Pedido de compra automático ao fornecedor: como funciona

Comprar errado custa caro dos dois jeitos. Compra de menos vira ruptura e venda perdida. Compra de mais vira capital parado no galpão. E compra esquecida, aquela venda sob encomenda que ninguém pediu ao fornecedor, vira cancelamento e reputação ruim.

O pedido de compra automático existe para tirar a memória e a planilha do meio desse processo. Mas "automático" não quer dizer "sem ninguém olhar". Neste artigo você vai entender os dois tipos de compra automática, como o rascunho se forma, o que revisar antes de enviar e como o recebimento fecha o ciclo.

Em resumo: pedido de compra automático é o rascunho de compra que o sistema monta sozinho, seja pela sugestão de reposição (giro, estoque mínimo e o que já está a caminho), seja pelas vendas feitas com o estoque do fornecedor. Você revisa e envia; no recebimento, o sistema atualiza o estoque e libera as vendas que esperavam aquela mercadoria.

Os dois gatilhos da compra automática

Existem dois motivos diferentes para comprar, e cada um pede uma lógica própria.

Reposição: comprar antes de faltar

É a compra para o seu estoque físico. O sistema olha quanto cada produto vende, quanto tem e quanto já está em pedidos abertos, e sugere o que comprar. No Ravion, a sugestão de compra considera o giro, o estoque e o que já está a caminho, e você gera um rascunho por fornecedor com os itens marcados.

Aqui a decisão final é sempre sua. A sugestão é um ponto de partida, não uma ordem. Quem quer ir além do giro simples pode ler sobre previsão de demanda com IA.

Venda sob demanda: comprar o que já foi vendido

É a compra das vendas feitas com o estoque do fornecedor, no dropshipping. A venda entrou, o seu físico não cobre, o item foi reservado no estoque do fornecedor. Agora ele precisa entrar num pedido de compra, sem ninguém lembrar de fazer isso.

No Ravion, essa compra é montada sozinha, venda a venda. É o caso que vamos detalhar, porque é onde a automação mais evita erro.

Como o rascunho se forma, venda a venda

Quando uma venda reserva o Estoque Drop de um fornecedor, o Ravion coloca o item no pedido de compra em rascunho daquele fornecedor. As regras são simples:

• Um rascunho por fornecedor, depósito e Estoque Drop. Se o fornecedor tem duas filiais ligadas a dois Estoques Drop, são dois rascunhos. A mercadoria vem para o depósito da venda, que é quem despacha.
• As vendas se acumulam. Cada venda nova soma no rascunho aberto, item a item, até você enviar.
• Sem duplicidade. Duas vendas chegando ao mesmo tempo não abrem dois rascunhos do mesmo fornecedor, e passar a venda de novo pela rotina não duplica o item.
• Custo do fornecedor. O custo de cada item vem do vínculo do produto com aquele fornecedor; sem ele, do custo do produto.
• Rede de segurança. Se algo impedir a venda de entrar na compra na importação, uma rotina de hora em hora tenta de novo.

Na venda fica anotado em qual pedido de compra ela entrou, e na compra aparecem as vendas que ela atende. Dá para ir de uma à outra em segundos.

O que revisar antes de enviar

O rascunho existe para você olhar antes. Uma revisão rápida pega a maior parte dos problemas:

1. Quantidades: batem com as vendas? Algum item pede arredondamento para a embalagem do fornecedor?
2. Custos: o custo do vínculo está atualizado? Mudou o preço de tabela do fornecedor?
3. Prazo: o fornecedor consegue entregar no tempo que os seus anúncios prometem?
4. Condições do fornecedor: o total atende o pedido mínimo e a condição de frete combinados com ele?

Depois, clique em Enviar ao fornecedor. O envio fecha o lote: vendas que entrarem depois vão para um novo rascunho. Se você não informou a previsão de entrega, o Ravion preenche com a data de hoje mais o maior prazo de entrega do fornecedor entre os produtos do pedido, conforme o cadastro.

Quando o fornecedor é uma distribuidora com WinThor ligada pela integração, o mesmo botão pede ao Automati-Hub que crie os pedidos no ERP dela, um por venda, e a compra só passa a enviada quando todas as vendas entram. Esse caso está detalhado em dropshipping com distribuidor WinThor.

Acompanhar até a mercadoria chegar

Compra enviada não é compra resolvida. Duas coisas ajudam a não perder o fio:

• Situação da compra: enviada, parcial ou recebida, com a previsão de entrega.
• Aviso de atraso: quando a previsão de uma compra enviada vence, o Ravion avisa no sino com a notificação de compras atrasadas, agrupada por filial.

