Integração WinThor e e-commerce: conecte a distribuidora

Você compra de uma distribuidora que usa o WinThor e revende esses produtos no Mercado Livre ou na sua loja virtual. Todo dia alguém confere a planilha de saldo que a distribuidora manda, digita o pedido de reposição e torce para o produto ainda estar lá quando o pedido chegar. Funciona enquanto o volume é pequeno. Quando as vendas sobem, a conta não fecha: venda de produto que já acabou, pedido digitado errado, compra esquecida.

Uma integração WinThor bem feita tira essas etapas manuais do meio. Neste artigo você vai entender o que dá para integrar entre o ERP da distribuidora e o seu e-commerce, o que precisa estar pronto antes de ligar e como fica a rotina depois, com o exemplo de como o Ravion faz isso pelo parceiro de integração Automati-Hub.

Em resumo: integrar o WinThor ao e-commerce significa trazer o saldo da distribuidora para os seus anúncios e transformar as suas vendas em pedidos no WinThor, sem digitação. No Ravion, o Automati-Hub faz a ponte: manda o estoque de cada filial da distribuidora e cria no WinThor um pedido para cada venda, pela API oficial da TOTVS, mostrando o motivo de qualquer recusa.

O que é o WinThor e por que ele aparece no seu e-commerce

O WinThor é o ERP da TOTVS voltado ao atacado distribuidor e ao varejo, hoje apresentado como TOTVS Distribuição e Varejo, Linha Winthor. Ele nasceu na PC Sistemas, empresa que a TOTVS comprou em 2013, e cobre compras, vendas, expedição, estoque, financeiro e fiscal da distribuidora.

Para quem vende online, o WinThor aparece de um jeito indireto: ele não é o seu sistema, é o sistema do seu fornecedor. O estoque que você revende, o preço que você paga e o pedido que você faz estão lá dentro. Integrar significa fazer o seu ERP conversar com o dele, em vez de depender de planilha, e-mail e telefone.

Os dois sentidos de uma integração WinThor

Toda integração com o ERP de uma distribuidora tem dois sentidos. Vale separar, porque cada um resolve um problema diferente.

Do WinThor para o e-commerce: o saldo

O primeiro sentido traz para o seu sistema quanto a distribuidora tem de cada produto. Sem ele, você anuncia no escuro: ou anuncia só o que está no galpão e perde venda, ou anuncia o catálogo do fornecedor e vende o que já acabou.

No Ravion, esse saldo chega por filial da distribuidora e entra num Estoque Drop, o estoque do fornecedor que pode ser vendido antes de a mercadoria chegar ao seu CD. Cada conta de venda escolhe quais Estoques Drop somam no anúncio.

Do e-commerce para o WinThor: o pedido

O segundo sentido leva as suas vendas até a distribuidora. Vendeu um produto que você não tem no físico, o pedido de compra precisa chegar ao WinThor dela. Feito à mão, é aqui que nascem os erros: código trocado, quantidade errada, venda esquecida.

Com a integração, o Ravion monta a compra a partir das vendas e o Automati-Hub cria os pedidos no WinThor, um pedido por venda, pela API oficial da TOTVS.

Quem faz o quê: Ravion, Automati-Hub e WinThor

São três peças, cada uma no seu papel:

• Ravion: o seu ERP e WMS. Recebe as vendas dos marketplaces, reserva o estoque, monta a compra, recebe a mercadoria e expede.
• Automati-Hub: o parceiro de integração que liga o WinThor ao Ravion. Manda o estoque das filiais, confere cada venda e cria os pedidos no WinThor.
• WinThor: o ERP da distribuidora, onde os pedidos entram e seguem o processo dela até a entrega no seu CD.

O hub não acessa o banco de dados do Ravion. Tudo o que ele precisa para criar o pedido vai no próprio envio: produto, quantidade, código do produto no WinThor e o CNPJ da filial compradora. As observações internas da venda não saem do Ravion. Para entender o papel do hub em detalhe, leia como o Automati-Hub conecta o WinThor ao Ravion.

O que precisa estar pronto antes de ligar

A maior parte dos problemas de integração não é técnica, é de cadastro. Antes de ligar, confira esta lista:

1. Fornecedor cadastrado: a distribuidora precisa existir como fornecedor no seu ERP. No Ravion, é ele que você escolhe como o fornecedor que representa a distribuidora. As compras dos outros fornecedores não mudam.
2. Código do produto no fornecedor: cada produto seu precisa estar ligado ao código dele no WinThor. É por esse código que o saldo encontra o produto certo e que o pedido sai certo.
3. Fator de conversão: se a distribuidora trabalha em caixa e você vende a unidade, o fator converte a quantidade. Sem ele, o saldo e o pedido saem errados.
4. Filiais mapeadas: saiba quais filiais da distribuidora atendem você. Cada uma vira um Estoque Drop.
5. Contas de venda definidas: decida quais contas vão anunciar o estoque da distribuidora, em que ordem de prioridade e com qual reserva de segurança.
6. Teste de conexão: no Ravion, o botão Testar conexão confere, só lendo, o hub, o banco do WinThor, a API oficial da TOTVS e o próprio Ravion. Nada é enviado.

