Conferência por número de série: por que bipar cada unidade

O pedido tinha um monitor. O conferente bipou o código de barras da caixa, o sistema aceitou, a nota saiu e o pacote foi embora. Duas semanas depois, o cliente pede garantia, e a série que ele informa não é a que está na nota. A unidade enviada era outra. A conferência por número de série existe para que isso não aconteça: é nela que a unidade física passa a pertencer ao pedido.

Neste artigo você vai entender por que a conferência é o momento certo para bipar a série, o que muda em relação à conferência pelo código de barras, quais bipagens o sistema deve recusar e como montar a rotina na bancada.

Em resumo: na conferência com número de série, o conferente bipa a série de cada unidade que vai para a caixa, e o sistema liga aquela unidade ao pedido. Assim a nota fiscal sai com a série certa, a garantia começa na unidade certa e erros de separação aparecem antes de o pacote sair. Para funcionar, o código de barras do produto não pode valer como conferência nos itens com série.

Por que a conferência é o momento certo para a série

A série poderia ser bipada na separação, mas o separador pega uma unidade qualquer da prateleira, e entre a prateleira e a caixa a unidade ainda pode ser trocada, devolvida ao endereço ou ir para outro pedido. Depois da embalagem, por outro lado, a caixa está fechada e ninguém mais lê etiqueta nenhuma.

A conferência fica exatamente entre os dois: o produto está na mão do conferente, prestes a entrar na caixa daquele pedido. É o último momento em que a unidade é vista e o primeiro em que o destino dela é certo. Por isso a série bipada ali é a que deve ir para a nota e para a garantia.

O que muda em relação à conferência pelo código de barras

Na conferência comum, o EAN (o código de barras do produto) confirma que o item é o certo e conta a quantidade. Para a maioria dos produtos, basta; o tema está em conferência por código de barras.

Nos produtos com série, o EAN não serve, porque é igual em todas as unidades. Se o sistema aceitar o EAN, o pedido fica "conferido" sem dizer qual unidade foi. Três mudanças práticas:

• Uma bipagem por unidade. Não existe "quantidade 5" para item com série: são cinco séries.
• O EAN é recusado. Nos itens com série, só a série confere.
• A caixa só fecha completa. Se faltar a série de alguma unidade, a embalagem não deve ser liberada.

O que o sistema precisa recusar na hora

Uma boa conferência com série barra o erro no momento da bipagem, com som e mensagem clara. As recusas mais importantes:

• Série de outro produto. A unidade bipada é de um produto que não está no pedido.
• Série que não existe no estoque. Nunca foi registrada na entrada, ou foi digitada errado.
• Série já usada. Já foi conferida neste pedido, separada para outro pedido ou já vendida.
• Unidade com defeito. Marcada como defeituosa, não pode ir para cliente.
• Unidade de outro depósito. Em operação com mais de um CD, a unidade precisa estar no CD do pedido.
• Unidades a mais. O pedido tem duas unidades e a terceira série é bipada.

Cada recusa é uma separação errada que deixou de virar devolução.

O aviso que mostra um problema de estoque

Existe um caso que não é erro de conferência, mas merece atenção: a série bipada é válida, porém está registrada num endereço diferente daquele de onde a separação tirou o produto. Por exemplo, a separação pegou no endereço A, mas a unidade bipada estava registrada no endereço B.

Isso significa que, no físico, a unidade estava em outro lugar. A conferência pode seguir, mas o saldo dos dois endereços fica errado: um a mais em B, um a menos em A. O certo é avisar o conferente, registrar o fato no histórico e corrigir com uma transferência de uma unidade. Ignorar esse aviso é a origem de muitos inventários que não fecham.

Erros de bipagem: como desfazer sem bagunçar

Erro acontece. O conferente bipa duas vezes a mesma etiqueta, pega a unidade do pedido ao lado ou percebe que a unidade está riscada. Antes de fechar a caixa, ele precisa conseguir:

• remover uma série específica, devolvendo a unidade ao estoque e reduzindo a quantidade conferida;
• zerar a conferência inteira, quando a mesa ficou confusa, com todas as séries voltando ao estoque.