Para o estoque físico, o aviso de ruptura também ajuda: ele mostra os produtos que vão esgotar antes de a próxima compra chegar, com o prazo de entrega do fornecedor. Veja mais em ruptura de estoque no e-commerce.

Recebimento: onde o ciclo fecha

A mercadoria chegou. No recebimento, três coisas acontecem:

1. O estoque entra nos endereços do depósito, conferido contra o pedido de compra.
2. As vendas que esperavam são liberadas. O Ravion distribui o que chegou entre as vendas da compra, na ordem em que entraram. Uma unidade nunca libera duas vendas, e num recebimento parcial só saem as vendas totalmente cobertas.
3. A venda liberada vai para aprovação. Ela não é aprovada sozinha: sai de "aguardando estoque" e espera o seu ok para seguir ao galpão.

A entrada física acontece no recebimento do pedido de compra, conferindo item a item. A nota do fornecedor, importada pelo XML, cuida da parte fiscal e do custo da última entrada. As vantagens de trabalhar assim estão em por que importar o XML da nota de entrada.

Cancelamentos: o que acontece com a compra

Do lado da compra, a venda cancelada tem dois desfechos. Com a compra em rascunho, os itens daquela venda saem e o total é recalculado; se o rascunho ficar vazio, ele é cancelado, com uma observação explicando o motivo. Com a compra já enviada, nada muda nela: a mercadoria vai chegar e entra como estoque normal, a não ser que você cancele com o fornecedor.

Isso mostra por que o horário do envio importa. Enviar cedo demais aumenta a chance de pedir ao fornecedor o item de uma venda que ainda vai ser cancelada. Enviar tarde demais atrasa a entrega ao cliente. Defina um horário fixo que equilibre os dois lados para a sua operação.

Erros comuns na compra automática

• Produto sem vínculo com o fornecedor: sem o código dele, a compra sai sem referência e o custo pode vir errado.
• Fator de conversão faltando: o fornecedor vende em caixa, você vende a unidade, e a quantidade da compra sai multiplicada ou dividida.
• Rascunho esquecido: as vendas acumulam e o pedido nunca vai. Coloque o envio na rotina do dia, com responsável.
• Prazo de entrega desatualizado: a previsão automática fica otimista e o atraso só aparece tarde.

Como o Ravion ajuda

No Ravion, a compra é parte do mesmo fluxo da venda. O módulo de compras tem sugestão de compra pelo giro, cotações entre fornecedores, recebimento conferido e entrada pelo XML, e cada compra gera os títulos no contas a pagar. Com o dropshipping e Estoque Drop, as vendas feitas com o estoque do fornecedor viram rascunho de compra sozinhas, e o recebimento libera essas vendas na ordem certa.

O resultado na rotina é simples: ninguém precisa lembrar de comprar o que vendeu, e ninguém aprova venda de mercadoria que ainda não chegou. Pedidos de compra e fornecedores estão em todos os planos; o Estoque Drop e a compra automática das vendas, a partir do Avançado.

Perguntas frequentes

O pedido de compra automático é enviado sem eu ver?

Não. O Ravion monta o rascunho, mas o envio ao fornecedor é sempre um clique seu. Até lá, você pode revisar quantidades, custos e prazo.

A sugestão de compra considera o que já comprei?

Sim. O que está em pedidos de compra abertos entra na conta, para você não comprar duas vezes o mesmo item.

Posso ter mais de um rascunho do mesmo fornecedor?

Sim, quando são depósitos diferentes ou Estoques Drop diferentes, como filiais distintas do fornecedor. Para o mesmo fornecedor, depósito e Estoque Drop, as vendas vão para um rascunho só.

O que acontece se o fornecedor entregar só parte da compra?

A compra fica como parcial. As vendas totalmente cobertas pelo que chegou são liberadas para aprovação; as outras continuam esperando o restante.

Funciona com fornecedor que não manda XML?

Sim. O recebimento pode ser feito pelo pedido de compra, conferindo item a item contra o que chegou.

Conclusão

O pedido de compra automático não tira você da decisão: tira o esquecimento e a digitação. A sugestão aponta o que repor, as vendas montam o que precisa ser pedido, e o recebimento fecha o ciclo liberando o que estava esperando. Para ver esse fluxo na sua operação, teste por 14 dias ou fale com a equipe.