Código que chega do hub sem produto ligado não se perde: o Ravion lista esses códigos para você completar o cadastro. E se o hub mandar junto o SKU do Ravion, o vínculo é criado na hora.

Como fica a rotina depois da integração

Com tudo ligado, o dia a dia muda em pontos bem concretos.

O saldo se atualiza sozinho

O hub manda o estoque de cada filial e o Ravion troca o saldo do Estoque Drop ligado a ela. Quando o envio traz a filial inteira, o que não veio é zerado, porque o retrato recebido é sempre o estoque completo. Os anúncios recebem o saldo menos o que já está reservado para pedidos em aberto e menos a reserva de segurança da conta.

A venda reserva e a compra se monta

Entrou uma venda que o estoque físico não cobre, o Ravion reserva no Estoque Drop e coloca o item no rascunho de compra da distribuidora. As vendas vão se acumulando nesse rascunho até você enviar.

Enviar ao fornecedor vira um clique

Na compra, o botão Enviar ao fornecedor pede ao hub que crie os pedidos no WinThor. A compra só passa a "enviada" quando todas as vendas entram. Se alguma for recusada, a tela mostra, venda a venda, o motivo e o que fazer. Corrigiu, envia de novo: vai só o que falta, sem duplicar o que já está lá. O passo a passo completo está em dropshipping com distribuidor WinThor.

A mercadoria chega e o seu CD despacha

A distribuidora entrega no seu CD. No recebimento da compra, o Ravion libera para aprovação as vendas que aquela mercadoria cobre, na ordem em que entraram. Daí em diante é a operação normal do galpão: separação, conferência, nota e etiqueta saindo de você.

Quando a integração WinThor vale a pena

Nem toda operação precisa disso desde o primeiro dia. Alguns sinais de que chegou a hora:

• A distribuidora é um fornecedor relevante e você revende boa parte do catálogo dela.
• Você já cancelou venda ou perdeu reputação por anunciar produto que tinha acabado no fornecedor.
• Alguém passa horas por semana digitando pedido de compra e conferindo planilha de saldo.
• A distribuidora tem mais de uma filial e você precisa saber de qual sai cada pedido. Veja como organizar um Estoque Drop para cada filial.

Se o volume ainda é pequeno, dá para começar com o Estoque Drop alimentado por planilha e evoluir para a integração depois, sem mudar o processo de venda. O fluxo básico está em dropshipping com o estoque do fornecedor.

Como o Ravion ajuda

O Ravion junta as duas pontas num só lugar. Do lado do saldo, o Estoque Drop recebe o estoque de cada filial da distribuidora pelo Automati-Hub, converte as quantidades pelo fator do cadastro e publica nos anúncios só o que pode ser vendido. Do lado do pedido, as compras se montam sozinhas a partir das vendas, um rascunho por fornecedor, depósito e Estoque Drop, e o envio ao WinThor acontece num clique, com o resultado venda a venda.

Tudo fica registrado. Cada tentativa de envio vai para a auditoria, e a tela Integrações › WinThor mostra os últimos envios registrados pelo hub, com o número do pedido no WinThor e a situação dele. A configuração (endereço do hub, chave guardada cifrada e fornecedor) fica com o administrador. A integração com o WinThor faz parte do plano Enterprise.

O estoque, as vendas e as compras com o WinThor estão resumidos na página de integração com ERP do Ravion.

Perguntas frequentes

A integração WinThor funciona com qualquer distribuidora?

Funciona com distribuidoras que usam o WinThor e topam a ligação pelo Automati-Hub. Como os pedidos são criados no ERP da distribuidora, a integração depende do acordo dela. Para fornecedores sem WinThor, o Estoque Drop pode ser alimentado por planilha ou pelo cadastro do produto.

Preciso digitar algum pedido no portal da distribuidora?

Não para as vendas que passam pela integração. O botão Enviar ao fornecedor cria no WinThor um pedido para cada venda da compra. Você só age quando alguma venda é recusada, seguindo o motivo e a orientação que aparecem na tela.

O que pedir à distribuidora para começar?

Três coisas: o acordo dela para a ligação pelo Automati-Hub, a lista das filiais que atendem você e os códigos dos produtos no WinThor, para você ligar cada um ao seu cadastro com o fator de conversão certo.

A distribuidora entrega direto ao meu cliente?

Não neste modelo. A mercadoria chega ao seu CD e você despacha, com a sua nota e a sua etiqueta. O Estoque Drop não é um local de expedição: ele permite vender antes de a mercadoria chegar.

Em qual plano do Ravion está a integração com o WinThor?

No Enterprise, que inclui a integração com o ERP dos distribuidores via Automati-Hub. O Estoque Drop e a compra automática, sem a integração, estão disponíveis a partir do plano Avançado.

Conclusão

A integração WinThor resolve dois trabalhos manuais de uma vez: saber quanto a distribuidora tem e fazer o pedido para ela. Com o saldo chegando por filial e o pedido saindo um por venda, você anuncia com segurança e compra só o que vendeu. Se a distribuidora com quem você trabalha usa o WinThor, fale com a equipe para avaliar a integração, ou veja os planos para começar pelo Estoque Drop.