Transferência de estoque entre filiais sem perder o controle

O CD de São Paulo está com um produto encalhado e o do Rio, zerado, perdendo venda todo dia. A solução parece simples: colocar a mercadoria num caminhão. Mas sem nota, sem registro de saída e sem conferência na chegada, o estoque some de uma filial e demora a aparecer na outra, e o saldo das duas deixa de bater.

Uma transferência de estoque entre filiais bem feita tem começo, meio e fim: sai da origem com nota, fica em trânsito e só entra no destino depois de conferida. Neste artigo você vai ver quando transferir, o fluxo certo passo a passo, como fica o custo e os erros que mais bagunçam o estoque.

Em resumo: transferir estoque entre filiais é mover mercadoria de um estabelecimento da empresa para outro, cada um com o seu CNPJ. A filial de origem emite uma NF-e de transferência, a mercadoria fica em trânsito até chegar, e a filial de destino confere a carga e dá entrada. O saldo só é confiável se cada uma dessas etapas for registrada no momento certo.

Filial, depósito ou outra empresa: o que muda

Antes de falar do fluxo, vale separar três situações que parecem iguais no galpão, mas não são iguais no papel:

• Depósitos da mesma filial. Dois espaços do mesmo estabelecimento, com o mesmo CNPJ. É uma movimentação interna, registrada no sistema. Se a mercadoria circular por via pública entre endereços diferentes, confirme com o contador qual documento deve acompanhar a carga.
• Filiais da mesma empresa. CNPJs com a mesma raiz (os oito primeiros dígitos), cada um com a sua inscrição estadual. São estabelecimentos diferentes, e a mercadoria que circula entre eles precisa de NF-e de transferência.
• Empresas diferentes. Raiz de CNPJ diferente, mesmo que os sócios sejam os mesmos. Aqui não existe transferência: a operação entre elas é, em regra, uma venda, com a nota e os impostos de uma venda.

Confundir a terceira situação com a segunda é um dos erros mais caros, porque a nota sai com a natureza errada.

Quando vale a pena transferir estoque entre filiais

Transferir custa frete, manuseio e tempo de pessoas. Faz sentido quando o ganho cobre esse custo:

• Rebalancear. Produto parado num CD e faltando em outro.
• Abastecer um CD novo ou mais perto do cliente, para encurtar o prazo de entrega.
• Distribuir a compra. Um CD recebe do fornecedor e abastece os outros.
• Preparar um pico. Levar os itens em promoção para o CD que mais vende antes da Black Friday, em 27/11/2026.
• Recolher sobras. Trazer de volta ao CD principal o que sobrou de uma campanha.

E quando não vale: quando o frete da transferência passa da margem do produto, quando o item quase não gira ou quando a transferência só esconde uma compra que deveria ter sido feita. Antes de decidir, compare o custo de transferir com o custo da venda perdida no destino.

O fluxo certo da transferência, passo a passo

1. Separar na origem

Monte a transferência com os produtos e as quantidades e separe pelos endereços, como se fosse um pedido. Se houver validade, o que vence primeiro sai primeiro. Nunca mande o que já está reservado para pedidos de clientes da origem: a transferência não pode deixar uma venda sem produto. Confira a carga antes de fechar o volume.

2. Emitir a NF-e de transferência

A filial de origem emite a nota para a filial de destino, com a natureza de operação de transferência. Para mercadoria comprada para revenda, o CFOP usado é o 5152, dentro do estado, ou o 6152, para outro estado. Na entrada, a filial de destino escritura a mesma nota como 1152 ou 2152. Os detalhes estão em CFOP de transferência entre filiais.

Emita a nota só depois de confirmar que a mercadoria está separada. Nota autorizada de carga que não existe vira cancelamento, e o prazo para cancelar é curto.

3. Manter o estoque em trânsito

Saiu o caminhão, o estoque deixa a origem, mas ainda não chegou ao destino. Esse intervalo precisa existir no sistema:

• se a entrada no destino for lançada junto com a saída, o destino vende o que ainda está na estrada;
• se a saída da origem só for lançada quando a carga chega, a origem vende o que já foi embora.

Em trânsito, a mercadoria não está disponível para venda em nenhuma das duas filiais. Acompanhe a lista do que está em trânsito: transferência parada há dias é sinal de carga extraviada ou de recebimento esquecido.

4. Receber e conferir no destino

Na chegada, confira a carga contra a nota antes de dar entrada: produto, quantidade, lote, validade e avarias. Se bater, dê entrada num endereço de recebimento e depois guarde nas posições de estoque. Se não bater, registre a divergência na hora, com fotos, e resolva com a origem. Uma diferença descoberta semanas depois já não tem explicação.

Como fica o custo na transferência

Transferência não gera lucro: a mercadoria muda de lugar, não de dono. Por isso, ela deve sair e chegar pelo mesmo custo, e a margem das vendas no destino continua calculada pelo custo da compra, não por um valor inventado na nota.

O valor que vai na NF-e de transferência é um critério que a empresa define com o contador, normalmente ligado ao custo de aquisição do produto. O importante é usar sempre o mesmo critério e não deixar produto sem custo cadastrado, porque a nota precisa de valor.

