sua equipe e preencha no papel o cadastro completo: RCA, login do app, região de preço, desconto máximo, comissão e base. Depois, simule um mês: ele vendeu três pedidos, um foi pago pela metade e um cliente devolveu um produto. Calcule quanto de comissão estaria liberado nas duas bases.

Resumo da aula

• O RCA identifica o vendedor; o login do app liga a pessoa ao celular, ao pedido e à comissão.
• Região de preço e desconto máximo controlam o que ele oferece ao cliente.
• Carteira, agenda e visitas com GPS organizam a rua, e só visita com localização conta para o bônus.
• A comissão nasce na expedição e libera por faturamento ou recebimento, com estorno na devolução.
• O gestor acompanha visitas, orçamentos, expediente e comissões pelo site.

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