Depois de embalado, desfazer fica mais caro: a nota pode já ter sido emitida com aquelas séries. Por isso, o melhor lugar para corrigir é a própria bancada.

Boas práticas na bancada de conferência

1. Ensine onde está a série. Para cada produto com série, mostre qual etiqueta é a certa. Uma foto na bancada resolve.
2. Uma unidade por vez. Bipe, coloque na caixa, pegue a próxima.
3. Leia a etiqueta da unidade, não a da pilha. Em caixas de embarque com várias unidades, a etiqueta externa pode ter outra série.
4. Pedidos iguais, cuidado redobrado. Dois pedidos com o mesmo produto lado a lado são a receita da troca.
5. Use a câmera quando faltar leitor. O celular lê a etiqueta e evita digitar séries longas.
6. Trate o aviso de endereço na hora. Uma transferência de uma unidade hoje evita uma caçada no inventário.

Se a sua bancada ainda está sendo organizada, o guia de picking e packing ajuda a montar o fluxo, e o comparativo de coletor de dados no galpão ajuda a escolher o equipamento.

Como o Ravion ajuda

Na conferência e expedição do Ravion, o campo de bipagem aceita o produto ou a série. Nos itens que controlam número de série, o código de barras do produto é recusado com a mensagem "bipe o número de série de cada unidade", e cada série vale uma unidade.

O Ravion recusa série que não está cadastrada no estoque, série de um produto que não pertence ao pedido, série já conferida, unidade separada para outro pedido, vendida ou com defeito, unidade de outro depósito e unidades acima da quantidade do pedido. Ao lado de cada item, a tela mostra quantas séries já foram bipadas e quantas faltam, com a lista dos números, e cada um pode ser removido antes da embalagem. "Zerar conferência" devolve todas as séries ao estoque.

Enquanto faltar alguma série, a embalagem fica bloqueada e a tela mostra quais produtos estão incompletos. Quando a série estava registrada num endereço diferente do separado, a conferência segue com um aviso, que fica gravado no histórico da unidade e aparece na análise de divergências de séries para você acertar o saldo.

Depois, as séries conferidas vão para a NF-e. Na expedição, bipar a série de uma unidade já embalada imprime a etiqueta de envio do pedido dela: com vários pacotes do mesmo produto, cada etiqueta vai na caixa certa. No app Ravion, a conferência funciona do mesmo jeito, com a câmera do Android lendo as etiquetas. A conferência faz parte dos planos a partir do Profissional.

A conferência por série faz parte do controle de número de série do Ravion, junto com o registro na entrada e o histórico da unidade.

Perguntas frequentes

Posso bipar a série na separação em vez da conferência?

Pode até registrar, mas a conferência continua sendo o momento que garante qual unidade entrou na caixa. Entre a separação e a embalagem a unidade ainda pode trocar de pedido. Se for bipar só uma vez, bipe na conferência.

A conferência por número de série deixa a operação mais lenta?

É uma bipagem por unidade, como na conferência pelo código de barras. O tempo extra está em achar a etiqueta certa, e isso cai muito com treinamento e com uma foto da etiqueta em cada bancada.

E se a etiqueta da série estiver ilegível?

Digite o número, conferindo com atenção, ou leia a série em outro ponto do produto, quando houver. Se não houver série legível, separe a unidade e trate como divergência, em vez de enviar sem registro.

O que acontece se o pedido tiver produtos com e sem série?

Os itens sem série são conferidos pelo código de barras normalmente; os itens com série, só pela série. A caixa é liberada quando os dois estão completos.

Preciso de um coletor de dados para conferir série?

Não. Um leitor de código de barras ligado ao computador ou a câmera de um celular Android resolvem. O coletor dedicado ajuda em volume alto.

Conclusão

A conferência por número de série é o ponto em que a unidade física passa a pertencer ao pedido. Recusar o código de barras nos itens com série, bloquear a caixa incompleta e tratar o aviso de endereço na hora é o que garante uma nota certa, uma garantia certa e um estoque que bate.

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