Sobre o ICMS: desde 2024, com a Lei Complementar 204/2023, que seguiu a decisão do STF na ADC 49, a transferência entre estabelecimentos do mesmo titular não é fato gerador do imposto, e o crédito das operações anteriores fica preservado. Como esse crédito é transferido para o destino e se a empresa pode optar por tratar a remessa como operação tributada são pontos regulados por convênio e pela legislação de cada estado. Defina isso com o contador antes de começar.

O frete da transferência também merece uma decisão: ele é um custo da operação e pesa na conta de quando vale a pena transferir.

Erros comuns na transferência entre filiais

• Mandar sem nota. Além do risco fiscal, a origem e o destino ficam com saldos que não conversam.
• Emitir a nota antes de separar. Se faltar produto, a nota fica com uma quantidade que não saiu.
• Dar entrada antes de a carga chegar. O destino passa a vender o que ainda está na estrada.
• Receber sem conferir. A diferença vira "sumiço" no próximo inventário.
• Transferir o que está reservado. A origem fica sem o produto de um pedido já vendido.
• Tratar outra empresa como filial. Raiz de CNPJ diferente pede venda, não transferência.
• Cancelar do jeito errado. Carga que não saiu pede o cancelamento da nota dentro do prazo. Depois da entrega, o caminho é uma transferência de volta.

Como o Ravion ajuda

No multi-CD do Ravion, cada depósito pertence a uma filial, e a transferência tem uma tela própria: Transferências entre depósitos, no menu Estoque e WMS. Você monta o rascunho com origem, destino e itens, e o valor de cada item vem do custo da última entrada (sem ela, do custo médio).

Entre filiais, o Ravion emite a NF-e de transferência pela filial de origem, com a natureza "Transferência entre filiais" (CFOP 5152 ou 6152, editável nas naturezas de operação). Antes de emitir, ele confere se a origem tem o físico livre de cada item, sem contar o que está reservado para pedidos. Assim, nunca fica uma nota autorizada sem mercadoria para sair. Com a nota autorizada, o estoque sai dos endereços da origem e a transferência fica "Em trânsito". Entre depósitos do mesmo CNPJ, o envio é direto, sem nota.

No destino, a equipe escolhe o endereço de recebimento, armazenagem ou picking, e a mercadoria entra com os mesmos lotes e validades. A NF-e é registrada como entrada da filial de destino, com CFOP 1152 ou 2152, e importar o mesmo XML depois é recusado. Para cancelar uma transferência em trânsito entre filiais, a nota precisa ser cancelada antes, e o estoque volta aos mesmos endereços de onde saiu. Entre empresas diferentes, o Ravion recusa a transferência e indica a compra entre empresas, pelo custo.

Tudo fica no histórico do estoque endereçado e na auditoria. Produto com número de série, por enquanto, muda de depósito pela tela Movimentar, dentro da mesma filial. Transferir pede ao menos dois CDs: até 2 no Profissional e ilimitados a partir do Avançado. O passo a passo está em transfira estoque entre filiais com NF-e, e a montagem de filiais e depósitos em vários CDs: filiais, depósitos e roteamento.

Perguntas frequentes

Transferência entre filiais precisa de nota fiscal?

Sim. Filiais são estabelecimentos diferentes, cada um com o seu CNPJ e a sua inscrição estadual. A filial de origem emite a NF-e de transferência, que acompanha a mercadoria e depois é escriturada como entrada pela filial de destino.

Qual o CFOP da transferência entre filiais?

Para mercadoria adquirida de terceiros, 5152 dentro do estado e 6152 para outro estado, com entrada em 1152 ou 2152. Para produção do próprio estabelecimento, os códigos são 5151 e 6151. Confirme a natureza correta com o seu contador.

Tem ICMS na transferência entre filiais?

Desde 2024, com a LC 204/2023, a transferência entre estabelecimentos do mesmo titular não é fato gerador do ICMS, e o crédito anterior fica preservado. A forma de transferir esse crédito e as opções de cada estado variam, por isso vale confirmar com o contador.

Qual valor usar na nota de transferência?

Um valor ligado ao custo de aquisição da mercadoria, sem margem, definido com o contador e usado sempre do mesmo jeito. No Ravion, a nota vem preenchida pelo custo da última entrada do produto ou, sem ela, pelo custo médio.

Posso transferir estoque para outra empresa do grupo?

Não como transferência. Empresas com raiz de CNPJ diferente são contribuintes distintos, e a mercadoria passa de uma para a outra por venda, com a nota e os impostos de uma venda.

Conclusão

A transferência de estoque entre filiais é simples quando cada etapa tem o seu registro: separar sem tocar no reservado, emitir a nota, manter o estoque em trânsito e conferir antes de dar entrada. Pulando qualquer uma delas, o saldo das duas filiais deixa de ser confiável. Para ver como isso se encaixa num controle completo, leia o guia de controle de estoque para e-commerce e o artigo sobre vender de vários centros de distribuição. Para transferir com a NF-e emitida e o estoque em trânsito registrado, teste o Ravion por 14 dias.

As regras fiscais mudam e variam por estado e por produto: confirme com o seu contador antes de decidir.